Google Sites siirtotyökalu julkaistu

Google Sitesin uusi ja vanha versio ovat eläneet rinnakkain jo vuoden päivät. Vihdoin Google on julkaissut paljon odotetun siirtotyökalun, jonka avulla Sitesin vanhalla versiolla tehdyt sivustot saadaan siirrettyä Sitesin uudelle pohjalle. Siirtotyökalu julkaistiin pääkäyttäjille 22.5, ja kaikille käyttäjille sen hyödyntäminen soveltuvien sivustojen kohdalla tulee mahdolliseksi 19.6.

Siirto tapahtuu niin, että vanha sivusto muuttuu uudessa Sitesissa aluksi luonnokseksi, jota voi rauhassa muokata, ja katsoa siirron onnistuneen. Alkuperäinen versio sivustosta säilyy edelleen Sitesin vanhassa versiossa. Kun siirretty sivusto ollaan valmiita julkaisemaan, voidaan se julkaista uuteen URL-osoitteeseen tai samaan kuin vanha sivusto, jolloin se korvaa sivuston aikaisemman version. 

Kannattaa varautua siihen, että sivusto ei siirry täysin 1:1, sillä Sitesin uusi ja vanha versio ovat varsin erilaiset. Tarkemmin siirtotyökalun tukevia ominaisuuksia voi katsoa Google tukisivustolta: what to expect when you convert a site.

Siirtotyökalu ei aluksi toimi kaikilla Google Sitesin vanhalla versiolla tehdyillä sivustoilla. Oman sivuston yhteensopivuuden voi tarkistaa työkalun vanhalta puolelta:

• Yläreunassa tulisi näkyä banneri “New: Convert to new Sites”
• Linkki vasemman reunan navigoinnissa: Asetukset > Hallinnoi sivua > Siirrä uuteen Sitesiin

Jos et näe kumpaakaan vaihtoehtoa sivustosi kohdalla, sitä ei voida siirtää Sitesin uuteen versioon. Tähän voi olla monia syitä, mutta todennäköisimmin sivustosi sisältää ominaisuuksia, joita siirtotyökalu ei vielä tue. Tilannetta kannattaa seurata tulevaisuudessa.  

Mia Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Kunnan kasvatus- ja koulutustoiminnan minimitehtävät EU tietosuoja-asetuksen täyttämiseksi

Tässä lyhyt lista toimenpiteistä, joita kaupungin/kunnan kasvatuksen ja koulutuksen toimimalojen tulee mielestäni tehdä ennen tietosuoja-asetuksen astumista voimaan 25.5.2018. Tämä on aika pitkä postaus, mutta toivon että luet tämän ajatuksella läpi - sillä asiat ovat mielestäni tärkeitä.

1. Huolehtia G Suite ja O365 -palveluiden sopimusasioista.

• G Suiten osalta: Hyväksyä hallintapaneelissa mallisopimuslausekkeet ja tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) lisäehdot. Huom! Googlen DPA:sta on tullut uusi versio, joka täytyy käydä hyväksymässä erikseen. Lisää lisäksi tietosuojavastaavan yhteystiedot palveluun. 
• O365 osalta uudet GDPR mukaiset sopimukset on hyväksytty

2. Laatia opetuksen tietosuojaseloste. 

• Tietosuojaselosteesta löytyy laatimisohjeet täältä: http://tietosuoja.fi/fi/index/euntietosuojauudistus/ohjeitarekisterinpitajalle/selostekasittelytoimista.html 
• Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohdan C mukaan, henkilötietojen käsittely on sallittua, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• Opetuksen tietosuojaselosteessa tulee selkeästi tuoda esille oppilaiden tiedon käsittelyehto, jossa kerrotaan se, että erillistä lupaa huoltajalta opetuksessa käytettävien palveluiden käyttämiseksi ei tarvita. (http://tietosuoja.fi/fi/index/ratkaisut/tietosuojavaltuutetunratkaisut/millaedellytyksillapilvipalveluitavoidaankayttaaopetuksenjarjestamisessa.html) 
• Vaihtoehtoisesti kaikkiin eri sovellusten käyttöön tulee pyytää huoltajilta järjestelmäkohtainen käyttölupa. Vaikka luvan pyytäminen teoriassa olisi mahdollista, ei kunnan resurssit varmaankaan riitä käsittelemään mahdollisia tiedon poistopyyntöjä. 

3. Kolmannen osapuolen sovellusten käyttäminen.

• Edellisestä voidaan päätellä se, että kunnan tulee kaikissa tapauksissa ylläpitää luetteloa kunnassa käytössä olevista opetuksessa suositelluista sovelluksista, ja opastaa opettajat käyttämään ainoastaan luettelon mukaisia sovelluksia opetustyössä.
• Kokemukseni mukaan opetustoimella on kuntakohtaisesti käytössä satoja eri kolmannen osapuolten sovelluksia. Valitettavasti suurin osa nyt käytössä olevista sovelluksista ei täytä EU tietosuoja-asetuksen ja perusopetuslain vaatimuksia.
• Olemme kartoittaneet eniten käytetyt sovellukset suurimpien kaupunkien (Espoo, Helsinki, Vantaa) toimeksiannosta, ja julkaisseet luettelon opetukseen käyttöön soveltuvista palveluista ja sovelluksista: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fpWsB7KaPvcPnBBZKiLMn6VWQh1unJwLmy_0xszh_L4/edit?usp=sharing
• Sovellukset, jotka eivät ole tässä luettelossa vihreällä värillä eivät noudata tietosuoja-asetusta, tai palveluiden tarjoajat eivät ole vielä huolehtineet tarvittavasta asianmukaisesta dokumentaatiosta. Mainonta on käsitelty omassa sarakkeessaan. Otamme mielellämme vastaan ehdotuksista uusista sovelluksista listalle lisättäväksi.
• Mielestäni tämä lista soveltuu päätöksen pohjaksi opetuksessa käytettävistä sovelluksista. Lista ei varmasti ole täydellinen, ja toimittajien ilmoitukset elävät jatkuvasti. Listan on muodostettu näiden perusteiden mukaisesti: https://docs.google.com/document/d/1jI_9q8oe-_hZPL8FTbMAiVO49-G1oLNbLLA98FUxh4o/edit?usp=sharing
• Pelkkä kunnan päätös ei riitä, vaan opettajille ja oppilaille asiasta tulee tiedottaa, ja ohjata heidät käyttämään turvallisia sovelluksia. Käytännössä kaupungin/kunnan on lakia noudattaakseen kiellettävä hyväksymättömät sovellukset.
• Huomaattehan, että GDPR edellyttää, että kaupungilla/kunnalla on oltava erillinen tai sähköisesti organisaation hyväksymä käyttö ja tietojenkäsittelysopimus (DPA) jokaisen listalla mainittavan sovellustoimittajan kanssa. Ilman sopimusta sovellus ei ole vaatimusten mukainen.

Järjestämme tästä asiasta keskustelutilaisuuden, jota voi seurata myös live striiminä, tai katsoa nauhoituksena jälkikäteen. Olet tervetullut paikalle Googlen toimistolle Helsinkiin perjantaina 1.6. kello 10:00. Paikalle mahtuu n. 25 henkeä, ja striimin kautta hieman enemmän. Ilmoittaudu mukaan https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeDV41ysWvWY9i7Xh0ITdo82pGizdGpqqCmqQU2hwSdaiMuDg/viewform

APUA! Tarkoittaako tämä nyt sitä että kaikkien palveluiden käyttö on lopetettava heti?
Ei tarkoita. Mielestäni asiat ovat jo hyvällä mallilla, kunhan olette tehneet suunnitelman asioiden kuntoon laittamisesta, ja pyritte noudattamaan sitä heti uuden lukuvuoden alkaessa elokuussa. Tällöin olette mielestäni tehneet jo parhaanne asioiden edistämiseksi.

Lauri Kaski 
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan