Tiedätkö sen tunteen, kun sähköpostiin tipahtaa puoleltapäivin viesti, jossa esitellään kiireellinen tehtävä, jonka tulisi olla valmiina jo ennen kello kuuttatoista? Sekunnin murto-osassa on asetettava loppupäivän prioriteetit uusiksi ja alettava hikikarpalot otsalla tuottaa tekstiä annettuun aiheeseen.
Meille Cloudpointilla kävi juuri näin: saimme Chromebookeihin liittyviä kysymyksiä sähköpostitse, ja niihin oli vastattava mahdollisimman pian. Hikikarpaloilta kuitenkin säästyttiin – seuraavaksi kerromme, miten se onnistui.
Miten yhteistyöasiakirja laaditaan nopeasti tiimin kesken?
Laajan asiakirjan laatiminen erittäin nopeasti onnistuu hyödyntämällä pilvipohjaisia yhteistyötyökaluja, kuten Google Workspacea ja Google Drivea. Kun dokumentti jaetaan reaaliaikaisesti usealle kirjoittajalle samanaikaisesti, tiimi voi tehokkaasti vastata kysymyksiin, kommentoida marginaaleissa ja hioa kieliasua suoraan sovelluksessa. Tämä moderni työtapa poistaa sähköpostien edestakaisen lähettelyn ja varmistaa laadukkaan lopputuloksen nopeasti.
Kun tiukka tilanne iski, Mikon sähköpostiin saapui lista laajoja vastauksia vaativia kysymyksiä Chromebookeista. Deadlineen oli aikaa vain tunti. Mikko avasi välittömästi Google Driven ja loi uuden Docs-asiakirjan.
Yhteistyöprosessin vaiheet tiukassa aikataulussa:
- Sisällön tuonti: Kysymykset kopioitiin sähköpostista suoraan pilviasiakirjaan.
- Jakaminen: Dokumentti jaettiin kuudelle tiimin jäsenelle, joilla kaikilla oli muokkausoikeudet.
- Yhteiskirjoittaminen ja palaute: Jokainen tiimin jäsen otti vastuulleen oman osionsa, vastasi kysymyksiin, jätti kommentteja ja korjasi kieliasua reaaliajassa.
- Reaaliaikainen keskustelu: Työstämisen ohessa käytiin tarvittavaa keskustelua suoraan asiakirjan sisällä kommenteilla ja chat-toiminnoilla, jolloin erillisille viestisovelluksille ei ollut tarvetta.
Kun jälkikäteen tarkastelimme asiakirjan versiohistoriaa, oli huikeaa nähdä, miten paljon saimme aikaan lyhyessä ajassa, kun useampi asiantuntija antoi asialle yhtäaikaisen työpanoksensa. Monisivuinen asiakirja valmistui yhteistyönä hyvissä ajoin ennen määräaikaa. Perinteisillä työkaluilla yksin puurtaen vastaavaan olisi mennyt moninkertainen aika.
Cloudpoint auttaa sujuvaan pilvisiirtymään
Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa työnteon tilanteissa. Google Premier Partnerina autamme organisaatioita ottamaan täyden hyödyn irti Google Workspace -ympäristöstä, olipa kyseessä sitten yritys, kunta tai oppilaitos. Yhteistyö- ja toimintamallimme varmistavat onnistumisen siellä, missä töitä tehdään – huolehdimme sparrauksesta, koulutuksesta ja sujuvasta siirtymästä nykyaikaisiin pilvityökaluihin.
Tehosta laitehallintaa Chromebookeilla ja ChromeOS-ratkaisuilla
Cloudpoint toimittaa esivalmistellut Chromebook- ja ChromeOS-laitteet sekä keskitetyn laitehallinnan kouluille, kunnille ja yrityksille koko elinkaaren ajaksi.
Heräsikö ajatus? Kirjoita kommentti!