17. marraskuuta 2016

Google Dokumenttien malligalleria uudistuu

Lähes kaikilla organisaatioilla on käytössään jonkinlaisia yhteisiä tiedostomalleja, joita ovat esimerkiksi yrityksen tai oppilaitoksen visuaalisen ilmeen mukaiset presentaatiomateriaalit ja asiakirjapohjat. Näille on Google Drivellä ollut aikaisemmin Template Gallery -niminen toiminto, joka tosin on ollut sen verran pienessä roolissa jo pidemmän aikaa, että ei sitä ole monikaan käyttäjä löytänyt. Nyt tuo aikaisempi malligalleria poistuu vuoden 2017 alussa ja tilalle tulee kokonaan uusi, Google Dokumentteihin (Docs, Sheets, Slides ja Forms) suoraan integroitu mahdollisuus tallentaa kaikkien organisaation käyttäjien saataville mallipohjat. 

Mallipohjien lisääminen muiden saataville tapahtuu suoraan Google Docs, Sheets, Slides tai Forms -palveluiden etusivulta, jolloin kollegasi voivat hyödyntää niitä omalla Drivellään. Tiedostot voi myös lajitella aihealueittain.


Hallintapaneelin asetuksilla on kuitenkin suuri merkitys malligallerian toimintaan: Jos pääkäyttäjä ottaa tähän liittyvän asetuksen pois päältä, malliagalleriaa ei ole mahdollista hyödyntää organisaatiossa. Asetus löytyy reittiä: Apps > G Suite > Drive & Docs > Mallipohjat. 
Samasta paikasta pääkäyttäjät voivat myös valita, mitkä mallipohjien kategorioista ovat käytössä tai luoda kokonaan uusia.


Lisäksi Google G Suite for Business (entinen Unlimited)  ja Google for Education -organisaatiot voivat ottaa käyttöön asetuksen, joka vaatii malligalleriaan tallennettavien dokumenttien hyväksymistä ennenkuin ne näkyvät kaikille käyttäjille. Tämä toiminto ei ole automaattisesti valittuna, joten jos sitä halutaan käyttää tulee asetuksia päivittää. 


Tärkeä tieto liittyen malligallerian julkaisuun:
Malligalleriaan liittyvät asetukset on juuri julkaistu organisaatioiden hallintapaneeleihin, jotta pääkäyttäjät ehtivät ottaa käyttöön haluamansa asetukset ennen varsinaista toiminnon julkaisua käyttäjille, jotka puolestaan alkavat saada uuden toiminnon näkyville 7.12.2016 alkaen normaalin julkaisuaikataulutuksen mukaisesti. 

Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan