21. lokakuuta 2016

Uusia älytoimintoja tehostamaan työskentelyä

Erilaiset älykkäät toiminnot sovelluksissa helpottavat työskentelyä ja säästävät aikaa enemmän kuin huomaammekaan. Hyvä esimerkki tästä on Google-sovellusten automaattinen täydennys, joka tarjoaa valmiiksi tallentuneita osoitteita sovellusten vastaanottaja kenttiin, jotta meidän käyttäjien ei tarvitse muistaa tai kirjoittaa niitä aina uudelleen ja uudelleen. Vastaavaa älykkyyttä löytyy Googlen tuotteista kauttaaltaan ja eilen julkaistun päivityksen myötä tuo joukko on laajentunut entisestään. Tosin kaikki uutuudet eivät välttämättä ole vielä ehtinyt päivittymään kaikille käyttäjille, joten seuraile tilannetta lähiviikkojen aikana jos vielä et toimintoa omasta tunnuksestasi löydä.

Google Dokumenttien kommentointi ja määrittäminen


Google Dokumenttien kommentteja käytetään moniin eri tarkoituksiin, kuten omiin muistiinpanoihin, ideoiden lisäämiseen, yhdessä työskentelyyn, palautteen antamiseen ja tehtävä vastuiden merkitsemiseen.

Uutuutena komenttikenttään lisätyn toimenpiteen voi määrittää tehtävänä toiselle henkilölle:
  • Kirjoita kollegan/yhteistyökumppanin/oppilaan osoite kommenttikenttään (automaattinen täydennys tarjoaa vaihtoehtoja).
  • Kirjoita haluamasi kommentti.
  • Valitse "Määritä käyttäjälle..." ja "Anna tehtävä"

Lisäksi dokumentit osaavat tunnistaa tekstistä tehtävämuotoisen lauseen (englanniksi) ja ehdottaa sen pohjalta kommenttiin muodostuvaa tehtävää. Hyviä esimerkkilauseita, jotka järjestelmä tunnistaa ovat esimerkiksi “Ryan to follow up on the keynote script” tai “Andrea to schedule a weekly check in”.

Annettujen tehtävien seuranta


Kun kommenteissa annettu tehtävä on merkitty sinulle, löydät merkinnän sisältävät tiedostot Driven selainnäkymässä tai mobiilisovelluksessa helposti niiden päälle ilmestyvän pienen kuvakkeen kautta. Samassa paikassa näkyy myös tieto dokumentin sisältämistä avoimista ehdotuksista.

Google Lomakkeen uutuudet


Kun kirjoitat monivalintakysymystä, jonka vastausvaihtoehdot ovat loogisesti "arvattavissa" (esim. viikonpäivät tai T-paidan koot), saattaa lomake ehdottaa sinulle kysymyksen alapuolelle valmiiksi vastausvaihtoehtoja. Voit valita ehdotuksen, jolloin sen mukaisesti vastaukset täydentyvät valintoihin automaattisesti.
Ja sitten kerrassaan loistava ja paljon toivottu uutuus: Google Lomake saa uuden kysymystyypin, joka mahdollistaa tiedoston lataamisen kysymyksen vastaukseksi joko omalta laitteelta tai Google Driveltä. Vastauksena palautetut tiedostot järjestyvät omaan kansioonsa Drivelle. 
Huom: Tämä toiminto tulee olemaan käytössä vain G Suite asiakkaiden oman organisaation käyttäjien välillä.

Muuta mukavaa


Edellämainittujen ominaisuuksien lisäksi Google on myös parantanut Puhekirjoitus -toiminnon muotoilukomentoja, joita löytyy nyt paitsi välimerkkeihin, myös tekstin muotoiluun isojen ja pienten kirjainten osalta, linkkien lisäämiseen, tekstin värin muuttamiseen ja moneen muuhun. 

Jos yrityksesi käyttää Slack-sovellusta, kannattaa tutustua uuteen Google Drive ominaisuuteen, josta lisätietoja löytyy täältä.


Mia
Google G Suite for Business & Education muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan