Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 24.9.2015. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.
Jokainen yritys ja organisaatio tarvitsee nykyään moderneja digitaalisia työkaluja. Kyse ei ole enää pelkästä palveluiden ja lisenssien hankinnasta, vaan niiden tarjoamista mahdollisuuksista, soveltuvuudesta ja tehokkaasta hyödyntämisestä arjessa. Monessa organisaatiossa astutaan kuitenkin yleiseen sudenkuoppaan: kaikkein moderneinkaan sovellusratkaisu ei tuo toivottuja hyötyjä, jos sen edustamaa uutta toimintamallia ja työkulttuuria ei aidosti omaksuta.
Uuden teknologian hyödyt saavutetaan vain silloin, kun organisaatio sitoutuu muuttamaan toimintatapojaan ja kulttuuriaan. Pelkkä modernin ohjelmistoalustan, kuten Google Workspacen, hankkiminen ei tehosta työtä, jos työntekijät pitäytyvät vanhoissa rutiineissaan. Onnistunut digitalisaatio edellyttääkin aina suunnitelmallista muutoksenhallintaa, laadukasta koulutusta sekä työntekijöiden aktiivista tukemista uuden omaksumisessa.
Klassinen esimerkki pilvipalveluiden maailmasta on organisaatio, joka on kiinnostunut Google Workspacen tarjoamista mahdollisuuksista. Ratkaisuja halutaan uudistaa, työssä halutaan siirtyä pilveen, parantaa tiedon saavutettavuutta ja lisätä joustavuutta yhteistyössä.
Keskusteluissa kuitenkin selviää usein, että edut halutaan saavuttaa ilman tahtoa muuttaa omia työtapoja. Ei haluta luopua vanhoista siiloutuneista ohjelmistoista, siirtää kokouksia verkkoon tai jakaa tiedostoja ja dokumentteja tehokkaasti Driven kautta. Miksi ostaa urheiluauto, jos asentaa siihen nopeudenrajoittimen ja ajaa vain mökkitiellä? Siihen tarkoitukseen riittäisi vaatimattomampikin kulkuväline.
Toimintatapojen muuttamista usein vastustetaan tai vältellään sen vaatiman vaivan ja prosessin vuoksi. Kehitys ja tehostuminen vaativat kuitenkin aina muutosta. Panostamalla suunnitelmalliseen muutoksenhallintaan saavutetaan hyviä tuloksia haastavissakin organisaatioissa.
Toimiva muutoksenhallinta etenee aina organisaation todellisiin tarpeisiin pohjautuvan suunnitelman mukaisesti. Tärkeimmät onnistumisen osa-alueet ovat:
| Muutosalue | Käytännön toimenpide |
| :--- | :--- |
| Aktiivinen viestintä | Viestitään jatkuvasti uusista toimintatavoista ja luodaan pohjaa yhtenäisille käytännöille. |
| Kohdennettu koulutus | Huolehditaan työntekijöiden osaamisen uudistamisesta ja varmistetaan, ettei ketään jätetä yksin uuden äärelle. |
| Osaajien hyödyntäminen | Rakennetaan taitavista käyttäjistä muutosagentteja eli ”Google-mestareita” viemään uusia toimintatapoja eteenpäin työyhteisössä. |
Teknisten järjestelmien ja alustojen muutos on usein loistava liikkeellepaneva voima, jonka myötä lähdetään systemaattisesti muuttamaan työtapoja kohti uutta toimintamallia. Tiimityökalujen käyttöönotto itsessään ei ratkaise työnteon haasteita, vaan se mahdollistaa uudenlaiseen toimintatapaan tähtäävän muutosprosessin.
Kun suosittelemme asiakkaillemme muutoksenhallintaa, teemme sen parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttamiseksi. Tehokas ohjelmistoratkaisu ei ilman asennemuutosta tee yrityksestä automaattisesti menestyvää.
Mia
Muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint Oy – Onnistumisvarmuutta sinne, missä sitä tarvitaan.
Cloudpoint on kokenut Google Premier Partner ja osa kansainvälistä Delling Cloudia. Autamme suomalaisia organisaatioita ottamaan kaiken hyödyn irti Google Cloud- ja Google Workspace -ympäristöistä asiantuntevalla käyttöönotolla, jatkuvalla pääkäyttäjätuella sekä tuloksellisella koulutuksella.