27. joulukuuta 2016

Miten valita oikeanlainen Chromebook?

Vaikka usein puhutaankin ainoastaan Chromebookeista tai Chrome-tiekoneista, ensimmäinen asia johon törmäät lähtiessäsi valitsemaan laitetta on laaja kattaus eri laitemalleja useilta eri valmistajilta. Tästä herääkin kysymys, millainen laite valita?


Tällä hetkellä Suomessa myytäviä Chrome-tietokoneita löytyy Asuksen, Acerin, HP:n, Dellin ja Lenovon valikoimista. Jokaisella näistä laitevalmistajista on mallistossaan useita eri Chromebookeja ja uusia tietysti saapuu markkinoille aika ajoin, vanhempien mallien puolestaan poistuessa. Yhteistä kaikille Chrome-laitteille on niiden käyttämä ChromeOS -käyttöjärjestelmä, joka takaa automaattiset päivitykset, sisäänrakennetun virustorjunnan ja mahdollisuuden liittää Chromebookit keskitettyyn hallintaan. Laitevalmistajakohtaisia eroja voivat olla esimerkiksi laitteen muoto ja valmistusmateriaali, kosketus/perinteinen näyttö, erilaiset liittimet, prosessorin valmistaja ja tehokkuus sekä muistin määrä. Verrattuna perinteisiin tietokoneisiin, oikeastaan kaikki Chrome-tietokoneet ovat hintaluokaltaan edullisia.

Teknisten ominaisuuksien vertailu on hyvä tehdä aina omien käyttötarpeiden perusteella. Apuna tässä voi käyttää esimerkiksi tätä erinomaista vertailua, josta löytyy lista tällä hetkellä markkinoilla olevista laitteista ja niiden ominaisuuksista. Sivustolta löytyy myös aikaisempien vuosien laitemallit.

Jos Chromebookit ovat tulossa opetuskäyttöön, on hyvä huomioida esimerkiksi ominaisuuksia, jotka liittyvät laitteen valmistusmateriaaleihin (kestävyys kovassa käytössä), näyttöön (onko tarvetta kosketusnäytölle vai ei) ja liittimiin (USB-porttien määrä ja muut mahdollisesti tarvitut liittimet).


Jos edelleen tuntuu, että omaan käyttöön sopivan laitteen valitseminen tuntuu haastavalta, meidän tekniset asiantuntijamme neuvovat asiassa mielellään. Jos suinkin mahdollista, kannattaa myös osallistua sellaisiin tapahtumiin, joissa eri laitevalmistajien Chromebookeja pääsee hypistelemään ihan livenä. Tällaisia tilaisuuksia olemme järjestäneet syksyisin Kuntachromen yhteyteen ja keväällä ITK 2017 -tapahtumassa laitteita tulee olemaan esillä. Loistavaa käyttökokemustietoa saa myös pirauttamalla johonkin Suomen lukuisista kaupungeista tai kunnista, joissa Chromebookit ovat laajassa käytössä opetuksen tietokoneena. Tutustu myös aikaisemmin julkaistuun blogiimme "Miksi koulut suosivat Chromebookeja?".

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

19. joulukuuta 2016

Google Takeout - uutuustuote helpottaa datan siirtoja kouluissa

Lähes jokaisessa koulussa törmätään ennen pitkää yhteen ongelmaan: Miten ratkaista valmistuvien oppilaiden käyttäjätunnusten sulkeminen ja ennen tätä tapahtuva datan taltiointi. Google for Educationia hyödyntävissä oppilaitoksissa on pääasiassa noudatettu joko alumnitunnukset käytäntöä tai tunnusten sulkemista määritetyn ajan puitteissa. Viimeksi mainitussa vaihtoehdossa olennaisena osana on ollut tiedottaa poistuvia oppilaita sulkemiskäytännöistä esim. 3 kuukautta ennen valmistumista, jotta heillä on aikaa tallentaa haluamansa tiedot itselleen.

Alkuvuodesta 2017 Google tuo markkinoille uuden tuotteen, Google Takeout:in, joka tarjoaa siirtotyökalun, jonka avulla niin sähköpostien kuin Drive tiedostojen siirtäminen koulun tilistä henkilökohtaiseen @gmail.com -tunnukseen onnistuu vaivattomasti. Siirtoja voi tehdä myös kahden eri Google for Education -tunnuksen välillä.

Takeoutin avulla on mahdollista kopioida:
  • Sähköpostiviestit Gmailista
  • Oma Driveltä itse omistetut dokumentit (oman domainin ulkopuolinen jakaminen tulee olla sallittu), sekä Oma Drivellä olevat muiden omistamat dokumentit kopioidaan jos niiden jakamisasetuksissa ei ole estetty tiedoston kopiointia. 


Vaikka Google Takeout ei ole vielä käytettävissä, voivat oppilaitosten pääkäyttäjät valmistautua tulevan ominaisuuden käyttöönottoon sallimalla hallintapaneelista siihen liittyvät asetukset. Ne löytyvät reittiä Sovellukset -> Googlen lisäpalvelut -> Google Takeout.
Oletuksena Google Takeoutin käyttäminen on sallittua. Se voidaan määrittää käyttöön myös käyttäjäorganisaatiokohtaisesti, esimerkiksi ainoastaan valmistuville opiskelijoille.

Olen usein koulutuksissa kuullut opettajilta kysymyksiä heidän tunnuksensa kohtalosta ja tietojen siirroista, jos esimerkiksi edessä on jossakin vaiheessa uraa työpaikan vaihto. Google Takeout toimii yhtälailla tällaisissa tapauksissa helppona keinona siirtää työnantajan tilistä omasta tiedot talteen henkilökohtaiseen tunnukseen.

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

16. joulukuuta 2016

Hyvää joulua ja kiitos kuluneesta vuodesta!

Vuosi on vierähtänyt jälleen hurjaa vauhtia ja joulu kolkuttelee jo ovella. Haluamme tässä vaiheessa pysähtyä hetkeksi ja kiittää kaikki asiakkaitamme sekä yhteistyökumppaneitamme kuluneesta vuodesta. Tämä on ollut jälleen mielenkiintoinen ja tapahtumarikas vuosi, jonka aikana tiimimme on vahvistunut uusilla jäsenillä, olemme saaneet osallistua moniin mielenkiintoisiin projekteihin ja nähdä päämiehemme Googlen suunnalta uusia tuotelanseerauksia, kuten uusi Sites, Team Drive ja Expeditions.

Me olemme perinteisten joulupakettien sijaan jo monena vuonna osallistuneet Hope yhdistyksen arvokkaan työn tukemiseen suomalaisten lapsiperheiden hyväksi. Tänäkin vuonna kohdistamme lahjoituksen Hope yhdistykselle korttien ja pakettien sijaan.


Joulun välipäivinä tukipalvelumme päivystää normaalisti klo.9.00 - 17.00 välisenä aikana: 
tuki@cloudpoint.fi ja 09-4257 9286

Rauhallista joulunaikaa toivottaen,
Lauri Kaski ja koko Cloudpointin väki 
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan 

1. joulukuuta 2016

Google Team Drive - ensimmäinen vilkaisu toimintoihin

Google Team Drive on kehitetty vastaamaan tiimien tarpeisiin. Ne ovat uusia jaettuja työtiloja Driven sisällä, Oma Driven ja Jaettu minun kanssani -osioiden rinnalla. Team Driven sisältämät tiedostot ovat automaattisesti organisaation omistamia, joten mikään niistä ei koskaan katoa vaikka työntekijät vaihtuisivat. Jokaisella tiimiläisellä on aina näkyvissä tismalleen samat tiedostot, jotta sekaannuksilta on helppo välttyä.


Kuten aikaisemmin kerroimme, Team Drive on toistaiseksi saatavilla ainoastaan valituille organisaatioille Early Adaptors -ohjelman kautta. Early Adaptors tarkoittaa, että uusiin ominaisuuksiin ei pääse vielä tässä vaiheessa siirtymään suoraan, vaan Google G Suite Business/ Education pääkäyttäjät voivat hakea niihin pääsyä organisaationsa puolesta. Early Adaptors-vaiheen aikana uusista ominaisuuksista kerätään käyttäjäkokemusta ja niitä kehitetään edelleen, jonka jälkeen ne yleensä julkaistaan laajemmalle käyttäjäkunnalle.

Team Drive ei näillä näkymin ole tulossa kaikkiin G Suite -ympäristöihin. EA-ohjelmaan mukaan voivat päästä ainoastaan G Suite Business ja Education organisaatiot. Pääasiallisesti tähän vaikuttava asia on tallennustila: sekä G Suite Business että Education ympäristöissä on rajaton tallennustila käytössä, joka mahdollistaa myös Team Driven toiminnan. 

Mihin Team Driveä tarvitaan?


Team Drive on suunniteltu kolmen keskeisen tarpeen äärelle:
  • Tiedostot pysyvät paikallaan, vaikka työntekijät vaihtuvat: Team Drivellä tiedostojen ja kansioiden omistajuus on organisaatiolla/tiimillä, joten materiaalit säilyvät aina koskemattomina, vaikka henkilöt organisaatiossa vaihtuisivat ja heidän tilinsä suljettaisiin. 
  • Yksinkertaisemmat jakamisasetukset: Perus Driven puolella on mahdollista säätää jakamisasetuksia niin, että saman kansion sisällä eri käyttäjät voivat nähdä eri määrän tiedostoja. Tämä aiheuttaa toisinaan sekaannuksia. Team Drivellä on pyritty yksinkertaisuuteen ja tästä syystä kaikki tiimitilaan lisätyt henkilöt näkevät aina saman sisällön. 
  • Tiedon löydettävyys: Tällä hetkellä kun uusi henkilö lisätään ryhmään, tälle ryhmälle jaetut tiedostot eivät tule näkyviin käyttäjän Drivelle. Team Drive parantaa tiedon löydettävyyttä ja kun uusi työntekijä lisätään ryhmään, ilmestyy hänen tunnukseensa välittömästi näkyville ryhmälle jaetut tiimitilat.
Kun Team Drive otetaan käyttöön, voisi sanoa, että Oma Drivellä säilytetään sen jälkeen henkilökohtaisessa käytössä olevia materiaaleja. Team Drive sen sijaan on tarkoitettu kaikelle yhteiselle.

