13. heinäkuuta 2017

Google Lomakkeen uudet ominaisuudet

Monipuolisten käyttötarkoitustensa vuoksi Google Lomakkeilla on runsaasti käyttäjiä niin yrityksissä kuin oppilaitoksissakin. Lomakkeiden avulla on kerätty koulutukseen ilmoittautumisia, kesäjuhlien osallistujia, tilattu työvaatteita ja tehty jopa kokeitakin (muutamia mainitakseni). Viimeisimmän päivityksen mukanaan tuomat uudet ominaisuudet laajentavat mahdollisuuksia entisestään.

Tiedoston liittäminen lomakkeeseen

Tiedoston lataus -kysymystyyppi on entuudestaan tuttu, mutta sen ominaisuudet ovat laajentuneet kattamaan myös oman domainin ulkopuolisten käyttäjien lataukset, jolloin latauspaikkana on lomakkeen omistajan Drive.


Voit määrittää sallitun tiedostotyypin ja enimmäiskoon, jonka avulla voit hallita sitä, millaista materiaalia Drivellesi kertyy. Maksimikoko latauksille on 1 Gt, mutta toki tämä kannattaa asettaa pienemmäksi jos haluat olla varma tallennustilasi riittävyydestä (rajattoman tallennustilan omaavien käyttäjien tästä ei tarvitse murehtia). 



Lomakkeiden oletusasetukset

Jos käytät usein samoja perusasetuksia tekemissäsi lomakkeissa, voit määrittää ne toistumaan automaattisesti kohdasta "Asetukset", joka löytyy oikean yläkulman valikosta.


Tällä hetkellä kaikkiin luotaviin lomakkeisiin toistettavia asetuksia on kolme. Tulevaisuudessa uskoisin näitä ilmaantuvan myös lisää.



Uusi kysymystyyppi: Valintaruudukko

Lomakkeisiin on lisätty myös uusi kysymystyyppi, valintaruudukko, joka antaa monipuolisemmat mahdollisuudet tiedustella esimerkiksi sopivaa koulutuspäivää kuin aikaisemmin käytössä ollut monivalintaruudukko.


Kuten monivalinta ja valintaruudut kysymyksissä yleensäkin, myös tässä tapauksessa niiden erona on se, että monivalintaruudukossa vastaaja voi valita yhden annetuista vaihtoehdoista, kun taas valintaruudukko mahdollistaa useiden vaihtoehtojen valitsemisen.


Vastaajan suuntaan valintaruudukko kysymys näyttää tällaiselta:


Osioiden asetukset

Käyttäjien toiveiden pohjalta myös lomakkeen osioiden käsittelyyn on lisätty asetuksia, joiden avulla on helppo kopioida niitä, siirrellä eri järjestykseen ja esimerkiksi yhdistää yllä olevaan osioon. Asetukset löytyvät uuden osion oikean yläkulman painikkeen alta.




Aurinkoisia kesäpäiviä,
Mia 
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan


2. kesäkuuta 2017

Tukipalvelumme päivystävät kesällä normaalisti

Haluamme toivottaa kaikille aurinkoisia lomapäiviä ja rentouttavaa kesää!

Monet toimistot hiljenevät ihmisten siirtyessä kesälomille tässä vaiheessa vuotta. Myös meillä lomaillaan, mutta tästä huolimatta toimistomme on avoinna koko kesän ja tukemme päivystää normaalisti arkisin klo.9.00 - 17.00 välillä.

Pääkäyttäjille suunnatut tukipalvelumme tavoitat sähköpostitse osoitteesssa tuki@cloudpoint.fi tai puhelimitse 09-4257 9286. Jos et ole tehnyt kanssamme jatkuvaa tukisopimusta, voit kysyä apua myös numerosta 0600-309900 (1,98€/min+pvm).


Cloudpointin poppoo
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

1. kesäkuuta 2017

Kuntachrome järjestetään 10.10.2017

Nyt on aika laittaa merkintä kalenteriin lokakuulle, sillä järjestämme jälleen yhdessä Chrome-laitevalmistajien ja Googlen kanssa syksyn suurimman Chrome-tietokoneisiin keskittyvän tapahtuman. Kuntachrome pidetään Helsingin Holiday Inn City Center -hotellin kokoustiloissa 10.10.2017.

Varaa oma paikkasi jo nyt ilmoittautumislomakkeemme kautta: https://goo.gl/forms/Gh3X52BBd7bW7HYR2 

Päivitämme lisätietoja tapahtuman verkkosivuille: www.kuntachrome.fi


Samu Nurmi
myynti@cloudpoint.fi tai 09-4257 9282
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

24. toukokuuta 2017

Opetussuunnitelman mukainen oppimisportfolio Google Sitesilla

Monissa kouluissa on kevään aikana pohdittu ratkaisua ensi syksylle OPS:in mukaisten oppimisportfolioiden luomiseksi. Ensimmäiseksi kannattaa valita aiheeseen sopiva työkaluja, jonka jälkeen on helpompi rakentaa toteutussuunnitelma. Googlen G Suite for Education -ratkaisua käyttäville oppilaitoksille suosittelen Google Sites -sovelluksen uutta versiota. Se on erittäin helppokäyttöinen, sinne on mahdollista kerätä opiskeluvuosien varrella parhaat työt ja oppilas voi halutessaan siirtää sivuston itselleen muistoksi @gmail.com-tunnukseen jahka jonakin päivänä opinnot päättyvät ja koulun tunnus poistuu käytöstä.

