27. tammikuuta 2016

Driven jakamisasetuksissa uusi ominaisuus

Eräs Google Apps-sovellusten hienoimpia ominaisuuksia on eri sovellusten toimiminen saumattomasti yhteen. Niinpä on hyvin tyypillistä, että Drivellä olevia tiedostoja jaetaan muitakin reittejä pitkin kuin suoraan Driven jakamisasetusten kautta. Tällaisia tilanteita esiintyy esimerkiksi silloin kun sähköpostiin tai kalenterikutsuun liitetään Drivellä oleva tiedosto. Päivityksen myötä lisätään organisaation hallinta-asetusten kautta mahdollisuus vaikuttaa jakamiseen tällaisissa tilanteissa. Organisaatioiden pääkäyttäjät pääsevät muuttamaan asetusta hallintapaneelista seuraavasti: Sovellukset > Google Apps > Drive > Jakamisasetukset.

Jos pääkäyttäjät ovat sallineet organisaation ulkopuolelle materiaalin jakamisen, voivat he valita jonkin seuraavista asetuksista kohdassa Käyttöoikeuden tarkistus:


Jos asetusta ei muuteta, oletuksena käytössä on "Vain vastaanottajat, oman verkkotunnuksen käyttäjät tai julkinen" -asetus.

Esimerkiksi jos pääkäyttäjä ottaa käyttöön asetuksista ensimmäisen, vaikuttaa se organisaation käyttäjään siten, että liittäessään Google Dokumentin kalenterikutsuun, kysyy sovellus häneltä haluaako hän jakaa dokumentin kutsuun liitettyjen vieraiden kanssa? Tässä kohtaa käyttäjä voi valita kahdesta vaihtoehdosta:
(1) Jokainen organisaatiosi käyttäjä, jolla on linkki (valitaan jos kutsuttavat ovat oman organisaation käyttäjiä)
(2) Jokainen linkin saanut (valitaan jos kutsuttavat ovat eri domainin käyttäjiä)


Vaihtoehtoisesti, jos hallintapaneelista on estetty oman organisaation ulkopuolelle tehtävät jaot Driveltä, voidaan valita Käyttöoikeuden tarkistuksen asetukseksi toinen seuraavista:
  • Vaihtoehto 1: Vain vastaanottajat tai oman verkkotunnuksen käyttäjät (oletusasetus)
  • Vaihtoehto 2: Vain vastaanottajat
Tämä asetus määräytyy Drivellä tiedostojen ja kansion omistajan verkkotunnuksen asetuksen mukaisesti. Jos siis yrität jakaa jonkun toisen omistamaa dokumenttien (eri verkkotunnuksen käyttäjät) ja asetukset käyttäytyvät eri tavalla kuin omissa tiedostoissasi, johtuu se siitä, että hänellä on käytössään erilaiset asetukset.
Jos esimerkiksi yrität liittää sähköpostiin 3 eri tiedostoa, joista osa on sinun ja osa jonkun muun, noudattaa Drive tiukempaa asetusta.

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

5. tammikuuta 2016

Google G Suite palvelut veloituksetta käyttöön vuoden 2016 loppuun saakka!

Edit 30.9.2016: Google Apps for Work palvelun uusi nimi on Google G Suite.

Edit 28.4.2016: Google on ilmoittanut, että keskisuurille yrityksille suunnattua kampanjaa jatketaan vuoden 2016 loppuun asti aikaisemmin ilmoitetuilla ehdoilla. Ainoana erona on se, että vuoden 2016 loppuun asti se koskee yrityksiä, joiden käyttäjämäärä on 100-3000 henkilöä.

Googlen kampanja tarjoaa keskisuurille yrityksille mahdollisuuden siirtyä kauttamme Google G Suite -sovelluksiin kesken nykyisen palveluntarjoajan sopimuskauden ilman lisäkustannuksia. Google G Suite sisältää yrityskäyttöön suunnitellun sähköpostin, kalenterin, Driven tiedostojen hallintaan ja tallennukseen, Hangouts -videoneuvottelut, sekä monia muita tehokkuutta ja nykyaikaista työskentelyä tukea sovelluksia.


Monet yritykset pyrkivät ajoittamaan mahdolliset IT-ohjelmistojen päivitykset sopimuskauden vaihteeseen, jotta päällekäisiltä kustannuksilta vältyttäisiin. Toisinaan vanhat sopimukset saattavat olla pitkiä ja hankalasti muokattavissa, joka valitettavasti jarruttaa yritysten siirtymistä nykyaikaisiin ja yrityksen tarpeiden mukaan joustaviin järjestelmiin.
Googlen EA-kampanjan (Enterprise Agreement) avulla siirron nykyisestä Microsoftin ja IBM:n viestintäjärjestelmistä Google G Suite tai GoogleG Suite Unlimited -sovelluksiin voi aloittaa vaikka heti, sillä tarjoamme yhdessä Googlen kanssa edullisen tavan siirtyä uuteen järjestelmään. Tarjous sisältää Googlen lisenssit ilmaiseksi EA-sopimuskauden loppuun asti sekä käyttöönottopalvelut kauttamme veloituksetta.



Lisätiedot:
https://www.google.com/intx/en_uk/work/apps/business/enterprise-agreement?PCN_Code__c=a0n60000000sgZnAAI&utm_source=a0n60000000sgZnAAI&utm_medium=partnerreferral&utm_campaign=2015-APPS-EMEA-MMGOBIG-PARTNER-SCALE
Samu Nurmi
+358 400 666 325
samu@cloudpoint.fi

4. tammikuuta 2016

Miksi koulut suosivat Chromebookeja?

Chromebookit ovat lyhyessä ajassa nousseet koulujen suosituimmaksi valinnaksi laitehankintoja mietittäessä. Niiden avulla on viety oppimista digitaaliseen suuntaan vauhdilla niin Suomessa kuin maailmallakin. Google julkaisi taannoin kertomukset Texasista ja Pohjois-Carolinasta, joissa oppilaat ja opettajat voivat pitää toisiinsa paremmin yhteyttä, sekä laajentaa opiskelua monimuotoisempaan suuntaan Chromebookien avulla. Laitteiden suosio kouluissa ei kuitenkaan perustu ainoastaan niiden käyttöominaisuuksiin. Tiukkojen budjettien aikakaudella suuri merkitys on myös sillä, että Chromebookit ovat oppilaitoksille erittäin edullinen valinta.

Google on tutkinut kansainvälisellä tasolla tehtyjä käyttöönottoja ja niiden vaikutuksia, jonka pohjalta on raportoitu mm. seuraavia tuloksia:
Plymouth-Cantonin peruskoulut Michiganissa onnistuivat säästämään 200 000$ pelkästään kolmasluokkalaisten laitteista valitsemalla Chromebookit perinteisten tietokoneiden sijaan. Vastaavasti Briteissä toimiva 76 oppilaitoksen Academies Enterprise Trust ilmoitti laskeneensa säästävänsä 7,7 miljoonaa puntaa seuraavan 5 vuoden aikana hyödyntämällä Google Apps for Education -sovelluksia ja valitsemalla Chromebook -tietokoneet.

Tähän on tietysti helppo todeta, että tuskin pätevät tuollaiset lukemat meillä pikkuisessa Suomessa.
Se on aivan totta, säästöjä saadaan suhteessa kuluihin. Jotta tulokset saataisiin laajemmin kattamaan kaikkia oppilaitoksia, Google teetti IDC:n toteuttaman kyselyn "The Economic Value of Chromebooks for Educational Institutions" kymmenessä Chromebookeja käyttävässä koulussa (294 620 oppilasta), 7 eri maassa (USA, Kanada, UK, Ruotsi, Tanska, Australia ja Uusi-Seelanti). Kyselyssä selvitettiin erilaisin keinoin Chromebookien käyttöönottamiseen liittyviä kustannuksia ja niiden vaikutuksia. Seuraavia tuloksia saatiin selville:
Eräästä tutkimuksessa mukana olleesta koulusta kerrottiin, että Chromebookien edullinen hintataso ja kustannustehokkuus mahdollistivat heidän alueellaan oman Chromebookin hankkimisen jokaiselle oppilaalle. Samaan ei olisi ollut mahdollisuutta kalliimmilla laitteilla tai ainakin tavoitteen saavuttamiseen olisi kulunut runsaasti enemmän aikaa.

IDC:n tutkimuksen "The Economic Value of Chromebooks for Educational Institutions" voit lukea kokonaisuudessaan täältä. Voit myös laskea millaisia kustannussäästöjä Chromebookit toisivat omassa oppilaitoksessasi.

Aurinkoista alkanutta vuotta kaikille!
Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan