Työlista tehokkaaseen käyttöön Gmailissa ja Google Kalenterissa

Työlista mielletään usein Google Kalenterin ominaisuudeksi, mutta se toimii loistavasti myös Gmailin puolella. Työlista on henkilökohtainen muistilappusi Google-sovelluksissa, johon voit helposti lisätä itsellesi tehtäviä joko uusina merkintöinä tai sitten suoraan sähköpostiviestistä.

Viestistä tehtäväksi

Valitse Gmailissa viesti, jonka haluat liittää tehtäväksi Työlistalle. Valitse tämän jälkeen yläreunasta Lisää -> Lisää työlistaan.

Postilaatikkosi oikeaan alakulmaan aukeaa Työlista ja juuri tekemäsi merkintä. Voit tehdä tässä lisää merkintöjä, seurata niitä ja merkitä valmiit tehdyiksi.

• Uusi merkintä listalle: työlistan alareunan + -painike
• Merkinnän poistaminen listalta: klikkaa merkintää ja alareunan roskakoria
• Tehdyksi merkitseminen: klikkaa merkinnän edessä olevaa valintaruutua

Gmailissa Työlistan voi aina aukaista oikean yläkulman Sähköposti -painikkeen alta, valitsemalla kohdan Työlista.

Työlista Google Kalenterissa

Samat asiat voit tehdä myös Google Kalenterin puolella, jossa Työlista aukeaa kalenterin oikeaan reunaan.
Klikkaa Työlista päälle kohdasta Omat kalenterit -> Työlista

Tällaisenaan Työlistalla olevat merkinnät ovat kuin merkintöjä listalla "muista hoitaa lähiaikoina". Voit tarvittaessa kohdistaa ne myös tiettyyn päivämäärään klikkaamalla merkinnän perässä olevaa nuolta.

Valitse kohdassa määräaika haluttu päivämäärä ja merkintä tallentuu Google Kalenteri ylöpalkkiin sen päivän kohdalle, jonka valitsit. Samalla tavalla määräajan voi liittää merkintään myös Gmailin puolella.

Jos kaipaat tätä tarkemmin tiettyyn ajankohtaa liittyvää muistutusta tapahtumasta, suosittelen tekemään kalenterimerkinnän ja lisäämään vielä vaikkapa muistutuksen.

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

Get free premium widgets for your blog and website.

5 kysymystä Chrome-tietokoneista

Chrome-tietokoneet ovat vielä varsin uusi tulokas erilaisten tarjolla olevien tietokonelaitteiden kirjossa. Nuoresta iästään huolimatta, ne ovat vakiinnuttaneet asemaansa niin yksityiskäytössä, oppilaitoksissa kuin yrityksissäkin.

Tutustu kampanjaamme Chromebookeista: sivustolle

Keräsimme yhteen 5 Chrome-tietokoneisiin liittyvää yleistä kysymystä.

Mikä on ChromeOS?

ChromeOS on käyttöjärjestelmä, jota kaikki Chrome-sarjan tietokoneet käyttävät. Se on Googlen kehittämä järjestelmä, joka pohjautuu vahvasti Chrome-selaimeen. Se on suunniteltu toimimaan erityisen hyvin verkkopohjaisten sovellusten kanssa, kuten Google-sovellukset.
ChromeOS -käyttöjärjestelmän keskeisiä ominaisuuksia ovat sisäänrakennettu virustorjunta (ei tarvetta erilliselle virustorjuntaohjelmalle!), käyttövalmius muutamissa sekunneissa ja automaattiset päivitykset, jotka takaavat aina ajantasaisen ja helposti ylläpidettävän alustan. Yhdessä Google for Work/ Education -sovellusten kanssa laitteet voidaan liittää keskitettyyn hallintaan.

Ohjelmia ei tavallisessa käytössä asenneta perinteiseen tyyliin tietokoneen kiintolevylle Chrome-tietokoneissa. Sen sijaan lisätoimintoja voi asentaa Chrome Web Storesta, jonka laajasta tarjonnasta löytyy jokaiselle jotakin.

Tarjolla on myös erilaisia virtualisointi mahdollisuuksia, joiden avulla esimerkiksi Windows-työpöytää voidaan käyttää Chrome-tietokoneella.

Mitä eroa on erilaisilla Chrome-laitteilla?

Chrome-laitteita on markkinoilla tällä hetkellä kolmea erilaista: Chromebookeja, Chromeboxeja ja Chromebaseja:

Chromebook: Chromebookit ovat laitesarjan kannettavia tietokoneita. Ne käynnistyvät sekunneissa ja sisäänrakennettu virustorjunta yhdessä automaattisten päivitysten kanssa takaa helpon ylläpidon ja turvallisen käytön, jonka kulmakivenä on keskitetty laitehallinta. Chromebookeja toimittaa tällä hetkellä EU-alueelle 7 eri valmistajaa: Asus, Acer, HP, LG, Dell, Toshiba, Lenovo.

Chromebase: Chromebase on 21,5” näytöllä varustettu iMac tyyppinen “all included” työasema.

Chromebox: Chromebox puolestaan on laitesarjan näyttöön liitettävä pöytäkonemalli, joka pienen kokonsa puolesta on helppo sijoittaa monenlaisiin paikkoihin. Se on myös keskeinen osa Chromebox for Meetings -videoneuvotteluratkaisua.

Mihin käyttöön Chrome-tietokoneet soveltuvat?

Ne soveltuvat lähes kaikkeen siihen mitä olet tottunut tietokoneella tekemään. Erityisen vahvoilla ne ovat esimerkiksi oppilaitoksissa ja yleisissä tiloissa yhteiskäyttöisinä laitteina.

Kotona: Chromebook on kevyt kuljetettava mukana vaikka reissuissa tai mökillä. Sen avulla voit surffailla internetissä ja katsella vaikkapa Yle Areenaa sohvan pohjalla tai pelailla suosikki peliäsi. Chromeboxit ovat suosittu valinta yhdistettäväksi televisioon, jolloin olohuone muuttuu varsinaiseksi viihdekeskukseksi.

Koulussa: Kouluympäristössä tietokoneiden tulee olla kestäviä ja monen eri käyttäjän käyttöön soveltuvia. Siksipä juuri oppilaitokset olivat ensimmäisten joukossa innolla laajentamassa laitevalikoimaansa edullisten Chrombookien suuntaan, jotka liikkuvat helposti luokasta toiseen ja ovat helposti hallittavissa.

Töissä: Yhä useammissa yrityksissä on yhteisiä työskentelytiloja henkilökohtaisten työpöytien sijaan. Ihmiset liikkuvat paljon työnsä puolesta ja matkakumppanina olevan tietokoneen tulee sopeutua monenlaisiin tilanteisiin. Juuri tällainen on Chromebook. Erilaiset neuvottelut ja esimerkiksi hotellien avoimet työpisteet on yhä useammin varustettu Chromeboxilla, joka mahdollistaa nopean työhön tarttumisen tai vaikkapa korkeatasoiset videoneuvottelut.

Yritysten tarpeet saattavat joskus olla myös hyvin vaatia. Tähänkin löytyy ratkaisuja, joista kerroimme juuri taannoisessa blogissamme.

Mitä tarkoittaa Chrome-laitteen liittäminen keskitettyyn hallintaan?

Jos edustamallasi organisaatiolla on useita Chrome-tietokoneita, suosittelemme hankkimaan niihin hallintalisenssit, joiden avulla laitteet voidaan liittää Google for Work/ Education -sovellusten kanssa keskitettyyn hallintaan. Näin teet laitteiden ylläpitämisestä todella helppoa ja mahdollistat kaikkia käyttäjiä/ laitteita koskevien asetusten tekemisen yhdestä paikasta.

• Helppo ylläpitää ja kustomoida: Keskitetyn hallinnan avulla käyttäjät, käyttäjäryhmät, oletusasetukset sekä oletussovellukset ja URL-osoitteet voi määritellä helposti hallintapaneelista ja ne astuvat välittömästi voimaan kaikissa organisaation laitteissa. 
• Käyttäjähallinta: Luo käyttäjät tai käyttäjäryhmät, sekä määritä heille oletusasetukset ja sovellukset. Chrome-laitteen käyttö on myös mahdollista estää verkkotunnuksen ulkopuolisilta käyttäjiltä tai kohdistaa vain valituille käyttäjille. Eri käyttäjäryhmille on mahdollista tehdä yksilöidyt asetukset.
• Turvallisuus: Chrome-laitteiden turvallisuus perustuu aina ajantasaiseen käyttöjärjestelmään, ja sen monikerroksiseen suojaukseen, sisäänrakennettuun virustorjuntaan sekä keskitettyyn hallintaan organisaatioissa. Päivityksistä ei tarvitse huolehtia, Chrome-laitteet päivittyvät automaattisesti.
• Kustannustehokkuus: Chrome-laitteet ja keskitetty hallinta poistavat monia yleisiä ja aikaavieviä ylläpitotehtäviä, kuten ohjelmistojen asennukset ja päivitykset. Ajankäytön tehokkuus säästää kustannuksia.
• Vaivaton tiedonsiirto: Koska dokumentit, sovellukset ja asetukset eivät tallennu Chrome -laitteeseen, aikaa ei kulu suurien tietomäärien siirtämiseen laitteiston uudistamisen yhteydessä. Kaikki tieto on turvallisesti tallessa Googlen palvelussa, josta se on aina käytettävissä kaikilta laitteilta.

Millainen takuu Chrome-tietokoneilla on?

Takuukäytännöt vaihtelevat hieman laitevalmistajan mukaan, mutta pääsääntöisesti Chrome-tietokoneiden takuuaika on 1 vuosi.

Teknisistä yksityiskohdista kiinnostuneille suosittelemme tutustumista teknisten ominaisuuksien vertailuumme. Löydät sen täältä.

Eikö sinua askarruttava kysymys ollut listalla? Kysy meiltä, me vastaamme.

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

Get free premium widgets for your blog and website.

Classroomin uudet ominaisuudet

Google Classroom julkaistiin kesän lopussa Google for Education käyttäjille. Sen avulla on tuotu merkittäviä parannuksia opettajien ja oppilaiden työskentelyyn Google-sovellusten parissa. Classroomin koko kehityksen kantavana voimana on ollut myös yhteistyö opettajien kanssa ja jatkumona tälle julkaistaan tänään 5 uutta ominaisuutta, joita opettajat ja oppilaat ovat Classroomiin toivoneet.

Kutsu oppilaat kurssille ryhmien avulla
Jos oppilaitoksessasi on jo tehtyjä Google Ryhmiä, voit jatkossa käyttää näitä ryhmiä myös Classroomissa kutsuaksesi oppilasryhmän kurssille.

Administraattorit voivat tehdä hallintapaneelin kautta Google Ryhmiä tai valmiita ryhmiä voidaan synkronoida esim. Primuksesta suoraan Google for Education-sovelluksiin. 

Toiminto löytyy kohdasta Opiskelijat -> Kutsu -> Ryhmät
Luokan oppilasluettelo päivitetään näyttämään kutsutut oppilaat harmaana. Kutsutut oppilaat saavat sähköpostin. Oppilaiden on klikattava kutsusähköpostissa olevaa linkkiä tai siirryttävä Classroomiin ja valittava Liity ennen kuin heidät lisätään luokkaan.

"Tehty" -merkintä
Kaikki tehtävät eivät vaadi välttämättä oppilailta konkreettista palautusta. Kyseessä saattaa olla artikkeliin tutustuminen tai vaikkapa pienryhmän keskustelu annetusta aiheesta. Siksipä jatkossa oppilaat voivat merkitä tehtävän tehdyksi ilman, että heidän tarvitsee liittää siihen esimerkiksi palautettavaa tiedostoa. 

Tehtävä-sivu on myös saanut ulkoasuun uudistusta, jotta tulevien tehtävien seuranta sujuisi vaivatta. 

Etusivun hallinta
Opettajille on annettu korkeammat mahdollisuudet hallita kurssin Streamia, eli etusivun uutisvirtaa ja sitä kuka voi julkaista siinä päivityksiä. Opettajat voivat Opiskelijat -välilehden yläreunasta valita asetuksen, jota haluavat käyttää.  

Opettajat voivat myös mykistää yksittäisiä oppilaita ja katsella aikaisemmin poistettuja päivityksiä (Kurssin etusivu -> Näytä poistetut kohteet).

Arvosanojen tulostaminen Classroomista
Kaikkien tehtävien arvosanat voi jatkossa ladata kerralla ulos Classroomista.

Järjestä etu- tai sukunimen mukaan
Jatkossa opettajat voivat valita haluavatko järjestää oppilaslistan etu- vai sukunimen mukaan. Pieni asia, mutta tämä oli yksi ensimmäisiä kysymyksiä, jonka mekin Classroomin yhteydessä kuulimme opettajilta. 

Uudistusten yhteydessä Google myös ilmoitti, että erilaisia päivityksiä ja uudistuksia tullaan julkaisemaan loppuvuoden aikana, joten kannattaa pysyä kuulolla. 

Mia

Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

Get free premium widgets for your blog and website.

Chrome-tietokoneiden uudet hallintaominaisuudet yritysten vaativiin tarpeisiin ja uudet Chromebookit HP:lta

ChromeOS -käyttöjärjestelmällä toimivat tietokoneet (Chromebook, Chromebox ja Chromebase) ovat olleet markkinoilla vasta muutaman vuoden, mutta kasvattaneet suosiotaan räjähdysmäisestä koko tämän ajan niin yksityiskäytössä, oppilaitoksissa kuin yrityksissäkin.

Chrome-laitteet ovat toimiva ja kustannustehokas valinta tietokoneeksi, joka yhdessä Google for Work-sovellusten kanssa voidaan liittää keskitettyyn hallintaan. Ja tähän laitteiden suosio perustuukin: keskitetyn hallinnan kautta niiden ylläpito ja käyttöönotto on todella helppoa ja nopeaa, joka puolestaan näkyy suoraan IT-vastaavien työtaakan kevenemisenä ja kustannussäästöinä. Kun pakkaan lisätään vielä sisäänrakennetut tietoturvaominaisuudet ja automaattiset päivitykset, työn määrä kevenee entisestään ja aikaa jää muille asioille.

Voiko näin edullinen, pieni ja helpon kuuloinen laite vastata yritysten vaativiin terpeisiin? 

Google on kuullut yritysten toiveet ja tänään Chrome-laitteiden keskitettyyn hallintaan on julkaistu suuri joukko uusia ominaisuuksia, jotka keskittyvät erityisesti parantamaan hallintaa, identifiointia, virtualisointia ja suorituskykyä.

Yksinkertaisempi ja parannettu identifiointi: Single sign-on mahdollistaa kirjautumisen yhdellä tunnuksella, jota mahdollisesti käytät myös työpaikkasi/oppilaitoksesi muissa järjestelmissä. Tämä toiminto hyödyntää SAML-standardia ja toimii yhdessä mm. CA SiteMinderin, Microsoft AD FS:in, Oktan, Ping Identityn, SecureAuth:in, and SimpleSAMLphp:in kanssa. Chromebookeihin lisätään myös multiple sign-in -ominaisuus, joka mahdollistaa helpon ja turvallisen liikkumisen esimerkiksi työ- ja henkilökohtaisen tilin välillä laitteessa.

Parannettu hallinta langattomille verkoille: Jotkut verkot ja toiminnot vaativat käyttäjiä tunnistamaan itsensä digitaalisen sertifikaatin avulla. Client certificates -ominaisuus mahdollistaa käyttäjien pääsyn tällaisiin (esim.802.1X EAP-TLS langattomat verkot ja TLS suojatut verkkoresurssit) kohteisiin Chrome-tietokoneilta.

Laajennettu Chrome-hallinta kaikille laitteille: Chrome -hallintapaneelin kautta IT-vastaavat voivat lisätä automaattisesti kirjautuneille käyttäjille aukeavat verkkosivut ja muut asetukset. Jatkossa nämä asetukset toistuvat kaikille alustoille, myös mobiililaitteisiin.

Virtualisoinnin parannetut ominaisuudet: Google on tehnyt yhteistyötä virtualisointiin liittyen Citrixin and VMwaren kanssa. Tarkoituksena on laajentaa virtualisoinnin mahdollisuuksia Chromebookeissa, jolloin voidaan työskennellä myös perinteisten ohjelmien parissa Chromebookeilla. Citrixin viimeisin julkaisu (Citrix Receiver optimized for Chromebooks) tuo suoraviivaisemman integroinnin Chromebookeihin ja mahdollistaa mm. saumattoman integroinnin Google Cloud Printiin, leikkaa/liitä -toiminnon paikallisten ja virtualisoitujen sovellusten välillä, parannetun ääni ja video toiston, käytön seurannan työkalut ja suojatun SSL-yhteyden.

Visuaalinen kokemus: Chrome-laitteet ovat täydellisiä erilaisille verkkosovelluksille ja ne tukevat vaativampaakin grafiikan toistoa ja 3D-sovelluksia. Taannoin Google ilmoitti yhteistyöstä Nvidian ja VMwaren kanssa. Yhteistyön taustalla on raskaampien graafisten ohjelmistojen mahdollistuminen virtualisoinnin kautta Chrome-laitteisiin.

Uudet Chromebook mallit

Samaan aikaan monien loistavien ominaisuuksien kanssa, HP tuo markkinoille kaksi uutta Chromebook mallia, jotka ovat tilattavissa kauttamme. 

Lähiaikoina tulossa on myös Lenovon uudet mallit. 

Lauri Kaski
Google Apps asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan 

Get free premium widgets for your blog and website.

Google Esityksissä uutuutena kuvan muokkaaminen

Vanhan sanonnan mukaan kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Aikaa ja suurta kulutusta sanonta on kestänyt varmaan juurikin sen vuoksi, että se pitää niin hyvin paikkaansa. Siihen liittyy myös uusin Google päivitys, joka tuo iloa kuvien käyttöön Google Esityksissä.

Lisää ensin kuva/kuvia Google Esitykseen (Lisää -valikko -> Kuva). Klikkaa kuvaa, jolloin se tulee valituksi. Tämän jälkeen yläreunan työkaluriviltä löytyy painike Kuva-asetukset.

Esityksen oikeaan reunaan aukeavassa ikkunassa voit säätää valitun kuvan väritystä, läpikuultavuutta (loistoidea dian taustakuvaksi), kirkautta ja kontrastia. 

Toiminnot ovat uusia ja niiden lanseeraus on parhaillaan käynnissä. 

Mia

Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

Get free premium widgets for your blog and website.

Hangouts videoneuvottelun uudet ominaisuudet

Kasvokkain on usein mukavampi jutella kuin puhelimitse tai sähköpostin välityksellä, mutta pitkän matkan kulkemiseen ei aina ole syytä tai aikaa. Siksi Hangouts -videoneuvottelut ovat hyvin suosittuja. Niiden avulla jokainen kaukanakin oleva kollega tai yhteistyökumppani on vain pirautuksen päässä.

Tänään Google on julkaissut muutamia parannuksia Hangoutsiin käyttäjien toiveiden pohjalta.

Ulkopuolisten käyttäjien kutsuminen Hangoutsiin linkin avulla. Joskus monen käyttäjän kokoaminen videoneuvotteluun voi olla haastavaa. Kalenterikutsuun liitetty videopuhelu toimii tässä loistavasti, mutta jatkossa oman verkkotunnuksen ulkopuolisiakin käyttäjiä voi kutsua mukaan linkin avulla. Kaikilla osallistujilla tulee edelleen olla Google-tili (Google for Work/Education tai ilmainen Gmail-tili).

Kopioi linkki Kutsu ihmisiä -ikkunasta videoneuvottelussa ja lähetä eteenpäin.

Lue lisää: ttp://goo.gl/4O12kz

Parannettu näytönjako ja puhujan valinta. Oman näytön jakaminen muille videoneuvottelussa on jo pitkään ollut eräs suosituimmista lisäominaisuuksista. Voit edelleen jakaa näyttöäsi kuten ennenkin, mutta lisäksi voit valita pääpuhujan, jonka kuva näkyy videopuhelussa suurimman kuvan kautta. Tähän voi vielä lisäksi asettaa päälle näytön jaon.

Voit valita toisen henkilön päähenkilöksi tai esittäjäksi valitsemalla Näytä kaikille -asetuksen. Jos esimerkiksi joku jakaa esityksensä videopuhelun muun yleisön kanssa, voit määrittää kyseisen henkilön asetukseksi Näytä kaikille. Tällöin kaikki näkevät kyseisen henkilön pääpuhujan paikalla sen henkilön sijaan, joka on äänessä.

• Avaa Hangouts-videopuhelu.
• Klikkaa avattavaa valikkoa sen henkilön pikkukuvan päällä, jonka haluat näyttää.
• Valitse Näytä kaikille.
• Toinen henkilö näkee näytön yläosassa vihreän palkin, jossa ilmoitetaan, että hän näkyy kaikille. Jos henkilö haluaa lopettaa näkymisen, hän voi valita Lopeta. Jos toinen henkilö haluaa jakaa näytön, hänen on valittava Aloita näytön jako.

Vähemmän taustamelua. Näppäimistön näpytys, tuolin kolahdus, toimistolla kiireinen päivä. Kaikki nämä pienet äänet saattavat kuulua häiritsevästi videoneuvotteluun. Siksi taustaäänen vaimennusta on myös parannettu.

Uusi työpöytä versio. Chrome-selaimen kautta Windows koneisiin asennettava tai automaattisesti sisäänrakennettuna ChromeOS -tietokoneissa toimiva Hangouts App on uudistunut.
Asenna täältä.

Mia

Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

Get free premium widgets for your blog and website.

Rajaton Drive tallennustila oppilaitoksille

Yli 190 miljoonaa ihmistä käyttää Google Driveä ympäri maailman työssään, vapaa-ajalla ja opinnoissaan. Google for Education oppilaitoskäyttäjiä ympäri maailman on tällä hetkellä noin 30 miljoonaa. Heillä Drive on korvannut muistiinpanolehtiöt ja tulostettavat tehtäväpaperit.

Kesällä Google mullisti keskustelun verkkotallennustilasta ja esitteli yrityksille Drive for Work tuotteen, joka sisältää rajattoman tallennustilan verkossa. Nyt Google on kertonut tuovansa saman rajattomuuden myös Google for Education -oppilaitosympäristöön.

Näin markkinoille saapuu siis Drive for Education: maksuton rajaton tallennuskapasiteetti, huippuluokan suojaus ja täydellinen yhteensopivuus muiden Googlen tuotteiden, kuten Classroomin, kanssa. 

Drive for Educationin ensimmäiset ominaisuudet tulevat olemaan kaikkien Google for Education -käyttäjien saatavilla lähiviikkojen aikana. Palveluun lisätään vaiheittain myös muita ominaisuuksia:

• Rajaton tallennustila Drivelle: Tilan riittämistä ei tarvitse enää murehtia! Rajaton tallennustila ja mahdollisuus ladata jopa 5TB:n kokoisia yksittäisiä tiedostoja. Drive for Education saapuu viikkojen 44-45 aikana.  
• Vault: Google Apps Vault, Googlen ratkaisu pysyväisarkistoksi, johon voidaan varmuuskopioida tärkeää tietoa. Tehokkaiden hakutoimintojen ansiosta sen löytäminen on helppoa. Vault saapuu käyttöön loppuvuodesta.  
• Auditointi työkalut: Raporttien ja auditoinnin työkalut mahdollistavat aktiivisuuden seuraamisen Drivellä. 

Haluatko kuulla lisää?

Ota yhteyttä ja jutellaan miten sinun oppilaitoksesi tarpeista.

Samu Nurmi

Cloudpointin vikkelä puhemies ja myyntitykki

Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan 

Get free premium widgets for your blog and website.