Näin aloitat portfolion rakentamisen

Ensimmäiseksi luodaan uusi sivusto. Tämän voi tehdä jokainen oppilas oman G Suite -tunnuksensa kautta, joko Driven "uusi"-painikkeen alta tai Google Sites -työkalusta (muista valita sovelluksen uusi versio). Pienten oppilaiden kanssa opettajan on hyvä tehdä sivuston luominen yhdessä oppitunnilla niin, että näyttää malliksi sivuston luomisen vaiheet. Nimeksi sivustolle voi antaa esimerkiksi "Oppimisportfolio oppilaan nimi".


Jokainen oppilas voi itse viilata sivuston ulkoasua mieleisekseen. Klikkaamalla oikeasta reunasta kohtaa "tekstikenttä" voi oppilas lisätä etusivulle esimerkiksi esittelytekstin itsestään, portfolion aloittamispäivän ja suunnitelman siitä, millaista sisältöä sivustolle on tarkoitus kerätä. Tekstin rinnalle oppilas voi lisätä esimerkiksi kuvan itsestään tai pienen esittelyvideon.

Sivustolle lisättävät materiaalit, kuten tulevaisuudessa tehtävät, kuvat ja videot kannattaa tallentaa Google Drivelle. Sieltä erilaisten tiedostojen liittäminen sivustolle on helppoa ja tallennustila riittää suuremmillekin töille. Portfoliota varten voi olla hyvä idea luoda oma kansio, johon sitten tallentaa sivustolle lisättävää materiaalia.

Sivuston sisältö, eli navigointi

Portfolioon on tarkoitus vuosien saatossa kertyä runsaasti erilaista materiaalia, kuten parhaat tuotokset eri oppiaiheista jokaiselta lukuvuodelta. Se miten kaikki tiedot jäsentyvät ajansaatossa sivustolle riippuu paljon siitä, millaiseksi sivuston navigointi muotoillaan. Kun aloittaa hyvällä pohjalla, voi järjestystä tietysti muokata myöhemmin. Yhtä oikeaa tapaa tähän ei ole, joten ideoiden kannattaa antaa lentää!

Eräs vaihtoehto, josta voi lähteä liikkeelle on luoda sivu jokaiselle luokka-asteelle (1 luokka, 2 luokka, 3 luokka...). Näiden sivujen alle voi aihekohtaisesti kerätä parhaat tuotokset. Jos materiaalia on paljon, voi eri aiheille tehdä alisivut navigointiin ja lisätä sisällön niihin.
Toinen hyvä vaihtoehto on nimetä sivut oppiaineiden mukaan ja puolestaan kerätä niiden alle jokaisen vuoden parhaat työt.




Sivusto jakoon opettajalle

Kun portfolion pohja on rakennettu, kannattaa oppilaita ohjeistaa jakamaan sivusto opettajalle/ niille opettajille joiden sisältö tulee nähdä. Tällä hetkellä pelkkää katseluoikeutta ei voida Sivuston uudella versiolla jakaa tietylle käyttäjälle, mutta oppilaat voivat hyvin jakaa portfolionsa opettajalle muokkausoikeudella. Jos Drivelle on luotu portfoliota varten materiaalikansio, tulee myös tämän käyttöoikeus jakaa opettajalle, jotta kaikki sivustolle upotetut tiedostot näkyvät.


Jos vanhemmat haluavat seurata lastensa koulutöitä, voivat oppilaat näyttää sivustoa kotona omien tunnustensa kautta tai sivusto voidaan jakaa mihin tahansa Google-tunnukseen.
Vertaisarviointia ajatellen, oppilaat voivat halutessaan jakaa sivustonsa myös toisilleen.

Jos oppilaitoksesi kaipaa syksyllä apua Google Sivustojen käytön kanssa, on meiltä tilattavissa sekä lähi- että etäkoulutuksena toteutettuna Google Sites koulutuksia, joissa keskitytään myös oppimisportfolioihin.

Mia Bergius
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

23. toukokuuta 2017

LumApps - sosiaalinen intranet-ratkaisu, jota Googlekin suosittelee

Olemme iloisia voidessamme kertoa, että tuomme ensimmäisenä pohjoismaisena Google Cloud kumppanina saataville LumApps intranet-ratkaisun, joka on palkittu Google Cloud Solution Innovation of the Year -palkinnolla. 

LumApps on ranskalainen yritys, jonka kehittämä sosiaalinen intranet-ratkaisu integroituu täydellisesti Googlen G Suite tuotteiden kanssa. Sen avulla yrityksen sisäisen viestinnän keskeiset toiminnot voidaan kerätä yhteen selkeään portaaliin. Google luokittelee LumAppsin suositeltaviin G Suiten rinnalla käytettäviin lisätoimintoihin


Tutustu LumAppsiin tarkemmin webinaarissa 15.6.2017


Juhlistaaksemme uutta yhteistyökumppanuutta, järjestämme LumAppsin kanssa webinaarin 15.6.2017 klo.10.00 alkaen. Olet lämpimästi tervetullut kuulemaan millaisia mahdollisuuksia LumApps tarjoaa ja miten sen käyttöönotto tapahtuu. 

Ilmoittaudu maksuttomaan webinaariin täältä: https://goo.gl/occmdY


Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

4 syytä aktivoida Team Drive käyttöön

Google Team Drive on suunniteltu helpottamaan tiedon jakamista ja tiimityöskentelyä. Se on käytettävissä G Suite Business, Enterprise, Education ja Nonprofits versioissa. Jos käytät jotakin näistä tuotteista, etkä näe Drivelläsi kohtaa Team Drive, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaasi ja tiedustele, onko toiminnon aktivoiminen mahdollista. 


1. Uusi työntekijä saa nopeasti tarvitsemansa tiedot

Kun organisaatioon saapuu uusi työntekijä ja perehdyttäminen työtehtäviin alkaa, tulee vastaan paljon tietoa jota hänelle tulee jakaa. Vastaavasti meneillään olevaan projektiin saattaa hypätä kesken matkan uusia henkilöitä. Mitä nopeammin uusi henkilö saa työssään tarvitsemansa tiedot, sitä sukkelampaan hän pääsee käsiksi työtehtäviinsä. Team Driven ryhmille jaetut työtilat tulevat uudelle työntekijälle näkyviin välittömästi kun hänet lisätään ryhmään jolle työtila on jaettu. Näin keskeisimmät materiaalit voidaan jakaa tunnukseen valmiiksi jo ennen kuin käyttäjä ehtii tehdä ensimmäistä kirjautumistakaan. 

2. Tiedostot säilyvät Team Drivellä, vaikka henkilöstö vaihtuisi

Tiedon säilyvyyden turvaaminen henkilöstön vaihtuessa on äärimmäisen tärkeää kaikissa organisaatioissa. Normaalisti Driven puolella on voitu vastaavissa tilanteissa tehdä omistajuuden siirto, mutta Team Drive tarjoaa tähän vielä paremman ratkaisun. Tiimitiloissa säilytettävät tiedostot ja kansiot kuuluvat tiimeille, joten ne eivät katoa vaikka joku käyttäjistä vaihtaisi työpaikkaa ja hänen tunnuksensa suljettaisiin. Näin voidaan pitkällä aikavälillä turvata tiedon säilyvyys. 

3. Käyttöoikeuksien jakaminen tiimin ja admineiden kesken on helppoa

Monissa tapauksissa on tärkeää pystyä seuraamaan kenellä on oikeus jakaa ja käsitellä organisaation tietoja. Team Drive mahdollistaa helpon jakamisoikeuksien hallinnan, johon päästään käsiksi myös järjestelmänvalvojien toimesta G Suite hallintakonsolista. Oletuksena kaikilla tiimiläisillä on oikeus nähdä samat tiedostot huolimatta siitä kuka ne työtilaan lisää. 

4. Omien ja tiimiläisten materiaalien erottaminen on helpompaa

Kun Driveä käyttää ahkerasti, kertyy materiaaliakin ajan saatossa runsaasti. Tähän asti tiedon jäsentämiseksi on rakennettu kansioita ja niistä kansiorakennelmia. Sekaisin ovat olleet niin yhteiset, eri tiimien kuin käyttäjien omatkin materiaalit. Kun  vaihtoehdoksi lisätään Team Drive, saadaan kokonaan uusi lokero, jonka selkein viesti käyttäjille on se, että sen sisältämien tiimitilojen materiaali on pääasiassa aina jaettu muille. Näin "Oma Drivelle" on esimerkiksi helpompi rakentaa kansioita, joissa jokainen voi käsitellä omia materiaalejaan. 

Tämän ohjeen avulla pääset aloittamaan Team Driven käytön helposti: ohje

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

11. toukokuuta 2017

Kampanja: Osta 30+ Chrome hallintalisenssiä oppilaitoksellesi ja saat erikoisedut

Teknologiaosaamisen kehittäminen oppilaitoksissa on tärkeää, mutta aikaa on rajallisesti ja budjetit
ovat tiukkoja. Tässä voimme olla avuksi! Käynnistämme kunnille ja oppilaitoksille suunnatun tarjouskampanjan yhdessä Googlen kanssa. Mikäli hankit meiltä 30+ Chrome hallintalisenssiä 1.5 - 15.10.2017* välisenä aikana, saat samaan hintaan teknologiaosaamisen kehittämiseen suunnatun ratkaisukokonaisuutemme, joka sisältää:
  • Chrome tukipalvelu: Cloudpointin tuki arkisin klo.9.00-17.00 puhelimitse ja sähköpostilla. Maksuton Chrome tuki oppilaitoksesi tai kuntasi nimetylle pääkäyttäjälle sisältyy lisenssien hintaan vuodeksi ostopäivästä. 
  • Koulutus opettajien teknologiaosaamisen kehittämiseksi: Osallistu opettajien teknologiaosaamisen kehittämiseen kohdistuvaan puolenpäivän (3h) koulutukseen Helsingissä 14.9 tai Tampereella 9.11.2017. Koulutuksessa keskitytään erityisesti Google Classroomin ja Driven perustaitojen hallintaan opetuksen näkökulmasta. Jokaista kampanjaan sisältyvää ostoa kohden voit ilmoittaa 2 vapaavalintaista henkilöä koulutukseen.
  • Lahjakortti taso 1 sertifikaattikokeeseen: Rohkaise opettajiasi suorittamaan Google Education taso 1 sertifikaattikoe ammatillisen osaamisen todistamiseksi. Tarjoamme lahjakortin maksuttomaan kokeeseen 5 opettajalle oppilaitoksessasi.  

Chrome hallintalisenssin hinta oppilaitoksille on 23€/lisenssi. Sen avulla Chrome-tietokone liitetään keskitettyyn hallintaan, jolloin käyttöön saadaan yli 300 erilaista asetusta, joiden avulla laitteita voidaan hallinnoida.

