1. joulukuuta 2016

Google Team Drive - ensimmäinen vilkaisu toimintoihin

Google Team Drive on kehitetty vastaamaan tiimien tarpeisiin. Ne ovat uusia jaettuja työtiloja Driven sisällä, Oma Driven ja Jaettu minun kanssani -osioiden rinnalla. Team Driven sisältämät tiedostot ovat automaattisesti organisaation omistamia, joten mikään niistä ei koskaan katoa vaikka työntekijät vaihtuisivat. Jokaisella tiimiläisellä on aina näkyvissä tismalleen samat tiedostot, jotta sekaannuksilta on helppo välttyä.


Kuten aikaisemmin kerroimme, Team Drive on toistaiseksi saatavilla ainoastaan valituille organisaatioille Early Adaptors -ohjelman kautta. Early Adaptors tarkoittaa, että uusiin ominaisuuksiin ei pääse vielä tässä vaiheessa siirtymään suoraan, vaan Google G Suite Business/ Education pääkäyttäjät voivat hakea niihin pääsyä organisaationsa puolesta. Early Adaptors-vaiheen aikana uusista ominaisuuksista kerätään käyttäjäkokemusta ja niitä kehitetään edelleen, jonka jälkeen ne yleensä julkaistaan laajemmalle käyttäjäkunnalle.

Team Drive ei näillä näkymin ole tulossa kaikkiin G Suite -ympäristöihin. EA-ohjelmaan mukaan voivat päästä ainoastaan G Suite Business ja Education organisaatiot. Pääasiallisesti tähän vaikuttava asia on tallennustila: sekä G Suite Business että Education ympäristöissä on rajaton tallennustila käytössä, joka mahdollistaa myös Team Driven toiminnan. 

Mihin Team Driveä tarvitaan?


Team Drive on suunniteltu kolmen keskeisen tarpeen äärelle:
  • Tiedostot pysyvät paikallaan, vaikka työntekijät vaihtuvat: Team Drivellä tiedostojen ja kansioiden omistajuus on organisaatiolla/tiimillä, joten materiaalit säilyvät aina koskemattomina, vaikka henkilöt organisaatiossa vaihtuisivat ja heidän tilinsä suljettaisiin. 
  • Yksinkertaisemmat jakamisasetukset: Perus Driven puolella on mahdollista säätää jakamisasetuksia niin, että saman kansion sisällä eri käyttäjät voivat nähdä eri määrän tiedostoja. Tämä aiheuttaa toisinaan sekaannuksia. Team Drivellä on pyritty yksinkertaisuuteen ja tästä syystä kaikki tiimitilaan lisätyt henkilöt näkevät aina saman sisällön. 
  • Tiedon löydettävyys: Tällä hetkellä kun uusi henkilö lisätään ryhmään, tälle ryhmälle jaetut tiedostot eivät tule näkyviin käyttäjän Drivelle. Team Drive parantaa tiedon löydettävyyttä ja kun uusi työntekijä lisätään ryhmään, ilmestyy hänen tunnukseensa välittömästi näkyville ryhmälle jaetut tiimitilat.
Kun Team Drive otetaan käyttöön, voisi sanoa, että Oma Drivellä säilytetään sen jälkeen henkilökohtaisessa käytössä olevia materiaaleja. Team Drive sen sijaan on tarkoitettu kaikelle yhteiselle.

Team Driven toiminnot


Kun Team Drive saapuu käyttöön, ilmestyy Driven vasempaan reunaan näkyville Oma Driven alle kohta "Tiimin Drivet". 


Kun siirryt Oma Driveltä tiimitilan puolelle, näkymä muuttuu jonkin verran: sininen "Uusi"-painike muuttuu "Uusi tiimin Drive"-painikkeeksi, jonka kautta pääset luomaan uuden työtilan tiimille. Sen voi nimetä haluamallaan tavalla ja siihen voi lisätä esim. lomakkeista ja Classroomista tutun teeman.
Tässä on hyvä huomata, että jokaisen tiimitilan sisällä, kaikki tiimin jäsenet näkevät aina tasapuolisesti koko sisällön. Toisin kuin olemme siis tottuneet perus Driven puolella, tiimitilassa eri käyttäjille ei voi olla eri oikeuksia tiedostoihin ja kansioihin. Suosituksena siis on, että luot erillisen Team Drive tiimitilan sellaisille tiedostoille ja kansioille, jotka eivät saa näkyä kaikille tiimiläisille.  


Voit siirtää perinteisellä "vedä/tiputa"-taktiikalla tiedostoja Omalta Driveltä tiimitilaan. Tällä hetkellä kansioiden tiputtaminen ei vielä toimi. Lisäksi voit tiimitilan ollessa valittuna käyttää vasemman reunan "uusi"-painiketta, jonka kautta saat luotua uusia kansioita, dokumentteja ja ladattua tiedostoja omalta koneeltasi tiimitilaan.

Henkilöiden kutsuminen Team Drivelle on helppoa. Kun olet luonut uuden tiimitilan, sen yläreunasta löytyy Share -jakamispainike. Voit kutsua yksittäisiä henkilöitä (EA vaiheessa ainoastaan oman domainin sisältä) tai hyödyntää ryhmiä. Erityisesti ryhmien hyödyntäminen tiimitiloissa on loistava ominaisuus, sillä kun esimerkiksi uusi työntekijä saapuu taloon ja admin lisää hänet ryhmään, jolla on tiimitiloja Drivellä, päivittyvät nämä tilat uudelle käyttäjälle näkyviin välittömästi.  


Jakamisasetuksista löytyy yksi uutuus aikaisemmin Driveä käyttäneille: "täydet käyttöoikeudet" on uusi korkein hallintaoikeus. Tästä hieman suppeampana vaihtoehtona on "Muokkausoikeus", jolla saa tehtyä kaikkia muita muutoksia, paitsi jäsenten hallinnointia ja poistamista. Lisäksi kaikkien käyttöoikeuksien alle on lisätty pieni ohjeteksti, joka helpottaa sopivan vaihtoehdon valitsemisessa. Tässä on kuitenkin tärkeää muistaa, että omisjuus on koko ajan verkkotunnuksellasi.


Jakamisesta lähtee tuttuun tyyliin sähköposti-ilmoitus, jonka voi myös halutessaan jättää lähettämättä. Jako voidaan tehdä myös linkin avulla oman organisaation sisällä. Jos jaat käyttäjälle, jolla on G Suite Basic tili, voi hän saada ainoastaan katseluoikeuden sisältöön. 


Materiaalin poistamiseen liittyen Team Drive tekee poikkeuksen tavalliseen Driveen: tiimitiloista poistetut tiedostot menevät roskakorin alle omiin kansioihinsa, jossa ne säilyvät ainoastaan 30 päivää. Oma Driveltä poistetuilla tiedostoilla ei edelleenkään ole automaattista roskakorin tyhjennystä. 


Huomioitavaa


Team Drive ei ole vielä täysin valmis ja Early Adaptors vaiheeseen liittyy muutamia rajoituksia, jotka on hyvä huomioida:
  • Team Drive EAP on saatavissa vain G Suite Business ja Education asiakkaille. 
  • Ainoastaan organisaation pääkäyttäjät voivat pyytää pääsyä mukaan Team Driven EA-ohjelmaan. 
  • Jos Team Drive halutaan ottaa käyttöön tässä vaiheessa, tulee ominaisuus ottaa käyttöön koko organisaatiolle. Pääkäyttäjät voivat kuitenkin rajata organisaatioyksiköittäin Team Driven käyttöön vain osalle käyttäjistä. 
  • Team Drive ei vielä tue kaikkia ominaisuuksia, kuten oman verkkotunnuksen ulkopuolisille henkilöille jakamista, Driven desktop sovelluksen synkronointia ja Vault varmuuskopiointia. 
  • Ainoastaan tiedostoja on mahdollista siirtää sisään ja ulos Team Driveltä. Kansioiden kohdalla tämä ei ole mahdollista tällä hetkellä.

Kiinnostuitko Team Drivestä? Mukaan Early Adaptors -ohjelmaan voit hakea täältä.

Mia Bergius
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan