Opas Google Driven jaettujen kansioiden ja käyttöoikeuksien hallintaan

Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 18.2.2016. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.

Miten jaetut kansiot ja käyttöoikeudet toimivat Google Drivessä?

Google Driven jaetut kansiot tekevät tiedostojen ja kansioiden jakamisesta sekä yhteiskäytöstä vaivatonta. Kun jaat kansion ryhmälle tai yksittäisille käyttäjille, kaikki sen sisältämät alikansiot ja tiedostot perivät automaattisesti saman kansion yhteiset käyttöoikeudet. Tämä säästää aikaan ja varmistaa, että kaikki tarvittavat henkilöt pääsevät käsiksi tiedostoihin ilman, että jokaista dokumenttia täytyy jakaa erikseen.

Käyttöoikeuksien periytyminen Google Drivessä Yhdessä muokkaaminen ja tiedon jakaminen on Google Driven käytön kulmakivi. Kun jaat päätason kansion, kaikki sen sisälle luodut tai siirretyt tiedostot ja alikansiot noudattavat automaattisesti samaa jakamisasetusta.

On kuitenkin tärkeää huomata ero Oman Driven (My Drive) ja Jaettujen Drivejen (Shared Drives) välillä:
Oma Drive: Voit tarvittaessa muuttaa tai rajoittaa yksittäisten tiedostojen tai alikansioiden oikeuksia, vaikka ne sijaitsisivat jaetussa kansiossa. Muista kuitenkin, että ylätason kansion oikeudet määrittävät perusoikeuden.
Jaetut Drivet: Jaetut Drivet ovat organisaation tai tiimin yhteisiä tiloja, joissa tiedostot omistaa yksittäisen henkilön sijaan koko organisaatio. Täällä käyttöoikeudet periytyvät tiukasti ylhäältä alaspäin, mikä helpottaa tietoturvan ja tiedonhallinnan ylläpitoa erityisesti yrityksissä ja oppilaitoksissa.

Miten tarkistat, kenelle kansio tai tiedosto on jaettu? Aina ei ole helppoa muistaa ulkoa, kenelle kaikille käyttöoikeuksia on tullut jaettua. Google Drivessä voit helposti ja nopeasti tarkistaa kansion tai tiedoston käyttöoikeudet ja jaetut käyttäjät:

1. Jaa-painike: Valitse tiedosto tai kansio ja klikkaa "Jaa"-painiketta (tai klikkaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Jaa"). Avautuvasta ikkunasta näet tarkasti kaikki käyttäjät ja ryhmät sekä heidän käyttöoikeustasonsa (Katsoja, Kommentoija tai Muokkaaja).
2. Tietopaneeli (i-kuvake): Voit myös avata oikeassa yläkulmassa olevan "Näytä tiedot" -paneelin (i-painike). Valitsemalla kansion näet suoraan paneelista, kenellä on pääsy kyseiseen kohteeseen sekä viimeisimmät muokkaustapahtumat ilman ylimääräisiä klikkauksia.

Kuva: Google Driven uusi käyttöoikeusvalikko yläpalkissa.

Hallitsemalla käyttöoikeuksia fiksusti varmistat, että oikeat tiedot ovat aina oikeiden ihmisten saatavilla turvallisesti.

Mia

Google Workspace -muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija

Cloudpoint – onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Ajattelemme asiakkaan puolesta ennen napin painallusta alati muuttuvassa maailmassa. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistaa onnistumisen siellä missä teemme töitä – Huolehdimme projektien ohjauksesta ja aikataulun pitävyydestä.