17. maaliskuuta 2016

Hangoutsin osallistujien maksimäärä on nyt 25!

Viikko jatkuu erinomaisilla päivityksillä Google Apps-sovelluksiin. Eilen lämmiteltiin Driven jakamisasetusten uutuudella, joka mahdollistaa käyttöoikeuden automaattisen päättymispäivän asettamisen ja tänään jatketaan nostamalla Hangouts-videoneuvotteluun osallistujien maksimäärä 25:teen!

Päivitys saapuu kaikille käyttäjille lähiaikoina, eikä vaadi erillisiä toimenpiteitä.
Tuttuun tapaan Hangoutsiin mukaan liittyvillä henkilöille kolmen ensimmäisen jälkeen on mikrofonit äänettömällä ylimääräisen taustahälyn vähentämiseksi. Uuden maksimi osallistujamäärän myötä kymmenen ensimmäisen osallistujan jälkeen videoneuvottelun alareunassa näkyy vain aktiivisimpien osallistujien pikkukuvat.


Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

16. maaliskuuta 2016

Aseta Driven jakamisasetuksissa käyttöoikeuden päättymispäivä

Jokapäiväisessä työssä tulee vastaan monenlaisia tilanteita, jotka vaativat työhön käytettäviltä palveluilta sopeutumiskykyä. Drive on vahvasti käytetty palvelu asiakkaidemme keskuudessa ja se tarjoaa tehokkaan alustan tiedostojen jakamiselle yritysten, kuntien ja oppilaitosten sisällä. Organisaatiosi oman henkilökunnan lisäksi usein on kuitenkin tarpeellista jakaa tietoa myös ulkopuolelle asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Ajatellaanpa esimerkiksi tilannetta, että organisaationne palkkaa ulkopuolisen konsultin mukaan projektiin määräaikaisesti kuudeksi kuukaudeksi. Työn suorittamiseksi hänellä täytyy olla käytössään tarvittavat tiedostot, kuten projektiaikataulut ja suunnitelmat (tietysti jaettuna Driven kautta, jotta muillakin projektilaisilla on aina samat tiedot käytössään). Tuskin kuitenkaan haluat, että kaikki nämä tiedot jäävät saataville sen jälkeen kun projekti on ohi ja määräaikainen sopimus päättynyt. Juuri julkaistun uuden toiminnon myötä voit asettaa Driven jakamisasetuksissa käyttöoikeuden päättymispäivän. 

  
Pääset asettamaan käyttöoikeuden päättymispäivän Driven jakamisasetuksista avaamalla ensimmäisen näkymän oikeasta alakulmasta kohdan "lisäasetukset". Tämän jälkeen näet henkilöiden nimien perässä pienen kellon, jota klikkaamalla voit valita käyttöoikeuden päättyväksi 7 tai 30 päivän kuluttua. Vapaavalintaisen ajankohdan pääset asettamaan muokatun päivämäärän kautta. Tämän voi tehdä vasta sen jälkeen kun on jakanut käyttäjälle pääsyn materiaaliin.
Driven käyttöoikeuden päättymispäivä toimii ainoastaan "Voi kommentoida" ja "Voi katsella" käyttöoikeuksien kanssa. Tällä hetkellä ei ole mahdollista asettaa käyttöoikeuden päättymistä automaattisesti muokkaus- tai omistajaoikeuteen.

TÄRKEÄÄ: Tämä uusi ominaisuus saapuu käyttäjille vaiheittain seuraavien 2-3 kuukauden aikana. Tuttuun tapaan ensin nopean julkaisun valinneille organisaatioille ja sen jälkeen ajastetun julkaisun valinneille. Älä siis ihmettele jos et vielä näe käyttöoikeuden päättymispäivän asettamisen painiketta omassa tunnuksessasi.

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

10. maaliskuuta 2016

Uusi toiminto helpottaa dokumentin sisällä navigointia

Pitkän tekstiasiakirjan selaaminen ja sen sisältä tiedon etsiminen saattaa toisiaan olla turhankin työlästä. Todennäköisimmin haluat löytää etsimäsi mahdollisimman nopeasti. Tänään Google on julkaissut Drivellä toimiviin Google Asiakirjoihin (Docs) uuden ominaisuuden, joka tarjoaa tekstin sisällä navigointiin oivallisen ratkaisun. Toiminto on nimeltään Dokumentin yleiskatsaus.


Näin toimii dokumentin Yleiskatsaus

Dokumentin yleiskatsaus aukeaa Työkalut -valikosta tiedoston vasempaan reunaan. Sitä mukaan kun tuotat tiedostoon sisältöä, ilmestyy yleiskatsaukseen otsikoita (muista lisätä otsikkomuotoilu). Klikkaamalla otsikkoa, tiedoston näkymä siirtyy kyseisen otsikon kohdalle.
Jos et ole muistanut manuaalisesti lisätä otsikoihin muotoilua, tekee dokumentti sen automaattisesti puolestasi. Jos valinta ei osu oikeaan, voit aina poistaa otsikon yleiskatsauksesta ja muotoilla otsikkotyylejä dokumentin yläreunan valikosta.
B12.png
Tämä päivitys ei koske ainoastaan Driven selainnäkymää, sillä uusi ominaisuus toimii jatkossa myös Androidissa. Kun selaat pitkää asiakirjaa mobiililaitteessa, oikeaan reunaan ilmestyy automaattisesti pieni navigointivalikko, joka mahdollistaa vikkelän liikkumisen tiedoston sisällä.
A57.png

Miten hyödyntää yleisnäkymää GAFE-ympäristössä?

Eräs erinomainen esimerkki tämän uuden toiminnon hyödyntämiseen nousi esille eilen, kun keskustelin erään asiakkaamme kanssa. Koulut pyrkivät parasta aikaa kovaa vauhtia eroon vihoista ja kohti monipuolisempaa tietotekniikan hyödyntämistä. Tiedon tuottaminen tuskin on ongelma, mutta haasteena useammin on sen jäsentäminen niin, että sen pariin on helppo palata myöhemminkin ja löytää etsimänsä helposti. Jos ajatellaan perinteisiä vihkoon tehtyjä muistiinpanoja, voidaan eräänlainen digitaalinen vihko muistiinpanoille luoda niin, että aloitetaan uusi dokumentti esimerkiksi jollekin kurssikokonaisuudelle ja otsikoidaan sen eri aiheita, jolloin niihin siirtyminen onnistuu helposti yleisnäkymän kautta.
Eikä tietenkään sovi unohtaa, että nykyään ei enää tarvitse rustata muistiinpanoja yksin. Kollaboraatiota kehiin!

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan