14. heinäkuuta 2021

Google Drive -tiedostojen jakamiseen merkittävä tietoturvapäivitys - pääkäyttäjien on tehtävä päätös päivityksen käyttöönotosta 23.7. mennessä



Google julkaisi kesäkuussa Google Drive -tiedostoja koskevan tietoturvapäivityksen, jonka tavoitteena on tehdä tiedostojen jakamisesta entistä turvallisempaa. Päivitys astuu voimaan 13.9., mutta organisaatioiden pääkäyttäjien on tehtävä päätös sen käyttöönotosta jo 23.7. mennessä.

Uudella päivityksellä on vaikutusta sekä organisaatioiden pääkäyttäjiin että loppukäyttäjiin. 

Päivityksen voimaantulon myötä käyttäjien jakamien tiedostojen linkit saattavat muuttua. Se johtaa siihen, että aiemmin käytössä olleisiin linkkeihin tulee pyytää käyttöoikeutta. Jos jaetun linkin on avannut jo aiemmin, käyttöoikeuspyyntöä ei tule.


Esimerkiksi oppilaitoksissa jaettuja tiedostoja voi olla tuhansia. Google suosittelee, että jos jaetun tiedoston omistaja on opettaja, joka ei enää työskentele oppilaitoksessa, tiedosto siirrettäisiin organisaatioon tällä hetkellä kuuluvan opettajan nimiin. Näin varmistetaan, että linkit toimivat sujuvasti edelleen.  


Google Alert Centerissä organisaation pääkäyttäjä voi nähdä, kuinka montaa organisaation käyttäjää, kansiota, jaettua kansiota ja tiedostoa uusi tietoturvapäivitys koskee. 


Pääkäyttäjä, toimi näin viimeistään 23.7.:

Valitse Googlen hallintapaneelissa kolmesta vaihtoehdosta, miten haluat, että tietoturvapäivitys otetaan organisaatiossasi käyttöön.


  • Vaihtoehto 1: Älä ota uutta tietoturvapäivitystä käyttöön oppilaitoksessasi vielä ollenkaan. Googlen palvelujen tietoturva ei heikkene, vaikka et juuri nyt ottaisi uutta päivitystä käyttöön. Samalla annat oppilaitoksesi loppukäyttäjille aikaa valmistautua muutokseen ja siirtää tiedostoja aktiivisten käyttäjien nimiin. Voit ottaa päivityksen käyttöön myöhemmin. Tosin siinä tapauksessa järjestelmä ei lähetä automaattisesti loppukäyttäjille tietoa tiedostoista, joihin muutos vaikuttaa. 


  • Vaihtoehto 2: Ota tietoturvapäivitys organisaatiossasi käyttöön siten, että loppukäyttäjä EI voi poistaa sitä yksittäisistä tiedostoista. Googlen hallintapaneelissa tämä on oppilaitoksille oletusvalinta. Jos pääkäyttäjä ei tee mitään muutoksia viimeistään 23.7., tämä vaihtoehto astuu voimaan.  


  • Vaihtoehto 3: Ota tietoturvapäivitys organisaatiossasi käyttöön niin, että loppukäyttäjä VOI poistaa päivityksen yksittäisistä tiedostoista. 



Mitä pääkäyttäjän tekemän valinnan jälkeen tapahtuu ja mitä loppukäyttäjä kokee: 


  • Aikavälillä 26.7. - 25.8. loppukäyttäjä saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen niistä tiedostoista, joita tietoturvapäivitys koskee. 


  • Jos organisaation pääkäyttäjä on valinnut tietoturvapäivityksistä em. vaihtoehdon 3, loppukäyttäjällä on aikaa 13.9. saakka poistaa päivitys haluamistaan tiedostoista (esimerkiksi jaetut tiedostot Sites-sivustoilla tai muissa opetusmateriaaleissa.)  


  • Tietoturvapäivitys tulee käyttöön 13.9.2021.


Kysyttävää? Ota yhteyttä Cloudpointin tukeen.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi!