Näin jaat Gmail-tilin käyttöoikeuden turvallisesti (Gmail-delegointi)

Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 26.2.2013. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.

Miten Gmail-tilin käyttöoikeuden jakaminen toiselle henkilölle tapahtuu?

Voit jakaa Gmail-tilisi käyttöoikeuden lisäämällä tilillesi valtuutetun käyttäjän (delegate). Tämä on erinomainen tapa antaa esimerkiksi assistentille, kollegalle tai kumppanille oikeus lukea, lähettää ja poistaa sähköposteja puolestasi – täysin turvallisesti, ilman oman salasanasi jakamista. Voit hallinnoida sähköpostiasetuksista käsin sitä, kuka tilillesi pääsee.

Mitä valtuutettu käyttäjä voi ja ei voi tehdä?

Valtuutettu voi:
Lukea ja lähettää sähköposteja puolestasi. Kun valtuutettu lähettää viestin tililtäsi, vastaanottajalle näkyy sekä sinun nimesi että viestin todellisen lähettäjän sähköpostiosoite (esimerkiksi: Sinun Nimesi (lähettäjänä avustaja@domain.fi)).
Poistaa viestejä ja järjestää niitä tunnisteiden (labels) avulla.
Hallinnoida yhteystietojasi (jos tämä oikeus on asetuksissa sallittu).

Valtuutettu ei voi:
Vaihtaa tilisi salasanaa tai muuttaa henkilökohtaisia tilikohtaisia asetuksiasi.
Keskustella kenenkään kanssa Google Chatissa puolestasi.
Käyttää tilisi kautta integroituja lisäpalveluita tai uusia tekoälyominaisuuksia (kuten Gemini in Gmailia).

Valtuutettujen määrää koskevat rajoitukset Maksuton henkilökohtainen Gmail-tili (@gmail.com): Voit lisätä enintään 10 valtuutettua käyttäjää. Google Workspace -tili (työpaikka tai oppilaitos): Voit määrittää jopa 1 000 valtuutettua käyttäjää (tai Google-ryhmää). Parhaan suorituskyvyn takaamiseksi Google suosittelee, että tiliä käyttää samanaikaisesti enintään 40 aktiivista käyttäjää. Workspace-ympäristössä valtuutuksen voi yleensä antaa vain oman organisaation jäsenille.

---

Näin lisäät valtuutetun käyttäjän (tietokoneella)

Huom. Valtuutetun lisääminen on tehtävä tietokoneen verkkoselaimella. Sitä ei voi tehdä Gmailin mobiilisovelluksesta.

1. Avaa Gmail tietokoneellasi.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta (Asetukset) ja valitse Näytä kaikki asetukset.
3. Valitse Tilit ja tuonti -välilehti (joillakin tileillä välilehden nimi on pelkkä Tilit).
4. Etsi kohta Anna käyttöoikeus tiliin ja napsauta Lisää toinen tili -linkkiä.
5. Kirjoita sen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat antaa oikeudet, ja valitse Seuraava vaihe.
6. Vahvista valinta napsauttamalla Lähetä sähköposti käyttöoikeuden myöntämiseksi.
7. Vastaanottaja saa sähköpostitse kutsun, joka hänen on hyväksyttävä viikon kuluessa ennen sen vanhenemista. Kun kutsu on hyväksytty, prosessin valmistuminen ja tilin näkyminen valtuutetulla voi viedä puolesta tunnista muutamaan tuntiin.

---

Miten valtuutettua tiliä käytetään?

Jos sinulle on myönnetty pääsy toisen henkilön Gmail-tiliin, pääset käyttämään sitä helposti:
1. Avaa Gmail tietokoneellasi.
2. Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa profiilikuvaasi.
3. Näet valikossa erillisen listauksen valtuutetuista tileistä. Napsauta haluamaasi tiliä.
4. Valtuutettu sähköpostilaatikko avautuu uuteen välilehteen, jossa voit työskennellä sen parissa.

---

Näin poistat valtuutetun käyttöoikeuden

Jos et enää halua antaa muille oikeuksia tiliisi, noudata seuraavia ohjeita:

1. Napsauta Gmailin oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta ja valitse Näytä kaikki asetukset.
2. Siirry Tilit ja tuonti (tai Tilit) -välilehdelle.
3. Etsi kohta Anna käyttöoikeus tiliin.
4. Napsauta poistettavan sähköpostiosoitteen vieressä olevaa Poista-painiketta.

Lähde: Googlen virallinen Gmail-ohjeistus

---

Google Workspace -kumppanina Cloudpoint auttaa organisaatiotasi hyödyntämään pilvipalveluiden koko potentiaalin turvallisesti ja tehokkaasti. Kun kaipaat asiantuntevaa opastusta, sujuvia käyttöönottoja tai tukea digitaalisen työympäristön hallintaan, me olemme apunasi – varmistaen, että projektit etenevät aikataulussa ja järjestelmät palvelevat parhaalla mahdollisella tavalla.