Miten hallita Google Driven käyttöä oppilaitoksessa

Suuri into päällä ja Google Drive otetaan käyttöön oppilaitoksessa! Käytetään opettajien olemassa olevia Gmail-tunnuksia ja aletaan tekemään kansioita, dokumentteja, videoita..jaetaan näitä oppilaille ja heidän henkilökohtaisille Gmail-tileilleen. Dokumentille nimi “Äidinkieli harjoitus 5” ja ei muuta kuin jakoon Ossille, Villelle, Pekalle, Liisalle, Juholle..

Kuulostaa hyvältä, mutta katsotaanpa asiaa 5 vuotta eteenpäin oppilaiden näkökulmasta: Ossi Oppilaalla on tuhansia eri opettajien jakamia dokumentteja, kolmisenkymmentä ylätason kansiota ja kymmeniä samannimisiä dokumentteja. Juuri sitä oikeaa dokumenttia ei kuitenkaan meinaa löytyä, koska Ossi ei muista sen nimeä. Lisäksi edellisvuoden opettaja on vaihtanut omaa henkilökohtaista Gmail-tiliään, eikä uutta osoitetta osaa eikä varsinkaan uskalla arvata. Villellä saattaisi olla muistikuva dokumentin nimestä...Mikähän oli Villen Gmail-osoite? Jaahas, osa aiemmin tehdyistä ryhmätöistäkin on näköjään kadonnut, koska käyttöoikeuksia on poistettu tai dokumenttien omistajat ovat muuttaneet dokumenttien sijaintia.

Voisiko tämän välttää? Kyllä voi.

Google Driven kuin minkä tahansa muunkin dokumentti-ympäristön sekä tallennustilan osalta tärkeää on jo suunnitteluvaiheessa huomioida käytön jatkuvuus, johdonmukaisuus ja “sekamelskan välttäminen”. Tämä voidaan varmistaa Google Drivessa (EDU) noudattamalla seuraavia periaatteita:

1. Hyödynnetään koulussa Google Apps for Education -ympäristöä yksittäisten Gmail-tilien sijaan
2. Driven käyttöä ohjaa hallittu kansiorakenne ja yhtenäinen kokonaisuus 
3. Luodaan selkeät dokumenttien nimeämiskäytännöt; jokainen dokumentti yksilöidään saman nimeämis-logiikan mukaisesti (ei tarvitse “muistaa” dokumentin nimeä tai sijaintia)
4. Määritellään Driven osalta yhteiset pelisäännöt: Mitä jaetaan ja kenelle jaetaan?
5. Ei sooloilla edellisissä kohdissa.

Kansiorakennetta suunniteltaessa kannattaa huomioida myös seuraavat asiat:

• Kuka osallistuu suunnitteluun?
• Onko toimiva ratkaisu luokkakohtainen vai ainekohtainen? (erot esim. alakoulun ja yläkoulun sekä lukion välillä)
• Jos oppilas haluaa ladata työnsä ulos Google Drivesta, kuinka monta dokumenttia hänen pitää ladata? Vai riittäisikö yhden yläkansion täppääminen?
• Kuka hallitsee kansiorakennetta? Onko pohdittu mitä tapahtuu, jos kyseinen henkilö vaihtaa työpaikkaa?
• Miten olemme varautuneet dokumenttien ja oppimispolun säilymiseen, kun oppilas vaihtaa koulua?

Näillä pohdinnoilla ja vastaavilla ratkaisuilla eteenpäin. Lupaan, että oppilaat ovat kiitollisempia :)

Leena