19. huhtikuuta 2016

Valitse offline-tilaan tallentuvat Google Dokumentit

Olen kuullut monissa koulutuksissa kysymyksiä liittyen Google Dokumenttien offline-ominaisuuksiin. Kaikille käyttäjille ne eivät ole tarpeellisia, mutta paljon matkustaville tai muuten huonon verkkoyhteyden alueille liikkuville ne ovat erittäin tärkeitä. Driven offline-toimintojen kohdalla on tärkeää muistaa, että ne toimivat vain Chrome-selaimessa ja käyttävät surffailuun hyödynnetyn laitteen muistikapasiteettia, joten niitä ei suositella käytettäväksi yhteiskäyttöisillä laitteilla. Samasta syystä jatkossa Google Apps pääkäyttäjät voivat valita hallintapaneelista, saavatko organisaation käyttäjät hyödyntää offline-ominaisuuksia Google Dokumenttien asiakirjoissa, laskentataulukoissa ja esityksissä.

Jos offline-ominaisuudet on sallittu, Drive pyrkii monin eri tavoin määrittämään sen, mitkä Drivellä olevista dokumenteista synkronoidaan offline-käyttöä varten. Pääasiallisena kriteerinä on dokumentin käytön viimeaikaisuus. Juuri jakeluun lähteneen päivityksen myötä käyttäjät voivat itse valita tiettyjä dokumentteja, jotka ovat aina saatavilla myös ilman verkoyhteyttä. Uusi asetus tulee näkyville kuvan osoittamaan kohtaan dokumentin asetusvalikkoon. 
Jos offline-toiminnot ovat sinulle tärkeitä, kannattaa myös tutustua Gmailin ja Google Kalenterin offline-ominaisuuksiin.

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

6. huhtikuuta 2016

Google Kalenterin muistutukset tulevat nyt myös selaimeen

Android ja iOS-mobiilikäyttäjät ovat jo hyvän tovin voineet hyödyntää Google Kalenterin muistutuksia, jotka eroavat varsinaisesti kalenterimerkinnöistä siinä, että ne ovat jaetuissakin kalentereissa näkyvissä ainoastaan kalenterin omistajalle. Nyt Google on ilmoittanut tuovansa muistutuksen myös Google Kalenterin internet-selain näkymään. Tämän myötä selaimessa ja mobiililaitteessa tehdyt muistutukset synkronoituvat sujuvasti molempiin näkymiin.  

Voit lisätä muistutuksen tiettyyn kellonaikaan ja päivään, jolloin kalenteri muistuttaa sinua valittuna ajankohtana. Muistutuksen voi lisätä samoin kuin tavallisenkin kalenterimerkinnän, mutta valitsemalla merkinnän tyyliksi muistutuksen kuvan osoittamalla tavalla.
Muistutukset siirtyvät seuraavaan päivään kunnes merkitset ne tehdyiksi. Näin tärkeät muistiinpanot eivät pääse unohtumaan kiireenkään keskellä.  
Huomioitavaa:
  • Muistutukset eivät näy muille käyttäjille, vaikka heillä olisi mahdollisuus muuten tarkastella kalenteriasi. Muistutukset ovat aina henkilökohtaisia. 
  • Google Työlistan käyttäjät voivat aktivoida muistutukset käyttöön kuvan osoittamasta valikosta heti kun uusi ominaisuus on aktivoitunut tiliin. 

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

1. huhtikuuta 2016

Aktivoi uusi Google Yhteystietojen esikatselu Google Apps -ympäristöösi

Viime vuonna Google julkaisi testikäyttöön uuden Yhteystietojen esikatselu -toiminnon kuluttajatuotteiden puolelle. Sen keskeisiä ominaisuuksia ovat dublikaatien etsiminen, liitetyt profiilit, sekä monet tiedon etsimistä nopeuttavat ominaisuudet ja tietysti uusi ulkoasu. Palaute on ollut positiivista, joten nyt uudet Yhteystiedot laajenevat myös Google Apps-tuotteisiin. Niiden käyttöönottaminen kuitenkin vaatii, että ympäristösi pääkäyttäjä aktivoi ominaisuuden hallintapaneelista.

Ota käyttöön uusi Google Yhteystietojen esikatselu


Hallintapaneeliin on lisätty uusi asetus, joka on oletuksena aina pois päältä. Löydät sen kirjautumalla sisään admin tunnuksella, hallintapaneelin kohdasta Sovellukset -> Google Apps -> Yhteystiedot -> Jakamisasetukset -> Yhteystietojen esikatselu.
Asetuksen muuttamisen jälkeen kaikki organisaation käyttäjät päivitetään automaattisesti Yhteystietojen uuteen versioon, mutta he voivat palata vanhempaan versioon halutessaan klikkaamalla vasemman reunan navigoinnista kohtaa Lisää -> Poistu kontaktien esikatselusta.


Seuraavalla kirjautumiskerralla käyttäjät näkevät Yhteystiedoissa ilmoituksen uusista ominaisuuksista.


Uudet toiminnallisuudet


Helposti eroon dublikaateista: Sama henkilö, mutta kahdet eri yhteystiedot. Tällaisiin tilanteisiin törmääminen saattaa aiheuttaa sekaannusta ja tästä syystä dublikaattien löytäminen onnistuu helposti "Etsi päällekäisyyksiä"-toiminnon avulla.
Parannettu hakemisto: Oman verkkotunnuksen hakemiston selaustapaa ja ulkoasua on muokattu helpommin käytettävään suuntaan. Hakemistosta löytyvät aina kaikki oman verkkotunnuksen osoitteet.
Automaattisesti päivittyvät kontaktit: Käyttäjät voivat helposti pitää yhteystietonsa ajantasalla päivittämällä omia tietojaan Yhteystiedoissa, Google+ profiilia (jos aktivoituna) ja lisäksi profiilikuvaksi käy korkea resoluutioiset otokset.

Rajoitukset ja versioiden välillä liikkuminen


Seuraavat toiminnot eivät ole tällä hetkellä saatavilla Yhteystietojen uudessa versiossa:
Mikäli käyttäjät yrittävät hyödyntää yllämainittuja ominaisuuksia, sovellus ilmoittaa heille, että ne eivät ole käytettävissä palvelun uudessa versiossa ja ohjaa heidät vanhaan versioon.



Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan