Yhteystietojen jakaminen Google Workspacessa

Huomautus: Tämä artikkeli on alun perin julkaistu 5.10.2012. Tämän jälkeen palvelun käyttöliittymässä ja toiminnoissa on saattanut tapahtua muutoksia.

Google Workspace -käyttäjät ovat tottuneet sujuvaan tiedonjakoon: kalenteritapahtumat, dokumentit ja esitykset jakautuvat kollegoille käden käänteessä. Mutta miten onnistuu yhteystietojen jakaminen?

Toisin kuin Google Drivessä, Google Yhteystiedoissa (Google Contacts) ei ole suoraan sisäänrakennettua, dynaamista yksittäisten yhteystietoryhmien jakopainiketta, joka synkronoisi muuttuvat tiedot reaaliajassa muille käyttäjille. Google tarjoaa kuitenkin kaksi toimivaa sisäänrakennettua tapaa yhteystietojen jakamiseen – ja dynaamisempaan tarpeeseen löytyy helppoja lisäosia.

Vaihtoehto 1: Yhteystietojen delegointi kollegalle

Jos esimerkiksi assistentin, esihenkilön tai tiimin jäsenen on tarpeen päästä selaamaan ja muokkaamaan yhteystietojasi, paras ratkaisu on yhteystietojen delegointi. Huomioithan, että delegointi antaa pääsyn kaikkiin henkilökohtaisiin yhteystietoihisi (ei vain tiettyyn ryhmään tai tunnisteeseen).

Näin delegoit yhteystietosi vaihe vaiheelta:

1. Siirry tietokoneella osoitteeseen contacts.google.com ja varmista, että olet kirjautunut sisään organisaatiosi Google Workspace -tilillä.
2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta asetuskuvaketta (ratas) ja valitse Delegoi käyttöoikeus (Delegate access).
3. Klikkaa Kutsu edustaja (Invite delegate).
4. Kirjoita sen henkilön sähköpostiosoite (oman organisaatiosi sisällä), jolle haluat antaa käyttöoikeuden, ja klikkaa Lähetä.

Kutsuttu henkilö saa oikeuden tarkastella, lisätä ja päivittää yhteystietojasi. Delegoidut yhteystiedot näkyvät vastaanottajalla Google Yhteystietojen vasemmassa sivupalkissa oman osionsa alla.

Vaihtoehto 2: Yhteystietoryhmän vieminen ja tuominen (CSV-vienti)

Jos haluat jakaa tietyn yhteystietoryhmän eli tunnisteen (label) kertaluonteisesti toiselle käyttäjälle, voit tehdä sen helposti viemällä tiedot tiedostona:

1. Valitse Google Yhteystietojen vasemmasta valikosta se tunniste (label), jonka haluat jakaa.
2. Klikkaa sivun yläreunasta tai oikeasta kulmasta kolmen pisteen kuvaketta (Lisää toimintoja) ja valitse Vie (Export).
3. Valitse muodoksi Google CSV ja klikkaa Vie, jolloin tiedosto latautuu tietokoneellesi.
4. Toinen käyttäjä voi tuoda tämän tiedoston omaan palveluunsa valitsemalla vasemmasta valikosta Tuo (Import) ja lataamalla tallennetun CSV-tiedoston.

Huomaa: Tämä tapa on staattinen. Jos päivität yhteystietoja myöhemmin omassa luettelossasi, muutokset eivät päivity automaattisesti vastaanottajalle.

Vaihtoehto 3: Dynaaminen jakaminen Workspace Marketplace -lisäosilla

Jos organisaatiossasi tarvitaan jatkuvasti päivittyviä, dynaamisesti jaettuja yhteystietolistoja (esimerkiksi yhteinen asiakasrekisteri tai kumppanilista), suosittelemme hyödyntämään Google Workspace Marketplacen valmiita ratkaisuja. Palvelut kuten Shared Contacts for Gmail tai Shared Contacts Manager tuovat Google Yhteystietoihin täysin samanlaisen jakomekanismin kuin Google Drivessä on – voit jakaa tiettyjä tunnisteita (labels) halutuille henkilöille luku- tai muokkausoikeuksin.

Tarvitsetko apua Google Workspacen tehokkaassa hyödyntämisessä?

Cloudpoint on sitoutunut auttamaan asiakkaitaan kaikissa tilanteissa. Varmistamme onnistumisen siellä, missä työtä tehdään – huolehdimme sujuvasta siirtymästä, koulutuksista ja oikeista työkaluista arjen helpottamiseksi. Ota yhteyttä, niin laitetaan organisaationne pilvityökalut kerralla kuntoon!