21. lokakuuta 2016

Uusia älytoimintoja tehostamaan työskentelyä

Erilaiset älykkäät toiminnot sovelluksissa helpottavat työskentelyä ja säästävät aikaa enemmän kuin huomaammekaan. Hyvä esimerkki tästä on Google-sovellusten automaattinen täydennys, joka tarjoaa valmiiksi tallentuneita osoitteita sovellusten vastaanottaja kenttiin, jotta meidän käyttäjien ei tarvitse muistaa tai kirjoittaa niitä aina uudelleen ja uudelleen. Vastaavaa älykkyyttä löytyy Googlen tuotteista kauttaaltaan ja eilen julkaistun päivityksen myötä tuo joukko on laajentunut entisestään. Tosin kaikki uutuudet eivät välttämättä ole vielä ehtinyt päivittymään kaikille käyttäjille, joten seuraile tilannetta lähiviikkojen aikana jos vielä et toimintoa omasta tunnuksestasi löydä.

Google Dokumenttien kommentointi ja määrittäminen


Google Dokumenttien kommentteja käytetään moniin eri tarkoituksiin, kuten omiin muistiinpanoihin, ideoiden lisäämiseen, yhdessä työskentelyyn, palautteen antamiseen ja tehtävä vastuiden merkitsemiseen.

Uutuutena komenttikenttään lisätyn toimenpiteen voi määrittää tehtävänä toiselle henkilölle:
  • Kirjoita kollegan/yhteistyökumppanin/oppilaan osoite kommenttikenttään (automaattinen täydennys tarjoaa vaihtoehtoja).
  • Kirjoita haluamasi kommentti.
  • Valitse "Määritä käyttäjälle..." ja "Anna tehtävä"

Lisäksi dokumentit osaavat tunnistaa tekstistä tehtävämuotoisen lauseen (englanniksi) ja ehdottaa sen pohjalta kommenttiin muodostuvaa tehtävää. Hyviä esimerkkilauseita, jotka järjestelmä tunnistaa ovat esimerkiksi “Ryan to follow up on the keynote script” tai “Andrea to schedule a weekly check in”.

Annettujen tehtävien seuranta


Kun kommenteissa annettu tehtävä on merkitty sinulle, löydät merkinnän sisältävät tiedostot Driven selainnäkymässä tai mobiilisovelluksessa helposti niiden päälle ilmestyvän pienen kuvakkeen kautta. Samassa paikassa näkyy myös tieto dokumentin sisältämistä avoimista ehdotuksista.

Google Lomakkeen uutuudet


Kun kirjoitat monivalintakysymystä, jonka vastausvaihtoehdot ovat loogisesti "arvattavissa" (esim. viikonpäivät tai T-paidan koot), saattaa lomake ehdottaa sinulle kysymyksen alapuolelle valmiiksi vastausvaihtoehtoja. Voit valita ehdotuksen, jolloin sen mukaisesti vastaukset täydentyvät valintoihin automaattisesti.
Ja sitten kerrassaan loistava ja paljon toivottu uutuus: Google Lomake saa uuden kysymystyypin, joka mahdollistaa tiedoston lataamisen kysymyksen vastaukseksi joko omalta laitteelta tai Google Driveltä. Vastauksena palautetut tiedostot järjestyvät omaan kansioonsa Drivelle. 
Huom: Tämä toiminto tulee olemaan käytössä vain G Suite asiakkaiden oman organisaation käyttäjien välillä.

Muuta mukavaa


Edellämainittujen ominaisuuksien lisäksi Google on myös parantanut Puhekirjoitus -toiminnon muotoilukomentoja, joita löytyy nyt paitsi välimerkkeihin, myös tekstin muotoiluun isojen ja pienten kirjainten osalta, linkkien lisäämiseen, tekstin värin muuttamiseen ja moneen muuhun. 

Jos yrityksesi käyttää Slack-sovellusta, kannattaa tutustua uuteen Google Drive ominaisuuteen, josta lisätietoja löytyy täältä.


Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

7. lokakuuta 2016

Google Lomake uutuus: kerää vastaajien sähköpostiosoitteet helposti

Jos olet halunnut kerätä Google Lomakkeeseen vastaajien sähköpostiosoitteet, siihen on aikaisemmin ollut kaksi tapaa: luoda pakotettu kysymys tai valita automaattinen tallennus oman verkkotunnuksen kirjautuneille käyttäjille. Toimintoa on nyt hieman uudistettu, jonka myötä sähköpostiosoitteiden kerääminen onnistuu Lomakkeen asetusten avulla kaikilta käyttäjiltä.

Avaa Google Lomakkeen asetukset oikean yläreunan rataksen alta. Valitse "Kerää sähköpostiosoite"-asetus ja lomakkeeseesi ilmestyy ensimmäiseksi automaattisesti pakotettu kysymys sähköpostiosoitteelle. Voit siis jättää valitsematta kohdan "Rajoita verkkotunnuksen...käyttäjille".


Vastaajaan suuntaan lomake näyttää tällaiselta:


Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan



6. lokakuuta 2016

Aiheiden käyttäminen Classroomissa

Kun kierrän kouluttamassa opettajia eri oppilaitoksissa, olen monesti kuullut kysymyksiä ja toiveita liittyen Classroom kurssien etusivun Streamin sisällön jäsentämiseen. Aikaisemmin Classroomissa ei ole ollut tähän kovinkaan monia vaihtoehtoja, mutta syksyn päivityspaketissa julkaistu mahdollisuus lisätä Streamille aiheita oli jo suuri apu asiaan. Nyt toimintoa on parannettu entisestään ja Streamin aiheet voi luoda vaikkapa samalla kun luo kokonaan uuden kurssinkin.

Classroom kurssin etusivun vasemmasta reunasta löytyy aiheille oma laatikkonsa, jonka alareunassa on kohta "lisää aihe". Sen kautta voit luoda haluamiasi aiheita sellaisen määrän kun koet tarvitsevasi. Toki voit lisätä niitä myös kurssin edetessä ja muokata myös jälkeenpäin. Aiheet toimivat navigointilinkkeinä: klikkaamalla esimerkiksi aihetta "kysymykset", näkyvät sen jälkeen vain sen alle liitetyt päivitykset.

Millaisia aiheita sitten tulisi luoda? Ehdoton ykkönen on rakentaa oma aiheensa tehtäville (nimeä yksinkertaisesti ja lyhyesti: Tehtävät) ja lajitella sen alle kaikki kurssin aikana oppilaille annetut tehtävät. Näin oppilaidenkin on helppo seurata missä vaiheessa he etenevät tehtävien suhteen ja myös löytää muuten Streamille helposti hukkuvat vanhemmat tehtävät.
Toinen yleishyödyllinen on "kysymykset" tai "keskustelu", jonka alle voidaan lajitella vapaamuotoisemmat asiat ja myös oppilaiden lähettämät päivitykset.
Aiheet antavat myös oivallisen vaihtoehdon kurssin sisällön järjestämiseen, jolloin voit luoda aiheita aliotsikoiden tapaan. Jos opetetat esimerkiksi Englannin peruskurssia, voit luoda aiheet kuvan osoittamalla tavalla:
Osa 1: Kielioppi
Osa 2: Sanasto
Osa 3: Ääntäminen
Erityisesti laajoissa opintokokonaisuuksissa kurssin sisällön jäsentäminen osiin aiheiden avulla on erittäin hyödyllistä.


Kun aiheet on luotu ja olet tekemässä Streamille uutta päivitystä, saat samalla liitettyä päivityksen valitsemaasi aiheeseen suoraan päivitysikkunasta.


Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan