Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 13.7.2017. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Monipuolisten käyttötarkoitustensa vuoksi Google Lomakkeet (Google Forms) on suosittu työkalu niin oppilaitoksissa kuin yrityksissäkin. Lomakkeiden avulla kerätään vaivattomasti ilmoittautumisia, palautteita ja tilauksia sekä luodaan monipuolisia kokeita ja kyselyitä. Google Workspacen kehityksen myötä lomakkeiden tarjoamat ominaisuudet helpottavat tiedonkeruuta ja hallintaa entisestään.
Miten tiedoston liittäminen Google-lomakkeeseen tapahtuu?
Tiedoston lataaminen lomakkeen kautta onnistuu helposti valitsemalla kysymystyypiksi "Tiedoston lataus" (File upload). Tämä toiminto mahdollistaa tiedostojen vastaanottamisen suoraan lomakkeen vastaajilta lomakkeen luojan Google Driveen luotavaan kansioon.
Kun otat tiedoston latauksen käyttöön, huomioi seuraavat tärkeät asetukset ja vaatimukset:
- Kirjautumisvaatimus: Tietoturvasyistä vastaajien on aina kirjauduttava Google-tilille voidakseen ladata tiedostoja. Tämä koskee myös organisaation ulkopuolisia vastaajia.
- Tiedostotyypit: Voit määritellä tarkasti, minkä tyyppisiä tiedostoja (esimerkiksi PDF, kuvat, asiakirjat tai videot) lomakkeella suostutaan vastaanottamaan.
- Koko- ja määrärajoitukset: Voit määrittää ladattavien tiedostojen enimmäismäärän (1, 5 tai 10) sekä yksittäisen tiedoston enimmäiskoon aina 10 gigatavuun (Gt) asti. Lomakkeen kokonaiskapasiteettia kaikille vastauksille voi puolestaan kasvattaa asetuksista jopa 1 teratavuun (Tt) asti.
Lomakkeiden oletusasetukset helpottavat työtä
Jos luat usein lomakkeita ja käytät niissä samoja perusasetuksia, sinun ei tarvitse säätää niitä joka kerta erikseen. Google Lomakkeiden yläreunassa on erillinen Asetukset (Settings) -välilehti, jonka alalaidasta löydät kätevät oletusarvot uusia lomakkeita varten.
Voit määrittää seuraavat oletusasetukset toistumaan automaattisesti kaikissa uusissa lomakkeissasi:
1. Lomakkeen oletusasetukset (Form defaults): Voit valita, kerätäänkö vastaajien sähköpostiosoitteet aina oletusarvoisesti.
2. Kysymyksen oletusasetukset (Question defaults): Voit asettaa kaikki uudet kysymykset pakollisiksi oletusarvoisesti.
3. Kysymystehtävän oletukset (Quiz defaults): Jos luot kokeita tai testejä, voit määrittää oletusarvoisen pistemäärän jokaiselle uudelle kysymykselle.
Valintaruudukko vs. Monivalintaruudukko: Mitä eroa niillä on?
Ruudukkokysymykset ovat erinomainen tapa kerätä tietoa matriisimuodossa. Google Lomakkeissa on kaksi samankaltaista mutta eri tavalla toimivaa kysymystyyppiä:
- Monivalintaruudukko (Multiple-choice grid): Vastaaja voi valita vain yhden vaihtoehdon (sarakkeen) vaakariviä kohden. Tämä sopii loistavasti esimerkiksi arviointiasteikoille (esim. Kyllä/Ei tai arvosana 1–5).
- Valintaruudukko (Checkbox grid): Vastaaja voi valita useita vaihtoehtoja jokaiselta vaakariviltä. Tämä on täydellinen valinta silloin, kun kartoitetaan esimerkiksi useita sopivia koulutuspäiviä tai aikatauluja.
Vastaajan suuntaan valintaruudukko-kysymys näyttää tällaiselta:
Osioiden joustava hallinta
Lomakkeen jakaminen osioihin pitää pitkät kyselyt selkeinä ja mahdollistaa vastaajan ohjaamisen eri sivuille aiempien vastausten perusteella. Osioiden hallinta on tehty erittäin vaivattomaksi: kunkin osion oikeassa yläkulmassa olevan kolmipisteisen valikon kautta voit:
- Monistaa eli kopioida osion sisältöineen
- Siirtää osioita uuteen järjestykseen lomakkeella
- Yhdistää osion sitä edeltävään yllä olevaan osioon
Tehokkaita ja sujuvia hetkiä lomakkeiden parissa!
Mia
Google Workspace -muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – Huolehdimme asiantuntevasta ohjauksesta ja aikataulujen pitävyydestä.