Tartu erinomaiseen tarjoukseemme ja tilaa jo tänään: 09-4257 9282 tai myynti@cloudpoint.fi
*Tarjous voimassa kunnille ja oppilaitoksille, jotka ostavat 30+ Chrome hallintalisenssiä Cloudpointilta 15.10.2017 mennessä.



CHROME KESKITETYN HALLINNAN EDUT


HELPPO ASENNUS: Laitteen liittäminen hallintaan tapahtuu hetkessä. Sen jälkeen ylläpidät yhtä helposti 10:tä tai 10 000:ta laitetta koulussasi, kunnassa tai kaupungissasi.

HELPPO YLLÄPITO: Keskitetyn hallinnan avulla käyttäjät, oletusasetukset ja -sovellukset voi määrittää hallintapaneelista ja ne astuvat välittömästi voimaan kaikissa organisaation laitteissa.

MONIPUOLISUUS: Asetuksia säätämällä Chrome-tietokone muokkautuu moneen: saat siitä yhteiskäyttöisen vierailijakoneen, infonäytön (digital signage) tai vaikkapa kokeen ajaksi lukitun laitteen. Koneen käyttötarkoitusta on myös helppo muuttaa vaihtamalla asetuksia.

KÄYTTÄJÄHALLINTA: Luo käyttäjät tai käyttäjäryhmät, sekä määritä heille oletusasetukset ja sovellukset. Chrome-laitteen käyttö on myös mahdollista estää verkkotunnuksen ulkopuolisilta käyttäjiltä tai kohdistaa vain valituille käyttäjille. Eri käyttäjäryhmille on mahdollista tehdä yksilöidyt asetukset, jolloin esim. alakoulun pienimpien ja yläkoululaisten asetukset voivat olla toisistaan erilaiset.

VARKAUSSUOJA: Pelkäätkö, että laite päätyy vääriin käsiin? Chrome-laite voidaan merkitä varastetuksi hallinnan kautta, jolloin sitä ei voida käyttää.

Samu Nurmi
myynti@cloudpoint.fi tai 09-4257 9282
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

4. toukokuuta 2017

Lukuvuosi lähenee loppuaan, näin valmistuvat oppilaat taltioivat tietonsa

Kevät on jo pitkällä ja kouluissa valmistaudutaan hiljalleen päättämään lukukautta. Vanhin vuosiluokka opiskelijoista on siirtymässä jatko-opintojen pariin, joka tarkoittaa monissa tapauksissa, että koulun G Suite -tunnus poistuu ennen pitkää käytöstä. Jotta oppilaat saavat tärkeät tiedot talteen, tulee tässä vaiheessa informoida suositeltavista toimenpiteistä. Niissä apuna toimii Google Takeout, joka on kaikkiin G Suite tunnuksiin sisäänrakennettu ominaisuus, jonka avulla on helppo siirtää tiedot talteen toiseen Google-tiliin.

Takeoutin avulla on mahdollista kopioida:
  • Sähköpostiviestit Gmailista
  • Oma Driveltä itse omistetut dokumentit (oman domainin ulkopuolinen jakaminen tulee olla sallittu), sekä Oma Drivellä olevat muiden omistamat dokumentit kopioidaan jos niiden jakamisasetuksissa ei ole estetty tiedoston kopiointia. 

Suosituksena olisikin siis jakaa oppilaille vaikka linkki tähän blogiin ja ohjeistaa heitä siirtämään tiedot talteen henkilökohtaiseen Google-tiliin ennen lukukauden päättymistä.
Myös työpaikkaa vaihtavat opettajat voivat helposti siirtää tietoja itselleen talteen Google Takeoutin avulla.

Näin tiedot siirretään Google Takeoutin avulla

  • Kirjaudu koulun G Suite-tunnukseen.
  • Google Takeout löytyy "Oma tili"-painikkeen alta tai pääset siirtymään siihen suoraan tästä linkistä: https://www.google.com/settings/takeout.  
  • Etsi sivulta kohta: Henkilötiedot ja yksityisyys --> Siirrä sisältösi

  • Aloita tiedonsiirron määritys kertomalla kohdetilin osoite. Tähän täytät oman henkilökohtaisen @gmail.com -tunnuksesi sähköpostiosoitteen. Jos sinulla ei ole Gmail-tiliä, voit luoda sellaisen koska tahansa maksutta. 
  • Paina "lähetä koodi", jolloin antamaasi @gmail.com -osoitteeseen lähtee automaattisesti sähköpostiviesti, josta saat tarvitsemasi koodin. 

  • Kirjaudu toisessa selainikkunassa henkilökohtaiseen postilaatikkoosi. Avaa sinne tullut viesti ja klikkaa painiketta "Näytä vahvistuskoodi".
  • Kopioi koodi talteen ja siirry takaisin toiseen ikkunaan jatkamaan tiedonsiirron määritystä. 

  • Liitä viestistä kopioimasi koodi kohtaan "Anna koodi".
  • Klikkaa "Vahvista".

  • Seuraavassa vaiheessa voit valita mitkä tiedot haluat siirtää koulun tilistä henkilökohtaiseen tiliisi. Valittavana on Driven tiedot ja sähköpostilaatikon sisältö. 
  • Valinnan tehtyäsi, paina "Aloita siirto".

  • Lopuksi saat tiedon, että siirto on käynnistynyt. Se saattaa kestää jopa viikon, riippuen kuinka paljon sinulla on siirrettävää dataa. Anna siis siirron pyöriä rauhassa taustalla. Saat sähköpostilla ilmoituksen kun siirto on valmis. 



Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

3. toukokuuta 2017

Team Drive saatavissa myös G Suite for Nonprofits tileihin

Toisin kuin aluksi ilmoitettiin, nyt myös G Suite for Nonprofits käyttäjillä on mahdollisuus aktivoida Team Drive toiminto käyttöön. Entuudestaan toiminto on ollut saatavissa G Suite Business, Enterprise ja Education versioissa. Tämänhetkisen tiedon mukaan Team Driveä ei tulla lisäämään yrityspuolen Basic-lisensseihin.


Tutustu Team Driven toimintoihin aikaisempien blogiemme kautta:


Näin  otat Team Driven käyttöön


Pääkäyttäjien tulee sallia Tiimin Drivejen luominen organisaatiossa hallintapaneelista (Sovellukset > G Suite > Drive ja Docs > Jakamisasetukset > Team Drive luominen). Vasta tämän jälkeen käyttäjät pääsevät luomaan tiimeille työtiloja. Oikeus voidaan sallia kaikille käyttäjille tai aliorganisaatioittain.
Tämän lisäksi hallintapaneelista on mahdollista hallinnoida Tiimien Drivejä ja niiden jäseniä. Lue aiheesta lisää täältä.


Tammikuussa 2018 Google aikoo muuttaa oletusasetusta niin, että kaikki käyttäjät voivat oletuksena luoda Tiimin Drivejä.

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

24. huhtikuuta 2017

Käytätkö vielä Google Talkia? Nyt on aika päivittää.

Onko organisaatiossasi vielä käytössä Hangoutsia edeltänyt pikaviestin Google Talk? Jos näin on, suosittelemme päivittämään uudempaan versioon lähitulevaisuudessa, sillä Google on ilmoittanut lopullisesti ajavansa alas Talkin 26.kesäkuuta.

Pikaviestimen muutokset tapahtuivat jo useita vuosia sitten ja voi olla, että monelle ei Google Talk sano enää mitään. Osa vanhemmista asiakkaistamme kuitenkin edelleen käyttää tätä versiota. Päivityksen asentumiseen vaikuttaa pääkäyttäjän asettama hallinta-asetus, jonka myötä uudempaan versioon päivittäminen saattaa olla estetty. Näissä tilanteissa pääkäyttäjän tulisi ensimmäiseksi sallia Hangoutsin käyttö, jonka lisäksi suosittelemme samalla sallimaan Hangoutsin uusimman version nimeltään Meet.
Nämä asetukset löytyvät hallintakonsolista kohdasta Sovellukset->G Suite->Hangouts->Chat asetukset. Valitse käyttöön "Hangoutsin chat tai Google Talk" tai "Vain Hangoutsin chat".



Jos uuden pikaviestinversion käyttö on jo sallittu organisaatiossasi, saat päivitettyä sen käyttöön valitsemalla asetuksen "Kokeile uutta Hangouts-palvelua" sähköpostilaatikkoosi sisäänrakennetun pikaviestimen asetusvalikosta.


Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

19. huhtikuuta 2017

Google Sivustojen uudet ominaisuudet

Google Sivustoista julkaistiin viime vuoden lopulla uusi versio. Rinnakkaiselo uuden ja vanhan Sitesin välillä jatkuu edelleen, samalla kun uuteen versioon lisätään ominaisuuksia. Tuorein päivitys tuo tullessaan enemmän kustomointimahdollisuuksia sivuston ulkoasuun ja Tiimin Drivejen upotuksen sivujen sisältöön. 

Ulkoasun kustomointi

Vielä ei päästä rakentamaan täysin kustomoitua ulkoasua Sivustolle, mutta uusina ominaisuuksina on mahdollista lisätä oikeaan yläkulmaan  organisaation oma logo/kuvatiedosto. Heilauta hiirtä oikeassa kohdassa ja saat Lisää logo -painikkeen näkyville. Kuvan voi lisätä omalta koneelta tai verkosta. 


Älykkäät ominaisuudet havitsevat automaattisesti logossa/kuvassa käytetyt värit ja voit niiden pohjalta muokata koko sivuston väriteemaa. 


Värien valintaan on tullut lisämahdollisuuksia myös Teemat -välilehdelle, josta voi valitun ulkoasu teeman kohdalta valita nyt laajemmin eri värejä.

Google Sites ja Team Drive


Kun haluat lisätä Tiimit Driven tai siellä sijaitsevan tiedoston sivustolle, valitse oikeasta reunasta kohta "Drive" ja sen alta välilehti "Tiimin Drivet". Tämän alta pääset valitsemaan haluamasi sisällön sivustolle. 



Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

4. huhtikuuta 2017

Googlen kirjautumissivu uudistuu huomisesta alkaen

Huhtikuun 5.päivä uudistuu Googlen kirjautumissivu, jota käytetään kaikkien Google-tilien kanssa. Tuttuun tapaan se löytyy edelleen www.gmail.com osoitteen kautta. Uudistuneessa ilmeessä on virtaviivaistettu kirjautumista Google-tiliin kaikilla eri laitteilla.

Kirjautumisen toiminnot säilyvät uudistuksesta huolimatta ennallaan ja edelleen kirjauduttaessa G Suite tiliin kirjoitetaan käyttäjätunnus (sisältäen @omadomain.fi loppuosan), salasana ja mahdollisesti käytössä oleva kaksivaiheisen vahvistuksen kertakirjautumiskoodi.


Jos organisaatiosi käyttää SSO (Single Sign-on) ratkaisuja, lisätietoja pääkäyttäjille aiheesta löytyy täältä

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

3. huhtikuuta 2017

ITK 2017 on kevään merkittävin Chrome-tapahtuma

Tämän viikon keskiviikosta perjantaihin meidän porukasta suuri osa suuntaa Hämeenlinnan Aulangolle ITK 2017 -tapahtumaan. Tänä vuonna Googlen kanssa toteuttamamme osasto on suurempi kuin koskaan aiempina vuosina ja teemana on Chrome-tietokoneet. Paikalla on myös laitevalmistajien edustajia Asukselta, Acerilta, HP:lta, Delliltä ja Lenovolta. Nyt on siis vuoden paras tilaisuus tutustua uusimpiin Chrome-laitemalleihin ja kerätä tietoa niiden hyödyntämisestä kouluympäristössä! Löydät osastomme Areena-rakennuksesta, tervetuloa jutulle!

Tärkeimmät tiedot oikean laitemallin valintaan olemme keränneet Chrome hankintaoppaaseen, johon voit tutustua täältä: https://goo.gl/QerqtJ


Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

21. maaliskuuta 2017

Chrome hankintaopas 2017 julkaistu

Mietitkö Chromebookien tai muiden Chrome-tietokoneiden hankintaa? Siinä tapauksessa oletkin jo todennäköisesti ehtinyt huomaamaan, että tarjontaa on runsaasti. Millainen laite siis valita, jotta se olisi omaan käyttötarpeeseen sopiva? Keräsimme yhdessä tuhansien laitteiden kokonaisuuksia hallinnoivien asiakkaidemme kanssa tärkeimmät valintaan vaikuttavat tekijät yhteen hankintaoppaaseen.

Tutustu Chrome hankintaoppaaseen täältä: https://goo.gl/QerqtJ



Kevään paras tilaisuus tutustua eri laitevalmistajiin ja Chrome-tietokoneisiin on ITK 2017 -tapahtumassa 5-7.4.2017 Hämeenlinnan Aulangolla. Googlen ja Cloudpointin osasto löytyy Areena-rakennuksesta. Tervetuloa tutustumaan koko vuoden suurimpaan Chrome osastoon!

Mia Bergius
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

16. maaliskuuta 2017

Google Classroom avautuu laajemmalle joukolle käyttäjiä

Google Classroom on erityisesti opetukseen suunniteltu, opettajien laajasti suosima työkalu, jota aikaisemmin on voinut käyttää ainoastaan virallisilla Google for Education tunnuksilla. Nyt Google on kuitenkin päättänyt avata sovelluksen käytettäväksi muillakin Google-tunnuksilla, eli @gmail.com päätteisillä kuluttajatileillä ja Nonprofits tunnuksilla.



Mitä tämä muutos tarkoittaa perusopetuksessa

Kun mietitään perusopetuksen tilannetta, suosittelemme edelleen, että oppilaitos hankkii oppilaille ja opettajille käyttöön viralliset Google for Education tunnukset ja linjaa oman organisaation käytön näiden varaan. Suosituksemme perustuu tietosuojaan ja sen kannalta keskeisiin tekijöihin, joita ovat:

  • Kuluttajatilien kohdalla tilin todellista omistajaa ei voida mitenkään vahvistaa. Tämä on iso tietosuoja riski. 
  • Kuluttajatilejä ei voida hallinnoida mitenkään, eli salasanojen unohtuessa tai mahdollisissa ongelmatilanteissa apua ei ole saatavilla. Periaatteessa siis tunnuksen haltija on itse vastuussa tunnuksen ylläpitämisestä. 
  • Kuluttajatileissä on 13-vuoden ikäraja, jota Google for Education tunnuksissa ei ole. 
  • Googlen kuluttajatilit ja Google for Education tunnukset noudattavat toisistaan täysin eroavaa käyttöehtosopimusta. Google for Education tunnukset eivät ole mainosrahoitteisia, mutta molemmat vaihtoehdot ovat oppilaitoksille maksuttomia. 
Lue lisää Google for Educationista.

Muutoksen myötä Google for Education pääkäyttäjät saavat myös uudenlaisia hallintaominaisuuksia käyttöönsä, joilla voidaan rajata, millaisilla tunnuksilla Classroomia voidaan omassa organisaatiossa käyttää. Tutustu asetuksiin täältä.

Millaisia mahdollisuuksia muutos tuo tullessaan

Muutos on myös erinomainen mahdollisuus tietyille käyttäjäryhmille, joita pääasiassa ovat aikuiskoulutus, aikuisten täydennyskoulutus ja Nonprofits-järjestöjen sisäiset koulutusohjelmat. 

Nonprofits-käyttäjillä ei ole aikaisemmin ollut Googlen suunnalta tarjolla minkäänlaista työkalua henkilöstön kouluttamiseen. Classroomin avauduttua myös näille käyttäjäryhmille, voivat organisaatioiden HR tai koulutusvastaavat luoda esimerkiksi uuden työntekijän perehdytyspaketin Classroomiin. 

Aikuiskoulutuksessa sen sijaan on pitkään jo ollut perusopetuksesta poikkeava tilanne siinä, että opiskelijat saattavat olla lyhytaikaisia, eikä heille syystä tai toisesta ole haluttu tehdä oppilaitoksen puolesta koulutun Google-tunnuksia. Tällaisille tahoille Classroomin avautuminen laajemmin käyttöön on iso etu, sillä he toimivat koulutuskentälle ja saavat nyt käyttöönsä uuden opetukseen suunnitellun työkalun, johon aikuisopiskelijat eivät tarvitse oppilaitoksen tarjoamaa tunnusta.

Olipa taustasi Classroomin käyttöön millainen tahansa, meiltä saat aiheeseen asiantuntevaa koulutusta. 

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

10. maaliskuuta 2017

Hangouts Meet - videoneuvottelun uudistettu versio

Hangouts Meet on uudistettu versio Googlen tutusta videoneuvottelussa, jonka kehityksessä on erityisesti huomioitu neuvotteluun liittymisen helppous ja tiimityöskentelyn sujuvuus. Perinteinen Hangouts pysyy edelleen käytössä, sillä Meet-versiota pääsee käyttämään vasta kun organisaation pääkäyttäjä on sallinut hallintakonsolista Meet-kokoukset. 


Hangouts Meet on pääosiltaan hyvin samanlainen kuin perinteinenkin Hangouts. Keskeisimpinä uudistuksina on 30 samanaikaista osallistujaa (Enterprise versiossa, Basic ja Business jatkavat 25:llä), uudistuneet liittymislinkit, Enterprise asiakkaiden liittymis PIN-koodi ja uusi raikkaampi ulkoasu videoneuvotteluille. 

Samassa yhteydessä Google julkaisi myös uudistuneen version Hangouts chatistä, mutta tämä on toistaiseksi saatavissa ainoastaan Early Adaptors -ohjelmaan valituille organisaatioille. Tulevaisuudessa voidaan kuitenkin siis odottaa, että myös kirjoitetut pikaviestitoiminnot tulevat uudistumaan. 

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Team Drive julkaistu kaikille sen saaville käyttäjille

Google Team Drive on kehitetty vastaamaan tiimien tarpeisiin. Ne ovat uusia jaettuja työtiloja Driven sisällä, Oma Driven ja Jaettu minun kanssani -osioiden rinnalla. Team Driven sisältämät tiedostot ovat automaattisesti organisaation omistamia, joten mikään niistä ei koskaan katoa vaikka työntekijät vaihtuisivat. Jokaisella tiimiläisellä on aina näkyvissä tismalleen samat tiedostot, jotta sekaannuksilta vältytään.

Yksinkertaistaen voisikin sanoa, että

  • Oma Drive = käyttäjän omat tiedostot ja kansiot
  • Jaettu minun kanssasi = jonkun muun omat tiedostot ja kansiot, joihin sinulla on käyttöoikeus
  • Tiimit Drivet = organisaatiosi omistamat/hallinnoimat materiaalit, joiden käyttöoikeus on jaettu tiimeittäin

Team Drive on tähän asti ollut saatavissa vain valituille testikäyttäjille Early Adaptors ohjelman kautta, mutta nyt Google julkaisee Team Driven kaikille niille G Suite organisaatioille, joiden palveluiden piiriin Team Drive tulee kuulumaan. Näitä ovat G Suite for Education, G Suite Business ja G Suite Enterprise organisaatiot (HUOM yrityskäyttäjät! G Suite Basic ei sisällä Team Drive ominaisuutta). Päivitys on lähtenyt jakeluun tänään ja saapuu vaiheittain kaikille nopean julkaisun valinneille organisaatioille, jonka lisäksi pääkäyttäjän tulee kytkeä toiminto käyttöön. Jos et siis heti tänään näe Tiimin Drivejä, odota muutama päivä ja katso uudelleen. 
Tutustu sillä välin aikaisempaan blogiimme, jossa kurkistimme Team Driven ominaisuuksiin

Kun Team Drive saapuu käyttöön, ilmestyy Driven vasempaan reunaan näkyville Oma Driven alle kohta "Tiimin Drivet". 


Lisätietoja organisaatioiden pääkäyttäjille


Pääkäyttäjien tulee sallia Tiimin Drivejen luominen organisaatiossa hallintapaneelista (Apps > G Suite > Drive ja Docs > Jakamisasetukset > Team Drive luominen). Vasta tämän jälkeen käyttäjät pääsevät luomaan tiimeille työtiloja. Oikeus voidaan sallia kaikille käyttäjille tai aliorganisaatioittain.
Tämän lisäksi hallintapaneelista on mahdollista hallinnoida Tiimien Drivejä ja niiden jäseniä. Lue aiheesta lisää täältä.

Googlen suosituksen mukaisesti Team Drive kannattaa ensin aktivoida pienemmälle joukolle käyttäjiä, testata ominaisuuksia ja rakentaa suunnitelma Team Driven käyttöön. Vasta tämän jälkeen on suositeltavaa tuoda Team Drive laajemmin käyttöön koko organisaatiolle. 

Tammikuussa 2018 Google aikoo muuttaa oletusasetusta niin, että kaikki käyttäjät voivat oletuksena luoda Tiimin Drivejä.

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

6. maaliskuuta 2017

Google for Education: Security & Privacy Roadshow Finland 20.3.2017

Järjestämme yhdessä Googlen kanssa maanantaina 20.3.2017 klo.12.30 alkaen Vantaalla Veromäen koulussa Google for Education Privacy and Security 2017 -tapahtuman, johon olet lämpimästi tervetullut. Tapahtumassa paneudutaan tietosuoja- ja turvallisuuskysymyksiin koulutussektorin näkökulmasta. Paikalla on kansainvälisiä puhujia, joten tapahtuma on englanninkielinen.

Ohjelman, lisätiedot ja rekisteröitymisen löydät tapahtuman sivustolta: 


Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

24. helmikuuta 2017

Henkilöstön kouluttaminen kannattaa!

Asiakaskuntamme koostuu monenlaisista yrityksistä, kunnista ja oppilaitoksista. Jokaisella teistä on oma erityisosaamisalueenne, jossa eittämättä olette loistavia. Me Cloudpointilla olemme Google asiantuntijoita, joten työmme tärkein osa on tuntea G Suite tuotteet hieman paremmin kuin omat taskumme. Se on se osaaminen, jonka välitämme teille osana yhteistyötämme, mutta perinteisemmessä muodossaan se tulee esille koulutuspalveluidemme kohdalla.


Miksi kouluttaminen kannattaa?

Googlen tuotteet on suunniteltu helppokäyttöisiksi. Niissä voi selkeästi havaita oman visuaalisen ja toiminnalisen logiikkansa, joka on pitkän suunnittelu- ja testaustyön tulos. Meissä käyttäjissä on kuitenkin osaajia monista eri lähtökohdista: toisille Googlen tuotteet saattavat olla hyvinkin tuttuja, toiset eivät ole välttämättä käyttäneet niitä koskaan. Kun organisaatio siirtyy käyttämään Googlen G Suite -palveluita, muutoksen hetki on kriittisin koulutuksen kannalta. Sillä tavalla saadaan hyvä startti uuden järjestelmän käyttämiseen, vähennetään merkittävästi inhimillisiä virheitä ja taataan normaali työskentelyn sujuvuus. Organisaation aikaisempi kulttuuri vaikuttaa muutostilanteeseen myös merkittävästi: onko pilvipalvelupohjainen työskentely entuudestaan tuttua, onko tietoa jaettu aikaisemmin organisaation sisällä avoimesti, tuntevatko kaikki pilvipalveluiden suositellut tietoturvakäytännöt? Osana koulutusta ja laajemmin muutoksenhallintaa voidaan lähteä luomaan kokonaan uudenlaisia toimintamalleja ja jalkauttamaan niitä käytännön tasolle.
Koulutus on tärkeää siis monesta muustakin syystä kuin ainoastaan tuoteominaisuuksien opettelun kannalta. Kyse on laajemmasta kokonaisuudesta, jossa ennen kaikkea huomioidaan niiden ihmisten tarpeet ja tukeminen, jotka organisaatiossa käyttävät tuotetta päivittäin. Oppiminen ei rajoitu itse koulutustilaisuuteen tai palvelun käyttöönottovaiheeseen, vaan siitä se varsinaisesti vasta alkaa. Kaikista näistä syistä johtuen uskallan väittää, että henkilöstön koulutukseen käytettävät eurot tulevat moninkertaisesti takaisin jo pelkästään työn tehokkuuttena ja palvelun monipuolisena hyödyntämisenä. Nykyaikaiset pilvipalvelusovellukset, kuten Googlen G Suite, myös kehittyvät ja päivittyvät jatkuvasti, joten osaamisen ylläpitämiselle on paikkansa myös tulevaisuudessa.

Millaisia koulutuksia on tarjolla?

Meidän koulutuspalveluidemme tarjonta kattaa kaikki Googlen G Suite tuotteet perus sähköpostista aina Driveen ja oppilaitosten suosimiin Classroomiin ja YouTubeen. Unohtamatta tietenkään pääkäyttäjille suunnattuja järjestelmän ja Chrome-tietokoneiden hallintakoulutuksia. Tuoteominaisuuksien rinnalle sidomme asiantunmuksemme parhaista käytännöistä ja työn arkeen liittyvistä käytännön vinkeistä. Juuri tästä syystä koulutuksemme saavat paljon kiitosta. Jokaisen koulutuksen tarkempi sisältö suunnitellaan aina asiakaskohtaisesti, eli kerro meille tarpeesi, me suosittelemme kokemuksemme pohjalta siihen sopivan koulutuskokonaisuuden.

Laajensimme myös taannoin kouluttajaverkostoamme ja nyt meillä on kouluttajia ympäri Suomea. Toteutamme sekä lähi- että etäkoulutuksia, jonka lisäksi meiltä on mahdollista tilata myös erilaisia tukimateriaaleja henkilöstön osaamisen kehittämiseen. Koulutuksia on saatavilla sekä suomeksi, englanniksi että ruotsiksi.

Koulutuksen ei kuitenkaan tarvitse aina olla perinteistä kouluttajavetoista oppimista. Itseohjautuville käyttäjille loistava vaihtoehto on tutustua maksuttomaan G Suite Training koulutussovellukseen, joka toimii Chrome-selaimen lisäosana (ei suomeksi). Opetushenkilöstön itseopiskeluun sen sijaan Google on julkaissut kokonaisen Training Centerin täynnä loistavaa materiaalia suomeksi. Ja tietysti taitavat googlaajat löytyvät verkosta loputtomasti laadukasta materiaalia opiskeluun.

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Salasanalla suojattujen Office-tiedostojen avaaminen Google Drivellä

Kaikille G Suite käyttäjille tänään jakeluun lähtevän päivityksen myötä Google Drivelle mahdollistuu salasanalla suojattujen Microsoft Office -tiedostojen (Word, Excel ja Powerpoint) katselu. Kun yrität avata salasanalla suojattua tiedostoa, pyytää järjestelmä lisäämään salasanan ja kun teet sen, aukeaa sinulle tiedoston sisältö katseluoikeudella.  
Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan