Millaisilla työkaluilla verkkokauppiaan toimistoa pyöritetään ja miten kaksi insinööriä päätyi valitsemaan juuri Google G Suiten päivittäiseksi työkalukseen.
Tämä lyhyt tekstinpätkä kertoo kokemuksemme ja näkemyksemme siitä, kuinka G Suite oli kerrasta oikea valinta yrityksen paperien pyörittämiseen. Kertojana toimii puolihullu myynti-insinööri, jolle ei riitä täydet työtunnit päivätöissään. Kaverina projektiin lähti vähintään yhtä hullu, päivätöikseen myöskin myyntiä ja markkinointia paukuttava insinööri.
Meidän tavoitteenamme oli ja on edelleen toimivan verkkokaupan rakentaminen päivätyön ohelle. Helppo ja yksinkertainen, mutta laajasti skaalattava. Tätä olemme hokeneet jokaisen ohjelmiston ja työkalun valinnassa.
Yritystä perustaessa joutuu väistämättä olemaan yhteydessä kymmeniin mahdollisiin yhteistyökumppaneihin, joilla on tarjottavanaan tuhansia eri vaihtoehtoja niin ohjelmistojen kuin palveluiden suhteen. Tämä valintaprosessi meinasi olla meille kivinen polku. Onneksi tuon polun varrelta löytyi myös helppoja oikoteitä, kuten Cloudpoint ja Googlen ohjelmistot.
Tärkeimpänä edellytyksenä täysin paperiton yritys
Ei yhtään paperilappusta kummankaan työpöydällä. Kovalevyillä vain varmuuskopiot sopimuksista ja kuvien raakamateriaalit. Kaikki käyttömateriaali luotettavassa pilvipalvelussa ja saatavilla mistäpäin maailmaa ja millä laitteella tahansa.
Ajan säästämiseksi emme juurikaan kilpailuttaneet yhteistyökumppaneita. Kuuntelimme toisten yrittäjien kokemuksia ja saimme partnereilta korvaamattoman tärkeitä vinkkejä hyvistä toimijoista. Verkkosivustomme palvelinta ylläpitävä Seravo johti meidät Cloudpointin luokse.
Pikaiset haastattelut Cloupointin kanssa puhelimitse ja yksi onnistuneimmista pikavalinnoistamme oli valita Google G Suite palvelu yrityksemme päivittäiseksi työkaluksi. Googlen tuotteet olivat meille jo entuudestaan tuttuja vapaa-ajalta, joten päätös oli helppo.
Tällä hetkellä ainoa käsittelemämme tuloste on rahtikirja, jonka liimaamme lähteviin paketteihin.
45 minuutin oppitunti G Suiten hallintaan, jonka Cloudpoint sisällytti palveluunsa, auttoi meitä pääsemään hyvin nopeasti sisälle työkaluumme. (Tämä tehtiin etänä Hangoutsilla.) Tämän jälkeen uusiin ominaisuuksiin tutustuminen onkin ollut hyvin intuitiivistä. Uusista ominaisuuksista pysytään hyvin kärryillä ohjelman valinnaisilla ilmoituksilla tai esim. tätä blogia lukemalla. ;)
Ominaisuus, joka on ehdottomasti oma favouriteni: tiedostojen jako ja samanaikainen dokumentin työstäminen Drivessa. Ah, miten helposti lähes vahingossa törmäsimme näihin ominaisuuksiin, joita olemme alkaneet käyttämään entistä enemmän uutta sisältöä luodessamme.
Teemme molemmat usein töitä eri osoitteista, mutta fiilis on kuin istuisimme vierekkäin ja etätyöskentelystä on tullut oikeasti tehokasta. Keskustelemme hyvin paljon dokumentin sisällä olevassa chatissa.
Toimisto mukana myös metsässä
Laskin juuri, että käytän G Suitea neljällä eri laitteella. Läppäri varastolla, pöytäkone kotona kuvien pyörittämiseen, tabletti matkoille sekä aina mukana kulkeva puhelimeni.
Helpottavaa on tietää, että pääsen aina käsiksi kaikkiin sähköposteihin, kalenteriin ja tärkeisiin tiedostoihin. Ja mikä parasta, tiedostot näyttävät aina samoilta ja synkronointi laitteiden välillä on saumatonta.
Säästä aikaasi niputtamalla kokonaisuuksia
Yhteistyökumppanit ja luotettavat partnerit ovat jokaiselle aloittavalle yrittäjälle avainasemassa, jos haluaa saada yrityksen nopeasti käyntiin ja päästä tuloksiin. Kun toimiston työkalut on saatu kerrasta oikeille raiteille, voi keskittyä kirjoituksiin ja tuotteiden testaamiseen.
Yrittäjät joutuvatkin tekemään paljon pitkiä päiviä, sillä suurin osa työajasta menee “ei tuottavaan” ja “pakollisiin” tehtäviin. Mitä helpompaan nippuun ohjelmistot saa ja mitä joustavammat palvelut yrittäjälle tullaan tarjoamaan, sitä paremmin kauppias voi keskittyä tuottavaan työhön.
Google G Suite luo yrittäjälle lisää aikaa yrityksen pyörittämiseen.
Tekstin on kirjoittanut Heikki Ylänne, The Ten Essentials Oy:n toinen perustajajäsen ja Heatco Finland Oy:n myynti-insinööri.
Toimistoaikoina Heikki käy keskusteluita LVI-alan ammattilaisten kanssa ja auttaa löytämään LVI-ratkaisuja. Ammatillinen kasvaminen myynnissä ja digitaalisissa kanavissa vaikuttamiseen pitää Heikin mielenkiinnon yllä. Vapaa-ajalla hän nauttii luonnosta ja ulkona samoilusta vaelluskengät tai sukset jalassa.