23. toukokuuta 2017

4 syytä aktivoida Team Drive käyttöön

Google Team Drive on suunniteltu helpottamaan tiedon jakamista ja tiimityöskentelyä. Se on käytettävissä G Suite Business, Enterprise, Education ja Nonprofits versioissa. Jos käytät jotakin näistä tuotteista, etkä näe Drivelläsi kohtaa Team Drive, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaasi ja tiedustele, onko toiminnon aktivoiminen mahdollista. 


1. Uusi työntekijä saa nopeasti tarvitsemansa tiedot

Kun organisaatioon saapuu uusi työntekijä ja perehdyttäminen työtehtäviin alkaa, tulee vastaan paljon tietoa jota hänelle tulee jakaa. Vastaavasti meneillään olevaan projektiin saattaa hypätä kesken matkan uusia henkilöitä. Mitä nopeammin uusi henkilö saa työssään tarvitsemansa tiedot, sitä sukkelampaan hän pääsee käsiksi työtehtäviinsä. Team Driven ryhmille jaetut työtilat tulevat uudelle työntekijälle näkyviin välittömästi kun hänet lisätään ryhmään jolle työtila on jaettu. Näin keskeisimmät materiaalit voidaan jakaa tunnukseen valmiiksi jo ennen kuin käyttäjä ehtii tehdä ensimmäistä kirjautumistakaan. 

2. Tiedostot säilyvät Team Drivellä, vaikka henkilöstö vaihtuisi

Tiedon säilyvyyden turvaaminen henkilöstön vaihtuessa on äärimmäisen tärkeää kaikissa organisaatioissa. Normaalisti Driven puolella on voitu vastaavissa tilanteissa tehdä omistajuuden siirto, mutta Team Drive tarjoaa tähän vielä paremman ratkaisun. Tiimitiloissa säilytettävät tiedostot ja kansiot kuuluvat tiimeille, joten ne eivät katoa vaikka joku käyttäjistä vaihtaisi työpaikkaa ja hänen tunnuksensa suljettaisiin. Näin voidaan pitkällä aikavälillä turvata tiedon säilyvyys. 

3. Käyttöoikeuksien jakaminen tiimin ja admineiden kesken on helppoa

Monissa tapauksissa on tärkeää pystyä seuraamaan kenellä on oikeus jakaa ja käsitellä organisaation tietoja. Team Drive mahdollistaa helpon jakamisoikeuksien hallinnan, johon päästään käsiksi myös järjestelmänvalvojien toimesta G Suite hallintakonsolista. Oletuksena kaikilla tiimiläisillä on oikeus nähdä samat tiedostot huolimatta siitä kuka ne työtilaan lisää. 

4. Omien ja tiimiläisten materiaalien erottaminen on helpompaa

Kun Driveä käyttää ahkerasti, kertyy materiaaliakin ajan saatossa runsaasti. Tähän asti tiedon jäsentämiseksi on rakennettu kansioita ja niistä kansiorakennelmia. Sekaisin ovat olleet niin yhteiset, eri tiimien kuin käyttäjien omatkin materiaalit. Kun  vaihtoehdoksi lisätään Team Drive, saadaan kokonaan uusi lokero, jonka selkein viesti käyttäjille on se, että sen sisältämien tiimitilojen materiaali on pääasiassa aina jaettu muille. Näin "Oma Drivelle" on esimerkiksi helpompi rakentaa kansioita, joissa jokainen voi käsitellä omia materiaalejaan. 

Tämän ohjeen avulla pääset aloittamaan Team Driven käytön helposti: ohje

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan