Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 7.1.2021. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Tietosuojaan ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvissä asioissa on erittäin tärkeää pysyä ajan tasalla ja olla tarkkana. Euroopan unionin ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-U.S. Data Privacy Framework, DPF) sekä päivittyneiden kansainvälisten tiedonsiirtomekanismien myötä organisaatioiden on varmistettava, että niiden Google Workspace -ympäristön tietosuoja-asetukset ja -sopimukset on määritelty oikein.
Google tarjoaa asiakkailleen Cloud Data Processing Addendum (CDPA) -sopimusta (aiemmalta nimeltään Data Processing Amendment tai DPA), joka sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset sitoumukset ja tarvittavat vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCCs).
Lisäksi Google Workspace for Education Standard- ja Plus-asiakkailla on mahdollisuus hyväksyä erillinen Google Workspace for Education Service Data Addendum -lisäosa. Tällä lisäosalla Google sitoutuu käsittelemään palvelun käytöstä syntyvää palvelutietoa (kuten teknisiä lokeja) rekisterinpitäjän sijaan henkilötietojen käsittelijän roolissa. Tämä on merkittävä parannus, joka vastaa Euroopassa tehtyihin tietosuojan vaikutustenarviointeihin (DPIA) ja helpottaa opetuksen järjestäjien lakisääteistä vaatimustenmukaisuutta.
Sopimukset ja lisäehdot hyväksytään Google Workspace -hallintapaneelissa pääkäyttäjän (Super Admin) oikeuksilla. Cloudpoint auttaa asiakkaitaan sopimusten läpikäynnissä, asetusten määrittämisessä sekä laajemmissa tietosuojan vaikutustenarvioinneissa.
Sopimukset ja lisäehdot tulee käydä hyväksymässä organisaation hallintapaneelissa seuraavasti:
1. Kirjaudu sisään: Siirry Google Workspace -hallintapaneeliin (Admin Console) käyttäen organisaation pääkäyttäjän (Super Administrator) tunnuksia.
2. Navigoi lakiasioihin: Valitse päävalikosta Tili > Tiliasetukset > Lakiasiat ja vaatimustenmukaisuus (Account > Account settings > Legal and compliance).
3. Tarkista lisäehdot: Etsi sivulta kohta Turvallisuuden ja tietosuojan lisäehdot (Security and Privacy Additional Terms).
4. Hyväksy CDPA: Kohdassa Cloud Data Processing Addendum to Google Workspace... napsauta Tarkista ja hyväksy (Review and Accept) ja valitse Hyväksy (I Accept).
5. Hyväksy Service Data Addendum (jos käytössänne on Education Standard tai Plus -lisenssi): Löydät samasta lisäehtojen näkymästä kohdan Google Workspace for Education Service Data Addendum. Napsauta sen kohdalta Tarkista ja hyväksy ja vahvista valintasi.
Ulkoistettu hyväksyntä ja ylläpito:
Jos olette ulkoistaneet Google Workspace -ympäristönne hallinnan Cloudpointille tai haluatte asiantuntijoidemme varmistavan, että kaikki asetukset, lisenssit ja tietosuojaehdot ovat optimaalisesti ja turvallisesti kunnossa, voimme tehdä nämä toimenpiteet puolestanne. Lähettäkää kirjallinen vahvistus tai tiedustelu sähköpostitse osoitteeseen tuki@cloudpoint.fi.
Autamme mielellämme myös laajemmissa tietosuojan vaikutustenarvioinneissa (DPIA), jotta oppilaitoksenne tai kuntanne digitaaliset opetuksen palvelut toimivat kaikilta osin lainsäädännön ja viranomaissuositusten mukaisesti.
Diana Descultescu, tietosuoja-asiantuntija
Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne, missä sitä tarvitaan.
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa alati muuttuvassa digitaalisessa maailmassa. Huolehdimme aikataulujen pitävyydestä ja toimintamallien turvallisuudesta puolestasi.