Team Driven toiminnot


Kun Team Drive saapuu käyttöön, ilmestyy Driven vasempaan reunaan näkyville Oma Driven alle kohta "Tiimin Drivet". 


Kun siirryt Oma Driveltä tiimitilan puolelle, näkymä muuttuu jonkin verran: sininen "Uusi"-painike muuttuu "Uusi tiimin Drive"-painikkeeksi, jonka kautta pääset luomaan uuden työtilan tiimille. Sen voi nimetä haluamallaan tavalla ja siihen voi lisätä esim. lomakkeista ja Classroomista tutun teeman.
Tässä on hyvä huomata, että jokaisen tiimitilan sisällä, kaikki tiimin jäsenet näkevät aina tasapuolisesti koko sisällön. Toisin kuin olemme siis tottuneet perus Driven puolella, tiimitilassa eri käyttäjille ei voi olla eri oikeuksia tiedostoihin ja kansioihin. Suosituksena siis on, että luot erillisen Team Drive tiimitilan sellaisille tiedostoille ja kansioille, jotka eivät saa näkyä kaikille tiimiläisille.  


Voit siirtää perinteisellä "vedä/tiputa"-taktiikalla tiedostoja Omalta Driveltä tiimitilaan. Tällä hetkellä kansioiden tiputtaminen ei vielä toimi. Lisäksi voit tiimitilan ollessa valittuna käyttää vasemman reunan "uusi"-painiketta, jonka kautta saat luotua uusia kansioita, dokumentteja ja ladattua tiedostoja omalta koneeltasi tiimitilaan.

Henkilöiden kutsuminen Team Drivelle on helppoa. Kun olet luonut uuden tiimitilan, sen yläreunasta löytyy Share -jakamispainike. Voit kutsua yksittäisiä henkilöitä (EA vaiheessa ainoastaan oman domainin sisältä) tai hyödyntää ryhmiä. Erityisesti ryhmien hyödyntäminen tiimitiloissa on loistava ominaisuus, sillä kun esimerkiksi uusi työntekijä saapuu taloon ja admin lisää hänet ryhmään, jolla on tiimitiloja Drivellä, päivittyvät nämä tilat uudelle käyttäjälle näkyviin välittömästi.  


Jakamisasetuksista löytyy yksi uutuus aikaisemmin Driveä käyttäneille: "täydet käyttöoikeudet" on uusi korkein hallintaoikeus. Tästä hieman suppeampana vaihtoehtona on "Muokkausoikeus", jolla saa tehtyä kaikkia muita muutoksia, paitsi jäsenten hallinnointia ja poistamista. Lisäksi kaikkien käyttöoikeuksien alle on lisätty pieni ohjeteksti, joka helpottaa sopivan vaihtoehdon valitsemisessa. Tässä on kuitenkin tärkeää muistaa, että omisjuus on koko ajan verkkotunnuksellasi.


Jakamisesta lähtee tuttuun tyyliin sähköposti-ilmoitus, jonka voi myös halutessaan jättää lähettämättä. Jako voidaan tehdä myös linkin avulla oman organisaation sisällä. Jos jaat käyttäjälle, jolla on G Suite Basic tili, voi hän saada ainoastaan katseluoikeuden sisältöön. 


Materiaalin poistamiseen liittyen Team Drive tekee poikkeuksen tavalliseen Driveen: tiimitiloista poistetut tiedostot menevät roskakorin alle omiin kansioihinsa, jossa ne säilyvät ainoastaan 30 päivää. Oma Driveltä poistetuilla tiedostoilla ei edelleenkään ole automaattista roskakorin tyhjennystä. 


Huomioitavaa


Team Drive ei ole vielä täysin valmis ja Early Adaptors vaiheeseen liittyy muutamia rajoituksia, jotka on hyvä huomioida:
  • Team Drive EAP on saatavissa vain G Suite Business ja Education asiakkaille. 
  • Ainoastaan organisaation pääkäyttäjät voivat pyytää pääsyä mukaan Team Driven EA-ohjelmaan. 
  • Jos Team Drive halutaan ottaa käyttöön tässä vaiheessa, tulee ominaisuus ottaa käyttöön koko organisaatiolle. Pääkäyttäjät voivat kuitenkin rajata organisaatioyksiköittäin Team Driven käyttöön vain osalle käyttäjistä. 
  • Team Drive ei vielä tue kaikkia ominaisuuksia, kuten oman verkkotunnuksen ulkopuolisille henkilöille jakamista, Driven desktop sovelluksen synkronointia ja Vault varmuuskopiointia. 
  • Ainoastaan tiedostoja on mahdollista siirtää sisään ja ulos Team Driveltä. Kansioiden kohdalla tämä ei ole mahdollista tällä hetkellä.

Kiinnostuitko Team Drivestä? Mukaan Early Adaptors -ohjelmaan voit hakea täältä.

Mia Bergius
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan