30. syyskuuta 2016

Team Drive ja Hangouts julkaistu Early Adaptors-ohjelmaan

Uuden nimen lisäksi Googlen on tänään julkaissut tiedon kahdesta uudesta ominaisuudesta Early Adaptors-ohjelmaan, jotka ovat Team Drive ja Hangoutsin tiimiominaisuudet. Early Adaptors tarkoittaa, että uusiin ominaisuuksiin ei pääse vielä tässä vaiheessa siirtymään suoraan, vaan Google G Suite pääkäyttäjä voi hakea niihin pääsyä organisaationsa puolesta. Early Adaptors-vaiheen aikana uusista ominaisuuksista kerätään käyttäjäkokemusta ja niitä kehitetään edelleen, jonka jälkeen ne yleensä julkaistaan laajemmalle käyttäjäkunnalle. 

Team Drive


Kun Drive lanseerattiin markkinoille vuonna 2012, tavoitteena oli tuoda kaikki tiedot saataville kaikille laitteille. Tällä hetkellä Drive on asennettuna yli miljardiin mobiililaitteeseen ja se jatkaa suosionsa kasvattamista edelleen. Organisaatioiden ottaessa Driven omakseen, esille on noussut uudenlaisia tarpeita: tiimit. Ne kehittyvät nopeasti, kasvavat, toisinaan kutistuvat ja kasautuvat kokoon uudelleen. Näiden tarpeiden täyttämiseen Google on kehittänyt Team Drive-ominaisuuden, jonka keskeisenä ajatuksena on liikkua yksittäisen käyttäjän miettimisestä tiimeihin. Se mahdollistaa käyttäjien lisäämisen ja poistamisen sujuvasti tiimi tiloihin ja niiden tehokkaamman hallinnoinnin.
Team Drive tulee olemaan yksi osio Driven sisällä, Oma Driven ja Jaettu minun kanssani -osioiden rinnalla.

Alustavan tiedon mukaan Team Drive ominaisuus olisi tulossa ainoastaan G Suite Unlimited -organisaatioille.

Hangouts tapaamiset tiimeille


Tiimit ovat nykyään usein levittäytyneet useisiin toimipisteisiin saman maan sisällä tai pitkin maapalloa. Yksi keskeinen tekijä tällaisen työskentelyn mahdollistumiseen ovat olleet videoneuvotteluratkaisut. Google Hangoutsin avulla yhteydenpito on helppoa, eikä etätyöläinenkään koe olevansa yksin. Hangouts on jo pitkään saanut runsaasti kehuja helppokäyttöisyydestään ja siitä, että sen käyttöönottaminen ei vaadi erityisiä asennuksia. Nyt tästä tehdään vieläkin helpompaa: ei asennuksia, ei selainlaajennuksia, kutsu ketä tahansa, liity kaikilta laitteilta, jopa ilman Google-tiliä tai internet-yhteyttä. Jokaiseen tapaamiseen muodostuu lyhyt URL-osoite ja sisäänsoitto numero, joiden avulla kaikki käyttäjät voivat liittyä mukaan videoneuvotteluun kaikilta laitteilta. Maksimi osallistujamäärä nousee nykyisestä 25:stä käyttäjästä 50:een osallistujaan, jonka lisäksi tapahtumien integroituminen Google Kalenteriin on tehty saumattomaksi.

Kaikki edellämainitut uudet ominaisuudet ovat saatavissa tässä vaiheessa ainoastaan Early Adaptors-ohjelmaan hyväksytyille Google G Suite-organisaatioille. Kaikki ilmoittautuneet eivät valitettavasti pääse mukaan Early Adaptors-ohjelmaan, mutta halukkuutensa voi ilmoittaa tämän lomakkeen kautta.

Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Google Apps on nyt G Suite

Google on tänään ilmoittanut uudistavansa Google Appsina tunnetuksi tulleen tuotekokonaisuutensa nimen. Tämä on osa suurempaa uudistusta linjata laajoja tuotekokonaisuuksia yhden nimen alle. Kokonaisuuden sisältä kuitenkin löytyy edelleen kaikki entuudestaan tutut ja asiakkaidemme suosimat työkalut, kuten Gmail, Drive, Hangouts ja Classroom.


Eri tuotepakettien kohdalla muutokset ovat seuraavat:
  • Google for Work (laaja) = Google Cloud
  • Google Apps for Work = G Suite
  • Google for Education (laaja) = Google for Education
  • Google Apps for Education =  G Suite for Education
  • Google for Nonprofits = G Suite for Nonprofits 


Yritykset


Muutos heijastuu tässä vaiheessa suuremmin yrityksille suunnattuihin tuotteisiin. Alla oleva kuva linjaa palveluiden rakennetta, jolloin kokonaisuus on Google Cloud ja sen alle palvelut on jaettu Google Cloud Platformiin, Maps ja Machine Learning API:t, G Suiteen ja laitteistoon, eli Chromeen ja Androidiin. Me Cloudpointilla palvelemme asiakkaitamme Mapsia lukuunottamatta kaikkien muiden osa-alueiden saralla.


Oppilaitokset


Oppilaitoksille suunnatussa tuotekokonaisuudessa muutos ei ole aivan niin suuri, sillä laajemmassa mittakaavassa puhutaan edelleen Google for Educationista tuttuun tapaan. Sen alle kytkeytyvät G Suite for Education -sovellukset ja laitteet.


Tässä kohtaa suurimman kysymysmerkin taitaakin aiheuttaa se, että millä nimellä tuttavallisemmin sovelluksista jatkossa koulumaailmassa puhutaan? Meidän suomalaisten käyttöön niin kovin hyvin vakiintunut GAFE ei enää toimi virallisena lyhenteenä, joten virallisuudesta viis ja pysytään tutussa ja turvallisestai tai sitten hyvät ideat uudesta lempinimestä jakoon!

Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan


28. syyskuuta 2016

Google Docs vinkki: etsi ja korvaa

Monet pienet toiminnot helpottavat kiireistä arkea ja auttavat paikantamaan tietoa juuri silloin kun sitä tarvitset. Yksi näistä pikkuapulaisista on Google Docs ja Sheets -dokumenttien Etsi ja korvaa -toiminto. Sen avulla on helppo kartoittaa samojen sanojen toistuvuutta tekstissä, etsiä pitkästä tiedostosta tiettyä tietoa tai kerralla korvata esimerkiksi tekstissä esiintyvät nimet toisille. Etsitty sana nousee vihreällä taustavärillä esille tekstistä.

Etsi ja korvaa -toiminnon löydät dokumentin yläreunan "Muokkaa"-valikosta.

Käytä säännöllisiä lausekkeita -ominaisuus mahdollistaa myös hieman laajemman tiedon haravoinnin: jos esimerkiksi etsit laajasta dokumentista postinumeroita, voit kirjoittaa Etsi-kenttään  [0-9]{5}(-[0-9]{4})? (US esimerkki). Tämä lauseke paikantaa koko dokumentista kaikki väliviivalliset 4 tai 5-numeroiset postinumerot.
Lisätietoja ja esimerkkejä säännöllisiin lausekkeisiin löydät täältä.


Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

23. syyskuuta 2016

Classroom vinkki: ota tehtävien arvosanat talteen

Opintokokonaisuuden aikana Classroom kursseille saattaa kertyä useitakin tehtäviä, joista yleensä ainakin osa sisältää myös arvosanan pisteiden muodossa. Kurssin päätteeksi voit tallentaa yhteenvedon kaikista tehtävistä Google Spreadsheetiin, jolloin sinulla on yksi selkeä tiedosto kokonaisuuden arviointia varten.

Classroomin tehtäväsivun oikeasta yläkulmasta löytyy ratas-painike, jonka alta löytyy asetus "Kopioi kaikki arvosanat Google Sheetsiin". Ei ole väliä minkä kurssin tehtävistä valitset, kaikkien julkaistujen tehtävien arvosanat listautuvat samaan laskentataulukkoon.


Yhteenveto tehtävien arvosanoista tallentuu automaattisesti Drivellä olevaan Classroom-kansioon. Siellä se säilyy tallessa kunnes poistat sen.


Kun arvosanat ovat tallessa ja opintokokonaisuus saatu päätökseen, Classroom kurssin voi siirtää arkistoon. Siellä se säilyy ei-aktiivisessa-tilassa kunnes poistat sen kokonaan tai uudelleen aktivoit käyttöön. 


Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

21. syyskuuta 2016

Google Drive - etsi tehokkaammin

Google on varmasti tunnetuin edelleen hakukoneestaan, jonka tiedon etsimiseen keskittyneet ominaisuudet ovat vertaansa vailla. Me Google Apps -käyttäjät olemme tottuneet nauttimaan haun tehokkuudesta myös tuotteiden, kuten sähköpostin ja Driven, sisällä jokapäiväisessä käytössä. Perussääntönä voisikin sanoa, että "jos haluat löytää jotain nopeasti ja helposti, käytä hakua". 
Aina voi kuitenkin parantaa ja niin totisesti tehdään tuoreen päivityksen myötä Driven hakutoiminnoille, jotka jatkossa tukevat NPL-teknologiaa (Natural Language Processing) ja muutamia alla listattuja uusia tehokkuusominaisuuksia. 

Etsi nopeammin ja helpommin

Natural Language Processing (NLP) on hieno tapa sanoa, että voit etsiä tietoa kuten puhut. Hakukenttään voi siis kirjoittaa komentomuotoisia hakutermejä, kuten“find my budget spreadsheet from last December” tai “show me presentations from Anissa”. Haku oppii sitä mukaan kun käytät sitä. Periaatteessa NLP:een pitäisi olla kieliriippumaton, mutta ainakin omassa testilussani tällä hetkellä komennot näyttäisivät toimivan parhaiten englanniksi.

Hakuehdotukset

Kiireessä tulee toisinaan kirjoitettua pieniä virheitä hakukenttään tai muuten ei välttämättä aina tarkalleen muista miten etsitty tiedosto on nimetty. Jatkossa Driven haku näyttää hakukentän alla ehdotuksia haetun aiheen läheltä. 

Muuta mukavaa

Tätä ominaisuutta on toivottu paljon Google Docsin puolelle: nyt tekstin voi jakaa useampiin sarakkeisiin.
Tämä muokkausominaisuus löytyy dokumentin yläreunan Muoto-valikosta, kohdasta "sarakkeet". 


Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

19. syyskuuta 2016

Varaa paikkasi: Kuntachrome-tapahtuma 8.11.2016

Järjestämme yhdessä Googlen ja Businessforumin kanssa Kuntachrome ja Chrome-tapahtumat 8.11.2016 Helsingissä. Tapahtumapaikkana on rautatieaseman läheisyydessä sijaitseva Hotelli Arthur. Viime vuonna Kuntachrome-tapahtuma oli täynnä ja osallistujia oli paikalla ympäri Suomea. Varaathan siis paikkasi pian. Tilaisuudet ovat maksuttomia.

Aikataulut 8.11.2016:
Kuntachrome klo.9.00 - 13.30
Chrome-tapahtuma klo.14.00 - 15.30

Kuntachrome-tapahtuman ideana on tutustua Chrome-tietokoneisiin kunta- ja oppilaitosnäkökulmasta. Chrome-tapahtuma on puolestaan suunnattu yrityksille. Esillä on laitemalleista viimeisimmät, kerromme tuotteen keskitetyn hallinnan ominaisuuksista ja siitä mihin perustuvat Chrome-tietokoneiden kustannussäästöt. Voit myös varata meiltä aikaa henkilökohtaiselle keskustelulle tapahtuman aikana tai jakaa kokemuksia muiden organisaatioiden kollegoiden kanssa.

Lisätiedot ja ilmoittautuminen kunnille sekä oppilaitoksille: kuntachrome.fi
Lisätiedot ja ilmoittautuminen yrityksille: chrome.cloudpoint.fi 


Lämpimästi tervetuloa,
Lauri Kaski
Google Apps asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

13. syyskuuta 2016

Hangouts On Air-lähetykset siirtyivät YouTube Liveen

Hangouts On Air on Googlen tunnetun videoneuvottelupalvelun laajoihin livelähetyksiin suunnattu versio. Sen avulla on voinut helposti järjestää avoimen webinarin, taltioida puheen tai vaikkapa tapahtuman. HOA-lähetyksiä on voinut katsella reaaliajassa tai sitten myöhemmin järjestäjän YouTube kanavalta. 12.9.2016 jälkeen ei ole enää mahdollista luoda Google+ -palvelun kautta uusia Hangouts On Air-livelähetyksiä. HOA-ominaisuus ei kuitenkaan ole kadonnut kokonaan, vaan se on siirtynyt kokonaisuudessaan YouTube Liven alaisuuteen, jossa sitä voi edelleen käyttää joko suoraan käynnistettäviin livelähetyksiin tai ajastettuihin tapahtumiin.


Jotta voit käyttää YouTube Live-toimintoja, tulee sinulla olla YouTube kanava, jonka kaikki yli 13-vuotiaat voivat luoda oman Google-tilinsä kautta. Kanavan tulee olla vahvistettu ja maineeltaan hyvä.

Näin aloitat HOA-livelähetyksen YouTubessa


YouTube Live on oma laaja kokonaisuutensa toimintoja YouTuben sisällä. Se on tarkoitettu livelähetysten järjestämiseen ja taltiointiin helposti. Aloittaessasi uuden lähetyksen voit valita haluatko luoda muokatun vai nopean tapahtuman. Näistä vaihtoehdoista "nopea" on entuudestaan tuttu Hangouts On Air. "Muokattu"-vaihtoehto antaa nimensä mukaisesti enemmän toimintoja lähetyksen muokkaamiseen ja käsittelyyn, mutta vaatii myös pystytysvaiheessa enemmän valmisteluja ja toimiakseen Live Encoder-ohjelman, jollaisia ei tällä hetkellä juurikaan löydy esimerkiksi Chromebookeille.


Hangouts On Air ‑tapahtuman luominen YouTube Livessä:
  • Avaa YouTube kanavasi Creator Studio ja siirry kohtaan Suoratoisto > Tapahtumat
  • Klikkaa "Uusi live-tapahtuma"
  • Valitse Nopea (Google Hangouts On Airin avulla).
  • Kirjoita striimille nimi.
  • Klikkaa "Aloita suora lähetys" tai ajasta tapahtuma myöhemmäksi antamalla tarvittavat tiedot.
  • Lähetä reaaliaikaista kuvaa Hangoutsin kautta.

Oletuksena YouTube suosii asetusten puolesta näkyvyydeltään julkisia videoita. Siksi onkin hyvä aina tapahtumaa luodessa tarkistaa, kuinka laajalti haluat lähetyksen ja siitä tallentuvan videon näkyvän. Kanavan videonhallintaohjelmassa voi jälkeenpäin toki myös muuttaa videon näkyvyysasetusta.
Uuden tapahtuman luomisen yhteydessä sille voi määrittää jonkun seuraavista yksityisyysasetuksista:
  • Julkinen: Kuka tahansa voi nähdä tapahtuman ja katsoa sitä.
  • Piilotettu: Tapahtuma ei näy julkisesti, mutta sitä voi katsella kuka tahansa, jolla on linkki siihen. Tämä toimii täysin samoin kuin vastaava asetus Google+:n Hangouts On Airissa.
  • Yksityinen: Vain erikseen kutsutut käyttäjät voivat osallistua tapahtumaan. Kutsun voi lähettää toimialueelle, ryhmälle tai yksittäisille käyttäjille.
Erona entiseen Hangouts On Airiin, YouTube Liven kautta käytössä eivät enää ole K&V, Esittely ja Aplodit -lisätoiminnot. Google Slidesissa on vastaavanlainen Q&A‑toiminto, jonka voi ottaa käyttöön livelähetyksessä.

Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

9. syyskuuta 2016

Google Lomake uutuus mahdollistaa kysymysten pisteytyksen ja arvioinnin

Google Lomake on suoranainen timantti Driven sisältämien ominaisuuksien joukossa. Sille on monia käyttötarkoituksia aina erilaisten tapahtumien ilmoittautumisiin, palautteiden keräämiseen ja vaikkapa kouluissa kokeiden toteutukseen. Tänään julkaistu "Kertauskysymykset"-ominaisuus tuo erityisesti kouluille paljon uusia mahdollisuuksia Google Lomakkeen hyödyntämiseen koekäytössä ilman erillisiä lisäosia. Sen avulla opettaja voi merkitä kysymyksiin valmiiksi oikeat ja väärät vastaukset, niiden palautteen ja pisteytyksen.

Näin hyödynnät Kertauskysymykset-ominaisuutta


Aloita luomalla normaalisti uusi Google Lomake Drivelle ja nimeä se käyttötarpeesi mukaisesti.
Siirry tämän jälkeen lomakkeen oikeassa yläkulmassa olevan ratas-painikkeen alla oleviin asetuksiin ja valitse välilehti "Kertauskysymykset". Klikkaamalla kuvan osoittamaa asetusta kytket toiminnon käyttöön kyseiseen Google Lomakkeeseen. On tärkeää huomata, että tämä toiminto vaatii vastaajaa aina kirjautumaan Google-tiliin.

"Julkaise arvosana"-asetuksen kautta voit vaihdella saavatko oppilaat heti lomakkeen palauttamisen jälkeen automaattisesti tulokset vai haluatko itse tehdä tarkistuksen manuaalisesti. Molemmille toiminnoille on varmasti käyttötarkoituksensa. Jos kyseessä on esimerkiksi sanakoe, oikeiden ja väärien vastausten erot ovat selkeät, jolloin ne on helppo tarkistaa automaattisesti. Jos taas toivot laajempia ja omasanaisia vastauksia kysymyksiin, ansaitsevat ne todennäköisesti tulla manuaalisesti tarkastetuiksi.


Julkaise arvosana-toiminnon vastaukset lähetetään käyttäjille sähköpostitse, tästä syystä osoitteisto kannattaa kerätä vastausvaiheessa. Lomakkeen asetusten Yleistä-välilehdeltä voit klikata päälle kuvan osoittamat asetukset, joista erityisen tärkeä tässä käytössä on "Kerää sähköpostiosoite". Jotta pääset valitsemaan sen, tulee sinun ottaa käyttöön myös "Rajoita verkkotunnuksen...käyttäjille"-asetus. Tällöin vastaajien tulee olla kirjautuneena omaan GAFE-tiliinsä ja osoite tallentuu automaattisesti vastauksia annettaessa.
"Vastauskuitit"-toiminto lähettää sähköpostitse vastaajalle yhteenvedon hänen jättämistään vastauksista lomakkeen täyttämisen jälkeen.


Kun asetukset ovat kunnossa ja Kertauskysymykset-toiminto otettu käyttöön, päästään varsinaisesti muokkaamaan kysymyksiä. Muotoile kysymykset normaaliin tapaan ja klikkaa sen jälkeen kysymyksen alareunasta kohtaa "Oikeat vastaukset".


Voit valita oikean vastauksen ja oikeasta yläkulmasta antaa sille haluamasi pisteet. Klikkaamalla kohtaa "Lisää vastauksen palaute" voit lisätä sekä oikean että väärän vastauksen omasanaisen palautetekstin, jonka oppilaat näkevät lomakkeen palauttamisen jälkeen.


Kun lomakkeen tarkistuksen aika koittaa, siirry Vastaukset-välilehdelle lomakkeen kysymysten muokkaussivulla. Sieltä löydät yleistä statistiikkaa vastauksista "Tiivistelmä"-otsikon alta. Yksittäisten henkilöiden vastauksiin puolestaan pääset "yksityishenkilö"-kohdasta. Sieltä voit myös lähettää vastaajille henkilökohtaista palautetta.
Ja tietysti vastauksia voi tuttuun tyyliin käsitellä myös Google Laskentataulukon puolelta.


Jos olet käyttänyt manuaalisen tarkistuksen vaihtoehtoa oikeiden vastausten palautuksessa, saat lähetettyä ne haluamanasi ajankohtana "Tiivistelmä"-kohdasta löytyvän "Julkaise tulokset"-painikkeen alta. Vastaukset voidaan lähettää yksittäisille oppilaille tai kerralla koko porukalle.


Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan