19. joulukuuta 2016

Google Takeout - uutuustuote helpottaa datan siirtoja kouluissa

Lähes jokaisessa koulussa törmätään ennen pitkää yhteen ongelmaan: Miten ratkaista valmistuvien oppilaiden käyttäjätunnusten sulkeminen ja ennen tätä tapahtuva datan taltiointi. Google for Educationia hyödyntävissä oppilaitoksissa on pääasiassa noudatettu joko alumnitunnukset käytäntöä tai tunnusten sulkemista määritetyn ajan puitteissa. Viimeksi mainitussa vaihtoehdossa olennaisena osana on ollut tiedottaa poistuvia oppilaita sulkemiskäytännöistä esim. 3 kuukautta ennen valmistumista, jotta heillä on aikaa tallentaa haluamansa tiedot itselleen.

Alkuvuodesta 2017 Google tuo markkinoille uuden tuotteen, Google Takeout:in, joka tarjoaa siirtotyökalun, jonka avulla niin sähköpostien kuin Drive tiedostojen siirtäminen koulun tilistä henkilökohtaiseen @gmail.com -tunnukseen onnistuu vaivattomasti. Siirtoja voi tehdä myös kahden eri Google for Education -tunnuksen välillä.

Takeoutin avulla on mahdollista kopioida:
  • Sähköpostiviestit Gmailista
  • Oma Driveltä itse omistetut dokumentit (oman domainin ulkopuolinen jakaminen tulee olla sallittu), sekä Oma Drivellä olevat muiden omistamat dokumentit kopioidaan jos niiden jakamisasetuksissa ei ole estetty tiedoston kopiointia. 


Vaikka Google Takeout ei ole vielä käytettävissä, voivat oppilaitosten pääkäyttäjät valmistautua tulevan ominaisuuden käyttöönottoon sallimalla hallintapaneelista siihen liittyvät asetukset. Ne löytyvät reittiä Sovellukset -> Googlen lisäpalvelut -> Google Takeout.
Oletuksena Google Takeoutin käyttäminen on sallittua. Se voidaan määrittää käyttöön myös käyttäjäorganisaatiokohtaisesti, esimerkiksi ainoastaan valmistuville opiskelijoille.

Olen usein koulutuksissa kuullut opettajilta kysymyksiä heidän tunnuksensa kohtalosta ja tietojen siirroista, jos esimerkiksi edessä on jossakin vaiheessa uraa työpaikan vaihto. Google Takeout toimii yhtälailla tällaisissa tapauksissa helppona keinona siirtää työnantajan tilistä omasta tiedot talteen henkilökohtaiseen tunnukseen.

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan