Pitkän tekstiasiakirjan selaaminen ja sen sisältä tiedon etsiminen saattaa toisiaan olla turhankin työlästä. Todennäköisimmin haluat löytää etsimäsi mahdollisimman nopeasti. Tänään Google on julkaissut Drivellä toimiviin Google Asiakirjoihin (Docs) uuden ominaisuuden, joka tarjoaa tekstin sisällä navigointiin oivallisen ratkaisun. Toiminto on nimeltään Dokumentin yleiskatsaus.
Dokumentin yleiskatsaus aukeaa Työkalut -valikosta tiedoston vasempaan reunaan. Sitä mukaan kun tuotat tiedostoon sisältöä, ilmestyy yleiskatsaukseen otsikoita (muista lisätä otsikkomuotoilu). Klikkaamalla otsikkoa, tiedoston näkymä siirtyy kyseisen otsikon kohdalle.
Jos et ole muistanut manuaalisesti lisätä otsikoihin muotoilua, tekee dokumentti sen automaattisesti puolestasi. Jos valinta ei osu oikeaan, voit aina poistaa otsikon yleiskatsauksesta ja muotoilla otsikkotyylejä dokumentin yläreunan valikosta.
Tämä päivitys ei koske ainoastaan Driven selainnäkymää, sillä uusi ominaisuus toimii jatkossa myös Androidissa. Kun selaat pitkää asiakirjaa mobiililaitteessa, oikeaan reunaan ilmestyy automaattisesti pieni navigointivalikko, joka mahdollistaa vikkelän liikkumisen tiedoston sisällä.
Eräs erinomainen esimerkki tämän uuden toiminnon hyödyntämiseen nousi esille eilen, kun keskustelin erään asiakkaamme kanssa. Koulut pyrkivät parasta aikaa kovaa vauhtia eroon vihoista ja kohti monipuolisempaa tietotekniikan hyödyntämistä. Tiedon tuottaminen tuskin on ongelma, mutta haasteena useammin on sen jäsentäminen niin, että sen pariin on helppo palata myöhemminkin ja löytää etsimänsä helposti. Jos ajatellaan perinteisiä vihkoon tehtyjä muistiinpanoja, voidaan eräänlainen digitaalinen vihko muistiinpanoille luoda niin, että aloitetaan uusi dokumentti esimerkiksi jollekin kurssikokonaisuudelle ja otsikoidaan sen eri aiheita, jolloin niihin siirtyminen onnistuu helposti yleisnäkymän kautta.
Eikä tietenkään sovi unohtaa, että nykyään ei enää tarvitse rustata muistiinpanoja yksin. Kollaboraatiota kehiin!
Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan