Helsingin innovaatioyhtiö Forum Viriumin arjessa on käytetty ensisijaisesti Googlen tuotteita vuodesta 2010 alkaen. Tämä valinta on antanut suuntaviivaa yrityksen teknologiastrategiaan jo yli vuosikymmenen ajan tarjoten turvalliset, monipuoliset ja kehittyvät työkalut arjen tarpeisiin. Tekoälyn tullessa osaksi Google Workspace -ydinpalveluita avasi se luontevan oven kohti tekoälyn aikakautta.
Forum Viriumilla on aina oltu kiinnostuneita teknologian kehityksestä, mutta erilaisten ratkaisujen käyttöönottoa on ohjannut varovaisuusperiaate. Uusien ja kokeellisten ominaisuuksien sekä palveluiden käyttöä on pyritty välttämään. Tekoäly on kuitenkin ollut poikkeus tähän sääntöön. Forum Viriumissa on kannustettu kokeilemaan erilaisia tekoälyratkaisuja – kuitenkin aina turvallisuus ja vastuullinen käyttö kaiken edellä.
Yrityksessä on ymmärretty tekoälyn ja AI-assistenttien potentiaali työn tehostamisessa. Eri osastoilla onkin käytetty yksittäisiä tekoälytyökaluja työtehtävistä ja projekteista riippuen, joista esimerkkinä voidaan nostaa ChatGPT, Claude ja Adoben tekoälyominaisuudet. Yhteisen, kaikille työntekijöille sopivan ratkaisun löytäminen oli tavoitteena, ja Gemini vastasi tähän tarpeeseen loistavasti. Googlen tekoäly oli luonteva valinta Forum Viriumille, sillä Google Workspace oli jo entuudestaan tuttu ja turvallinen työkalu jokaiselle.
Kokeilusta ponnistaminen
Toukokuussa 2024 yritys lähti rohkeasti kokeilemaan Gemini for Google Workspacea yhteistyössä suomalaisen Google-kumppanin, Cloudpointin kanssa. Kymmenen vapaaehtoista työntekijää saivat käyttöönsä Gemini for Google Workspace -lisenssit. Forum Virium oli eturintamassa kokeilemassa Googlen tekoälyä, jolloin kaikki hienot tekoälyominaisuudet eivät olleet edes saatavilla. Testaaminen oli pitkälti omatoimista, ja yhteisiä purkuhetkiä tai kehitysideoiden jakamista tiimin sisällä ei aluksi ollut.
Gemini kehittyi kuitenkin nopeasti, ja tarvittavien ominaisuuksien tullessa saataville hyödyt konkretisoituivat ja lisenssit päätettiin aktivoida kaikille työntekijöille. Forum Viriumille on tärkeää, että kaikilla on samat työvälineet ja mahdollisuudet onnistua työssään. Nyt Gemini for Google Workspace on osa tätä menestyksen reseptiä: auttamassa jokaista arjen askareissa ja tehostamassa työtä.
Henkilöstö mukana muutoksessa
Forum Viriumilla koettiin jännittäviä aikoja, kun tekoälyn työkalut astuivat osaksi arkea. Henkilöstö otti uudet GenAI-ominaisuudet vastaan innostuneena ja uteliaana. Jo ensimmäisinä päivinä he näkivät avun, jonka tekoäly voi tuoda heidän työhönsä. Uusien ominaisuuksien kokeilu tuntui luontevalta, sillä ne olivat integroituina tuttuun Google Workspace -ympäristöön. Suurimpia hyötyjä Gemini for Google Workspace -ominaisuuksissa on koettu tekstin uudelleen jäsentelyssä, pohjien generoinnissa ja suurien dokumenttien analysoinnissa.
Vaikka Forum Viriumilla ollaan aina valmiita oppimaan uutta, tekoälyn käyttöönotto yllätti vaivattomuudellaan. Myöskään Englannin kieli ei muodostanut kynnystä, sillä EU-projektien myötä se oli jo entuudestaan pääsääntöinen työkieli. Silti suomi-version saapumista odotetaan toiveikkaana, sillä se tulee helpottamaan entisestään viestinnän ja sisällöntuotannon työstämistä.
Muutoksen integroiminen arkeen
Forum Viriumin tekoälymatkan onnistumisen taustalla on panostus läpinäkyvyyteen ja henkilöstön osallistamiseen. Alusta alkaen Forum Virium varmisti, että heidän henkilöstönsä ei ainoastaan tiedä muutoksista, vaan osallistuu aktiivisesti tekoälyn käyttöönottoon.
Forum Viriumissa on syntynyt vilkas tiedonjakokulttuuri tekoälyn ympärille. Henkilöstöllä on oma Chat-ryhmä, jossa keskustellaan päivittäin uusista tavoista hyödyntää Geminiä ja muita tekoälytyökaluja. Yritys kannustaa kokeilemaan tekoälyä myös omassa arjessa, josta uusi osaaminen heijastuu myös työhön. Avoimet tekoälykeskustelut ulottuvat päivittäisten työtehtävien lisäksi myös työasioiden ulkopuolelle kun työntekijät miettivät yhdessä tekoälyn hyödyntämistapoja harrastuksiin, sosiaalisiin tapahtumiin ja jopa illanistujaispeleihin.
Lisätäkseen kokeilua ja innovointia Forum Virium järjestää kuukausittain "AI-aamukahveja". Nämä epäviralliset kokoontumiset tarjoavat henkilöstölle tapahtuman kokemusten jakamiseen, uusien ominaisuuksien oppimiseen ja mahdollisuuden selvittää, miten tekoäly voi parantaa heidän tehokkuuttaan. Lisäksi jatkuva koulutus uusien ominaisuuksien ympärillä on koettu tärkeäksi nopeasti muuttuvassa tekoälymaailmassa.
Forum Viriumin työntekijät arvostavat sitä, että he ovat teknologian kehityksen eturintamassa. He näkevät teknisen osaamisensa jatkuvan kehittämisen – erityisesti projektipainotteisessa työympäristössä – arvokkaana voimavarana tulevalle uralleen. Tarjoamalla tällaisia mahdollisuuksia Forum Virium edistää oppimisen, kokeilun ja henkilöstön sitoutumisen kulttuuria.
Uuden oppiminen ei kuitenkaan koskaan ole täysin vaivatonta, ja uusien työkalujen käyttöönotto herätti myös kysymyksiä henkilöstön keskuudessa. Gemini kehittyy nopeasti ja uusia ominaisuuksia ilmestyy jatkuvasti, mikä vaatii aktiivista osaamisen kehittämistä. Henkilöstöllä on mahdollisuus sparrailla ja oppia yhdessä sekä jatkuvaa kehittymistä tukee myös palveluntarjoajan koulutukset.
Turvallisuus päätöksen tärkein elementti
Forum Virium on alusta asti painottanut, että teknologiakokeiluissa ei ole kyse pelkästä kokeilun ilosta, vaan työkalujen on täytettävä yritystason tiukat tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset. Usein tämä on mahdollista vain maksullisten järjestelmien ja tekoälytyökalujen lisensseillä. Ottaessaan käyttöön Gemini for Google Workspacen henkilöstön ei tarvitse olla varovaisia siinä, mitä tietoa tekoälylle annetaan, sillä tiedot säilyvät organisaatiossa. Mikäli työntekijä haluaa ottaa käyttöönsä ilmaisia tekoälytyökaluja, on heidän aina noudatettava erityistä varovaisuutta – etenkin tekoälylle annettavan tiedon osalta.
Forum Viriumilla todettiin, että Gemini for Google Workspace tarjoaa tarvittavat sopimukset ja käytännöt yritystason tietojen suojaamiseksi. Geminin kattavat tutkimukset ja ensiluokkainen tietoturva rohkaisivat organisaatiota aloittamaan matkan kohti tekoälyn hyödyntämistä. Nyt Forum Viriumin arkea tukee ennen kaikkea turvalliset mutta lisäksi monipuoliset Gemini for Google Workspace -tekoälytyökalut innovaation ja kehityksen tukena.
Forum Viriumin osallistava lähestymistapa tekoälyn käyttöönottoon on tehnyt Forum Viriumista esimerkillisen mallin muille organisaatioille, jotka haluavat integroida tekoälyn arkeensa. Valitsemalla tietoturvallisen sekä kattavan kokonaisuuden ja keskittymällä työntekijöiden koulutukseen, avoimeen viestintään ja innovaatiokulttuuriin Forum Virium on onnistuneesti muuttanut tekoälyn positiiviseksi voimaksi, jonka toivotaan vahvistavan sekä yksilöiden että organisaation kasvua.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!