31. tammikuuta 2017

Google Keep - monikäyttöinen muistiinpanosovellus

Google Keep on eräs henkilökohtaisista suosikeistani Googlen tuotteista. Se on muistiinpanosovellus, joka tarjoaa mahdollisuuden tehdä muistilistoja, kirjoitettuja ja puhuttuja muistiinpanoja, sekä merkintöjä kuvina, äänenä että piirroksina. Muistiinpanoja voi lajitella tunnisteiden avulla, niihin voi asettaa muistutuksia ja mikä parasta, ne voi jakaa muille Google-käyttäjille. Merkinnän voi myös helposti siirtää Google Dokumenttiin ja niiden väriä voi vaihtaa.


Keepiä voi käyttää monella tavalla, mutta oma suosikkini on mobiilisovelluksen kautta. Sen voi asentaa Androidille ja iOS:lle, jolloin kaikki merkinnät kulkevat jatkuvasti mukana. Ruokakaupassa on helppo tarkistaa ostoslista ja palaverin agendan pystyy lennossa jakamaan kollegoille. Muita vaihtoehtoja Keepin käyttämiseen on selaimen kautta osoitteessa keep.google.com (jolloin nousee esille mahdollisuus lisätä sovellus myös Googlen navigointipainikkeen alle) tai erilaisten Chrome-laajennusten avulla, jolloin mielenkiintoiset verkkosivut tallentuvat helposti muistiinpanoiksi yhdellä klikkauksella.


Google Keepin käyttämiseen ei ole vain yhtä oikeaa tapaa. Se tarjoaa niin monia vaihtoehtoja, että käyttötarkoituksia löytyy runsaasti niin työ- kuin arkielämään. Itse olisin hukassa jos kauppareissuja varten kerätty muistilistani katoaisi.

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

25. tammikuuta 2017

Kaksivaiheinen vahvistus - Miksi sen käyttäminen on niin tärkeää?

Lehdistä voi tämän tästä lukea uutisia, kuinka jälleen jostakin palvelusta on hakkeroitu iso joukko käyttäjätunnuksia. Valitettavasti tämän kaltaiset uutiset ja ikävästi leviävät erilaiset haittaohjelmat ovat nykypäivän vitsaus, joista tuskin päästään koskaan täysin eroon. Sen sijaan voimme itse tehdä paljonkin suojautuaksemme niiltä. Googlen palveluista puhuttaessa aivan ehdoton toimenpide on kaksivaiheisen vahvistuksen ottaminen käyttöön. Se on vapaaehtoinen tietoturvaominaisuus, joka löytyy kaikista Google-tunnuksista. Kun kaksivaiheinen vahvistus on käytössä, kirjautuessasi Google-tiliisi sinulta kysytään käyttäjätunnuksesi ja salasanasi lisäksi vaihtuva koodi. Meille suomalaisille malli on hyvin tuttu esimerkiksi verkkopankkien maailmasta.


"Miksi?"

Koulutuksissa kuulen usein tämän kysymyksen kun puhun kaksivaiheisesta vahvistuksesta: Miksi se pitää ottaa käyttöön? Jos yleiset haittaohjelmat tai tietojenkalastelut tuntuvat itselle liian kaukaisilta (mitä ne eivät muuten ole kenellekään meistä), pysähdy hetkeksi miettimään, millaista tietoa sinulla on Google-tilisi/tiliesi alla? Hyvin tyypillisesti monilta meistä löytyy jotakin seuraavista: työhön ja/tai henkilökohtaiseen elämään liittyvää tärkeää tietoa ja materiaalia (Gmail, Kalenteri, Drive, Classroom), valokuvia ja videoita (Google Kuvat, Drive, YouTube), sekä Google-tunnuksen että mobiililaitteen yhteystiedot (Google Contacts), musiikkikirjasto ja luottokortin tiedot (Google Play ja Google Play Music), muistiinpanot ja työlista (Google Keep), sekä mahdollisesti paljon muuta. Miltä sinusta tuntuisi menettää nämä tiedot voron käsiin? Ei varmasti kovinkaan mukavalta. Samasta syystä kun lukitsemme kotimme oven, tulee meidän huolellisesti suojata myös tärkeitä tietojamme sisältävät tunnukset. Ennakointi on tässä avainsana: Turvataan, jotta vahinkoa ei pääse tapahtumaan. Ei vasta sitten kun kökkö on jo housussa. 

"Sen käyttäminen on niin hankalaa.."

Toinen kommentti, johon toisinaan törmää kaksivaiheisesta vahvistuksesta puhuttaessa on, että "sen käyttäminen on niin hankalaa". Googlen kaksivaiheisen vahvistuksen käyttöön on monia erilaisia vaihtoehtoja: tunnuslukulista, tekstiviesti, Authenticator-sovellus ja Yubikey -turva-avain. Uskallan väittää, että jokaiselle löytyy näistä sopiva vaihtoehto. Lisäksi jos kyseessä on oma tietokoneesi (Huom! Tätä vaihtoehtoa ei luonnollisesti koskaan käytetä yhteiskäyttöisillä laitteilla), voit tallentaa tunnuksen aina 30 päiväksi kerrallaan. Kysymys siis kuuluu: onko todella liian hankalaa kirjoittaa 6 numeroinen koodi kerran kuussa tai näpäyttää avainta? Erityisesti kun mietit niitä hyötyjä, joita sillä saavutat. Lopulta kyse on aina rutiineista. Niiden rikkominen tuntuu hankalalta, mutta kun alkuun pääsee, muodostuu uusista tavoista meille lopulta samanlaisia rutiineja. 

Miten käyttöönotto tapahtuu?

Kaksivaiheisen vahvistuksen voi ottaa käyttöön jokainen Google-käyttäjä oman tunnuksen asetuksista. 
  • Siirry kohtaan "Oma tili" navigointipainikkeen alta tai suoraan osoitteella myaccount.google.com
  • Valitse kohta "Googleen kirjautuminen" kuvan osoittamasta kohdasta.


  • Valitse seuraavaksi kohta "2-vaiheista vahvistusta". Tästä myös näet heti tiedon, onko toiminto käytössä vai ei. 


  • Järjestelmä neuvoo sinua eteenpäin. Valitse "aloita".

  • Täytä puhelinnumerosi (jos kyseessä on työtili, suosittelemme käyttämään työnantajan puhelinta) ja valitse haluatko saada vahvistuskoodin tekstiviestillä vai puheluna (toimii suomenkielisenä). 
  • Valitse "seuraava" ja siirryt sivulle, johon voit täyttää koodin. Siirry jälleen eteenpäin klikkaamalla "seuraava".

  • Kun olet kirjoittanut tekstiviestillä tai puheluna saamasi vahvistuskoodin, olet valmis! Valitse lopuksi "Ota käyttöön".

  • Oletuksena käytössä on koodin saaminen ääni- tai tekstiviestinä siihen numeroon, jota käytit aktivoinnissa. Nyt kun kaksivaiheinen vahvistus on otettu käyttöön, voit aktivoida myös muita vaihtoehtoja listalta. Käytännöllisimmät vaihtoehdot ovat Authenticator-sovellus (asenna sovellus joko Androidille Google Play kaupasta tai iOS:lle App Storesta) tai Suojausvain (vaatii erikseen hankittavan Yubikey avaimen). 


Kun kerran otat kaksivaiheisen vahvistuksen käyttöön, pysyy se käytössä ellet erikseen muuta asetuksia. Google G Suite käyttäjät voivat kääntyä organisaationsa pääkäyttäjän puoleen jos esimerkiksi puhelin häviää tai suoja-avain hukkuu. 

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

16. tammikuuta 2017

Luo ryhmäkeskustelut helpommin ja turvatusti Hangoutsissa

Erilaiset ryhmäkeskustelut on erittäin suosittuja nykyään lähes kaikissa työpaikoissa. Monet Google G Suiteakin käyttävät organisaatiot hyödyntävät esimerkiksi WhatsAppia tai Facebookin suljettuja ryhmiä viestinnässä, ehkäpä siitä syystä, että ei tiedetä oman sähköpostin sisältävän tismalleen samat ominaisuudet. Monesti keskusteluryhmää perustettaessa unohtuu, että kuluttajakäyttöön suunnatut tuotteet eivät yleensä ole organisaation hallinnoimia ja niihin siirtyessään organisaation tieto leviää helposti paikkoihin, joissa sitä on erittäin hankala kontrolloida ja joihin se ei kuulu. Organisaation tietoturvan kannalta tämä on erittäin ikävä tilanne. Tyypillisiä haittatilanteita ovat esimerkiksi keskusteluryhmät, joissa on edelleen jäsenenä kauan sitten työpaikkaa vaihtaneita henkilöitä, kuluttajasuunnattujen palveluiden käyttöehtojen ristiriitaisuus organisaation linjausten kanssa ja tietysti yksittäisen käyttäjän vastuu tunnuksensa tietoturvasta. 

Miten sitten voit olla varma, että toimit oikein jos haluat luoda esimerkiksi tiimillesi yhteisen keskusteluryhmän? Jos organisaatiosi käyttää Googlen G Suite -tuotteita, on palvelun käyttöehdot jo hyväksytty organisaation päättäjien toimesta. Se kattaa kaikki sovellukset, mukaan luettuna Hangoutsin, jota saatat jo käyttää vaikkapa videoneuvotteluihin. Hangouts on kuitenkin myös erinomainen ryhmäkeskustelujen luomiseen, jolloin jutella voi niin tietokoneella (helposti vaikka sähköpostista tai osoitteessa hangouts.google.com) tai mobiililaitteella Hangouts-sovelluksen kautta (saatavissa Androidille ja iOS:lle). Kun juttelet kollegoidesi kanssa, tiedät jo valmiiksi, että jokaisella heistä Hangouts toimii samalla tavalla kuin sinullakin ja käyttö on lukittu työtiliin. Lisäksi kenenkään ei tarvitse käyttää henkilökohtaisessa käytössä olevia palveluita työasioihin. Monesti tätä ei pidetä kovinkaan miellyttävänä, sillä sitä kautta työt leviävät helposti niin vapaa-aikaan kuin lomillekin. 

Tänään julkaistun päivityksen myötä Hangoutsin ryhmäkeskustelujen luomista on helpotettu. 
Ryhmän voi luoda klikkaamalla pikaviestimessä olevaa + -painiketta ja valitsemalla sen alta "uusi ryhmä".


Tämän jälkeen voit antaa ryhmälle nimen. Suosittelen ehdottomasti nimeämään ryhmän, sillä siten kaikki ryhmäläiset löytävät keskustelun myös tulevaisuudessa helposti omasta pikaviestimestään. Lisää tämän jälkeen henkilöitä "nimi, osoite tai numero"-kenttään kirjoittamalla. Jos eteen osuu monia samannimisiä henkilöitä, varminta on kirjoittaa sähköpostiosoite kokonaisuudessaan. 


Halutessasi voit jakaa ryhmäkeskusteluun myös liittymislinkin, joka löytyy keskusteluikkunan oikean yläkulman ratas-painikkeen alta. 


Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan



12. tammikuuta 2017

Classroomin tehtävistä yksilöllisempiä uuden päivityksen myötä

Alkuvuosi starttaa Classroom päivityksen merkeissä. Jälleen voisi sanoa, että monien toiveet on kuultu, sillä jatkossa Classroomissa julkaistuja tehtäviä voi kohdistaa tietyille oppilaille tai pienryhmille. Samalla mahdollistuu yksilöllisen oppimisen menetelmät, joissa opettajan on helpompi jakaa nopeasti eteneville oppilaille lisätehtäviä tai vastaavasti enemmän tukimateriaalia niille, jotka sitä kaipaavat. Erityisen suosittuja kouluissa ovat erilaiset ryhmätyöt, joten tehtävien kohdistamista tietyille henkilöille on toivottu paljon.


Uutena ominaisuutena Classroomin päivitysikkunoissa (sekä ilmoitus, tehtävä että kysymys) näkyy kohta "Kaikki oppilaat", joka on käytössä oletusasetuksena.


Klikkaamalla kyseistä asetusta, voit valita vain tietyn oppilaan, jolle päivitys/tehtävä/kysymys jaetaan. Jos kyseessä on ryhmätyö, valitse ne oppilaat, jotka ryhmään kuuluvat ja näin tehtävä kohdistuu heille.


Kun tehtävä on kohdistettu vain tietylle oppilaalle, näkyy ainoastaan hänen tietonsa Classroomin tehtäväsivulla.

Muita uudistuksia


Pienempänä muutoksena kannattaa huomioida Opiskelijat-välilehdeltä löytyvän Stream asetuksen paikan vaihtuminen vasempaan reunaan, luokan koodin alle.


Myös opettajien sähköposti-ilmoituksiin on julkaista aikaisemmin käytössä olleiden lisäksi kaksi uutta vaihtoehtoa: kun oppilaat palauttavat tehtävän palautuspäivän jälkeen ja kun he uudelleen palauttavat aikaisemmin palautetun tehtävän.
Lisäksi järjestelmän pääkäyttäjät voivat jatkossa seurata hallintakonsolin raporteista myös Classroom käytön aktiivisuutta.

Erinomaista kevätlukukautta kaikille!
Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

5. tammikuuta 2017

Education Training Center nyt suomenkielisenä

Työstimme yhdessä Googlen ja useiden vapaaehtoisten opettajien kanssa (kiitos vielä osallistuneille!) viime syksynä Google Education Training Centerin suomennoksen oikolukua. Tämän prosessin myötä Google on nyt julkaissut Training Centerin itseopiskelumateriaalit suomenkielisenä yhdessä muiden pohjoismaisten kielialueiden kanssa. Samalla mahdollistui myös Googlen opettajille suunnattujen Educator 1 ja 2 sertifikaattien suorittaminen suomenkielellä.

Training Centerin löydät osoitteesta: edutrainingcenter.withgoogle.com


Mikä on Google Education Training Center?


Education Training Centerin avulla jokainen opettaja voi syventää omaa osaamistaan Google for Education tuotteisiin. Kyseessä on itseopiskeluportaali, josta löytyy materiaalia Google for Education tuotteiden opetuskäyttöön liittyen. Sisään voi kirjautua omalla Google-tunnuksella ja suorittaa omaan tahtiin maksuttomia opintokokonaisuuksia. Sisältö on jaettu perus- ja jatkokoulutukseen, jonka lisäksi löytyy myös laitteisiin liittyvää oppimateriaalia. Jokaisen osion lopussa tulee vastaan pieni testi, jolla voi seurata oppimansa omaksumista.

Sertifikaattikokeet 1 ja 2 on suunniteltu opettajille, jotka haluavat suorittaa erillisen kokeen oman osaamisensa todisteeksi. Kokeet ovat maksullisia ja ne suoritetaan erillisessä testiympäristössä rajatun ajan puitteissa. Kokeen suorittamisen jälkeen saa välittömästi tiedon siitä, onnistuiko kokeen läpäisemään vai ei.

Kokonaisuudessaan Training Centeristä löytyy paljon mielenkiintoista materiaalia, joten suosittelen lämpimästi tutustumaan sen sisältöön!

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Rekry: Etsimme ruotsinkielistä kouluttajaa Etelä-Suomeen

Etsimme Etelä-Suomeen keikkaluontoisesti työskentelevää ruotsinkielistä Google kouluttajaa. 

Olet mielellään jo kokemusta laajasti Google for Education-sovelluksista kerännyt opettaja, jolla on kykyä ja näkemystä soveltaa Googlen työkalujen ominaisuudet opetustyön arkeen. Arvostamme myös osaamista Google-ympäristön hallinnoinnista ja aikaisempaa kouluttajakokemusta. Kaikkea sinun ei kuitenkaan tarvitse osata, sillä tarjoamme valitulle henkilölle perehdytyksen ja koulutusta tehtävään. Puhut ruotsia äidinkielenäsi tai osaamisesi on muuten hyvin vahva. 

Koulutuskeikkoja on tarjolla vaihtelevasti ja ne ajoittuvat lähes aina arkipäiviin klo.8-17 välille. Työ vaatii toisinaan matkustusta, joten sinulla tulee olla myös ajokortti ja auto käytössäsi. 

Jos olet opetusteknologiaan intohimoisesti suhtautuva Google-käyttäjä, lähetä meille vapaamuotoinen hakemus palkkatoivomuksella varustettuna pikimmiten osoitteeseen rekry(at)cloudpoint.fi. Kirjoita hakemuksesi suomeksi tai englanniksi.
Paikka täytetään heti sopivan henkilön löydyttyä.

Lauri Kaski
Google Cloud asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

2. tammikuuta 2017

Suojaudu haittaohjelmia vastaan varmistamalla selustasi

Erilaisten haittaohjelmien kautta aiheutetaan monenlaista harmia meille käyttäjille. Palveluntarjoajat, kuten Google, kehittävät jatkuvasti toinen toistaan tehokkaampia keinoja torjua haitallista sisältöä. Yhtälailla jokaisen meistä käyttäjistä tulee pitää silmät auki ja seurata tarkasti mitä omilla laitteillamme tapahtuu. Omituisen näköiseen toimintaan kannattaa puuttua välittömästi sen havaitessaan. Jos omat taidot eivät riitä ongelman ratkaisemiseen, kannattaa pyytää avuksi ammattilainen.

Törmäsimme hiljattain viheliäiseen haittaohjelmaan asiakkaallamme, joka otti tukeemme yhteyttä. Hänen tietokoneelleen oli onnistunut ujuttautumaan virus (Cryptolocker variantti), joka salasi kiintolevyn tiedostot ja vaati maksua, jotta levyn sisällön voisi palauttaa käyttökelpoiseksi. Asiakkaamme käytti koneellaan myös Driven desktop clientia, joka oli asetettu automaattisesti synkronoimaan tiedostoja talteen Drivelle. Tämän kautta koneen kryptatut tiedostot synkronoituivat myös Google Driven puolelle.

Tukitiimimme lähti selvittämään ongelmaa. Ratkaisu löytyikin eräästä Googlen tietoturvallisuuteen liittyvästä ominaisuudesta: Google Driven tiedostojen versiohistoriasta. Tätä tietoa hyödyntäen sovelluskehitystiimimme rakensi pienen sovelluksen, joka listasi rajapinnan kautta saastuneet tiedostot ja poisti niiden salatun version. Kaikki saastuneet tiedostot saatiin siis palautettua tilaan ennen virusta ja haitan aiheuttamat vahingot korjattua. Tiedostot olisi voi palauttaa käyttöliittymän kautta myös yksittäin, mutta tuhansien tiedostojen osalta tämä olisi kovin työlästä.


Mitä ovat Ransomwaret eli kiristysohjelmistot?
Lisätietoja löydät Wikipedian artikkelista: https://en.wikipedia.org/wiki/Ransomware

Kuinka suojautua kiristysohjelmistoja vastaan?
  • Varmuuskopioi tiedostot luotettavaan pilvipalveluun 
  • Mikäli käytät vielä Microsoft Office -työkaluja, poista makrot käytöstä
  • Älä avaa epäilyttäviä liitetiedostoja. Gmail estää tai varoittaa mahdollisista haittaohjelmista.
  • Huolehdi käyttöjärjestelmäsi päivityksistä
  • Huolehdi virustorjuntaohjelmiston olemassaolosta ja päivityksistä
  • Kouluta henkilöstösi toimimaan oikein haitta-/kiristysohjelmien tullessa vastaan

Mitä tehdä kun joudut kiristysohjelman uhriksi?
  • Älä hätäänny. Tiedostot ovat tallessa pilvipalvelussa.
  • Palauta tiedostot varmuuskopiolta tai pyydä asiantuntijoita palauttamaan ne. Kustannukset ovat todennäköisesti pienemmät kuin vaaditut lunnaat.

Lauri Kaski
Google Cloud asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan