“Tekninen projekti tulossa ja taas sitä hapatusta muutoksesta, joojoo...” Mutta ei ilman syytä, sillä myös pienikin muutos voi olla merkittävä. Ihmiset kokevat erityisesti organisaatioissa tapahtuvat muutokset hyvin eri tavalla, oli muutos sitten pieni tai suuri. Joillekin toimintatapojen muutos voi olla jopa suurempi asia kuin organisaation rakenteisiin liittyvä muutos. Muutoksen haasteellisuutta lisäävät erityisesti sen yllättävyys, lopullisuus ja epämääräisyys. Tämän vuoksi myös kaikissa toimintatapoja koskevissa muutoksissa olisi syytä kiinnittää huomiota kokonaisvaltaiseen muutoksenhallintaan ja muutoksen johtamiseen. Myös silloin, kun siirrytään uuteen sähköpostiympäristöön, oli ympäristö sitten minkä tahansa palveluntarjoajan tuotoksia.
Muutoksenhallinta IT-projektiryhmän kontolla?
IT-projektit koetaan hyvin usein yksiselitteisesti teknisen muutoksen läpivedoksi organisaatiossa, jota luotsaa tekninen projektiryhmä. Mutta tarkastellaanpa tilannetta teknisen muutoksen tapahduttua: Mitä tapahtuu tämän jälkeen? Onko työn tehokkuus ennallaan, huonontunut vai parantunut? Ovatko ihmiset tyytyväisiä muutokseen? Onko heille kerrottu, miksi toimintatapoihin tuli muutos? Vai pystyivätkö he vastaanottamaan muutoksen, sen vaikuttamatta yhteenkään jo olemassa olevaan toimintatapaan? Olisiko jotakin voitu tehdä toisin, jotta muutos koettaisiin myönteisemmäksi? Usein vastaus on “Olisi ehkä tehty, jos johto olisi pyytänyt ja olisi ollut aikaa.” IT-projektin tulisi olla todella harvoin vain teknisen projektiryhmän asia.
Asiakkaidemme siirtyessä Google-sovellusten käyttöön jostakin toisesta ympäristöstä, useimmiten Notesista tai Exchangesta, käymme aina keskustelun muutoksenhallinnasta ja suosittelemme asiakasta tekemään selkeän suunnitelman sekä toteutuksen tämän osalta. VerkkoApsin muutoksenhallinnan asiantuntijat auttavat tässä. Tavoitteena on viedä projekti onnistuneesti maaliin niin, että muutoksen vaikutukset ovat kirkkaasti positiivisia koko organisaation näkökulmasta. Teknisissäkin projekteissa onnistunut muutos edellyttää motivoituneen projektiryhmän lisäksi myös sitoutuneen johdon, joka selvästi osoittaa, että muutosta tarvitaan. Muutoksenhallinnan olennaisia osa-alueita johdon sitoutumisen lisäksi ovat muutosvalmiuden arvioiminen ja toimintasuunnitelman muodostaminen tunnistetun valmiustason mukaisesti, avoin viestintä, koulutus ja henkilöstön sopeutumisen huomioiminen kaikkien vaiheiden aikana, sekä ennen kaikkea valmius reagoida mahdollisiin haasteisiin muutosprosessin aikana.
Pelkkä tekninen tieto ei riitä
Tietoa tuntuu nykyään tulevan joka tuutista, liikaakin. Tiedonsaanti muutoksen aikana on kuitenkin kaikille organisaation jäsenille merkittävää; pelkkä tieto ja sen suuri voluumi ei riitä, vaan tiedon sekä viestinnän pitää olla myös olla avointa, relevanttia ja selkeää. Muutoksen vuorovaikutustilanteet voivat joko sitouttaa henkilöstön muutokseen tai saada heidät vastustamaan sitä. Luonnollisesti näistä kahdesta tavoitteena on se ensimmäinen. Kun muutoksenhallinta huomioidaan heti projektin alkuvaiheessa merkittävänä osana kokonaisuutta, on onnistuneisuuden mahdollisuus jo tuplaantunut. Ja kun se tehdään teknisissäkin muutoksissa kunnolla loppuun asti, niin maaliin voidaan juosta rinta rottingilla - yhdessä.
Leena Makkonen
Change Management & Training Consultant
