Rovaniemen kaupunki näyttää rohkeasti esimerkkiä muille suomalaisille kaupungeille ja kunnille siirtämällä digitaaliset palvelunsa pilveen. Ratkaisuksi toteutukseen valikoitui Google G Suite pilotoinnin ja kilpailutuksen jälkeen, jonka lisäksi Rovaniemi on hankkinut Chromebook-tietokoneita. Me toimme rinnalle vahvan asiantuntemuksemme projektin kokonaissuunnittelussa, teknisessä käyttöönotossa, muutoksenhallinnassa ja koulutuksessa, sekä käyttöönoton jälkeisessä jatkuvuussuunnittelussa. Teimme mitä lupaamme: toimme onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan.
Rovaniemen kaupungille keskeiset syyt Googlen palveluiden valintaan olivat liikkuvuuden parantuminen kun palvelut mahdollistavat työskentelyn eri lokaatioista. Lisäksi parannusta haettiin yhdessä työskentelyyn ja tiedon jakamiseen organisaation sisällä, johon Google Drive muiden tuotteiden ohella tarjosi lyömättömän vaihtoehdon. Kokonaisuudessaan tavoitteena on saavuttaa pitkässä juoksussa kustannussäästöjä pilvipohjaisen arkkitehtuurin ja työskentelyn tehostumisen kautta. Osittain IT-budjettia on voitu jo lyhyellä aikavälillä ohjata edullisten Chromebook-tietokoneiden hankintaan, joka puolestaan keventää merkittävästi ylläpitoon käytettävää aikaa ja laitehankinnoista muotoutuvia kuluja. Kokonaissäästöt muodostuvat monista lähteistä.
Tällä hetkellä Rovaniemen kaupungilla on käytössään eri toiminnoissa jo 3000 Chromebookia. Niitä hyödyntävät niin kaupunginvaltuuston jäsenet kuin kaikki kaupunkilaisetkin julkisissa tiloissa, kuten asiakaspalvelupisteissä ja kirjastoissa. Kuvaavana esimerkkinä kerrottakoon, että ennen Googlen palveluihin siirtymistä kaupunginvaltuuston kokouksessa päivysti aina IT-tukihenkilö auttamassa teknisissä asioissa. Googlen palveluiden kanssa tukihenkilöä ei ole enää tarvittu.
Monissa organisaatioissa istuu tiukassa uskomus siitä, että töitä ei voi tehdä ilman Microsoftin Office-ohjelmistoja. Rovaniemi kartoitti piloitoinnin aikana Officen nykytilanteen käyttöä Softwatch-ohjelmistolla. Tulokset olivat järisyttävät: Raportin mukaan Microsoft Office Wordin tehokäyttäjiä oli tarkastelujaksolla 4.9% käyttäjistä (129 käyttäjää) ja Excelin 1.9% (50 käyttäjää). Tilastoja kerättiin 2629 hallinnon verkon käyttäjästä. Suurin osa käytöstä oli sähköpostin (Outlook) käyttöä.
Muutama viikko takaperin Rovaniemen tietohallintojohtaja Harri Ihalainen kertoi laajemmin Googlen palveluihin siirtymiseen liittyvästä prosessista ja päätökseen vaikuttaneista tekijöistä Kuntachrome-tapahtumassa. Hän totesi: "Googlen kumppanin rooli on jopa merkittävämpi käyttöönoton jälkeen kuin sen aikana auttamassa organisaatiota eteenpäin Google G Suiten ja muiden Googlen ja Googlen ekosysteemiä hyödyntävien kolmansien osapuolten ratkaisujen hyödyntämisessä organisaation tarpeisiin."
Lue koko Rovaniemen tarina täältä.
Mia Bergius
Google Cloud muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan
