10. elokuuta 2016

Näin hyödynnät Hangoutsia tehokkaasti ryhmäviestinnässä

Työskentelemme yhä useammin erilaisissa tiimeissä ja pienissä ryhmissä. Osana tällaista työskentelyä useat meistä ovat jo tottuneet pitämään itsestään selvänä osana myös pikaviestinten kautta luotuja ryhmäkeskustelu, joissa tuorein tieto, kuvat ja linkit kulkevat näppärästi koko porukalle tiedoksi. Tunnetuin sovellus ryhmäviestintään tällä hetkellä taitaa olla WhatsApp ja monesti Hangouts mielletään paremmin kahdenkeskiseen viestittelyyn sopivaksi. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, joten tutustutaan Hangoutsiin ryhmäviestinnän välineenä hieman tarkemmin.


Näin luot ryhmäkeskustelun Hangoutsissa


On useampiakin tapoja luoda uusi ryhmäkeskustelu Hangoutsissa, mutta tässä on yksi helppo:
  • Avaa uusi välilehti ja suuntaa osoitteeseen hangouts.google.com (kirjautuneena Google tiliisi)
  • Klikkaa kohtaa "Kirjoita viesti"
  • Valitse listalta tai etsi haun kautta kaikki ihmiset jotka haluat mukaan ryhmään ja klikkaa sen jälkeen "Kirjoita viesti". Uusi keskusteluikkuna aukeaa selaimen oikeaan alakulmaan ja voit alkaa jutella keskustelussa normaalisti. 
Yhtälailla ryhmäkeskustelun voi luoda Gmailin sisällä toimivan Hangoutsin kautta tai Hangoutsin omassa mobiilisovelluksessa (saatavissa Androidille ja iOS:lle). Mobiilikäyttö on kaikkinensa vähintäänkin puolet palvelun isoista eduista, joten sovellus kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön puhelimessa tai tabletilla (tai molemmissa)! Keskustelut toimivat saumattomasti kaikissa laitteissa ja voit koska tahansa aloittaa keskustelun tietokoneella ja jatkaa sitä lennossa puhelimen kautta.

Tehovinkit Hangoutsin ryhmäkeskusteluihin


Nimeä ryhmä

Kun luot ryhmän, suosittelen että nimeät sen käyttötarkoituksen mukaan (esim. projektin tai luokan nimi). Ryhmäkeskustelut tallentuvat Hangoutsissa automaattisesti, joten nimeämällä ryhmän löydät sen aina helposti pikaviestimesi keskustelulistalta kaikkien muiden keskustelujen seasta. Uutena ominaisuutena nimetyt ryhmät löytyvät myös Hangoutsin haun kautta.  

Ryhmän voit nimetä seuraavasti:
  • Valitse olemassa oleva ryhmäkeskustelu tai aloita uusi.
  • Klikkaa keskusteluikkunan oikeassa yläkulmassa Asetukset .
  • Kirjoita Hangout-keskustelun nimi -kenttään ryhmäkeskustelun nimi. Voit lisätä nimeen myös emojin.
  • Valitse alareunasta OK.

Jaa ryhmäkeskusteluun linkki


Jos haluat saada helposti isomman porukan mukaan ryhmäkeskusteluun, luo ensin ryhmä ja muuta sen asetuksia niin, että linkin kautta ryhmään liittyminen on mahdollista. Asetus löytyy Hangouts keskustelun oikean yläkulman ratas-painikkeen alta nimellä "Linkin kautta liittyminen". Salli asetus ja liittymislinkki tulee automaattisesti näkyville, jolloin voit kopioida sen ja lähettää edelleen osallistujille.



Kontrolloi ryhmän jäseniä

Jokainen suoraan ryhmäkeskusteluun kutsuttu henkilö voi poistaa keskustelusta muita henkilöitä tarpeen vaatiessa. Jos esimerkiksi tiimiläisesi siirtyy pois yhteisen projektin työryhmästä, voit poistaa hänet ryhmäkeskustelusta. Tällöin hänellä ei ole enää pääsyä keskusteluhistoriaan ja muut ryhmän jäsenet saavat muutoksesta ilmoituksen. Poistettu jäsen pääsee takaisin ryhmään ainoastaan silloin jos joku ryhmän jäsenistä kutsuu hänet suoraan (ei linkin kautta) takaisin. 

Ja lopuksi, pirauta puhelu

Ehkäpä paras osa Hangoutsin ryhmäkeskustelua on se, että voit koska tahansa soittaa yhden napin painalluksella videopuhelun koko porukalle ja nähdä heidät kasvotusten sijainnistasi riippumatta. Itsekin tasaisin väliajoin ajan auton kesken koulutusreissun tiensivuun ja hyppään mukaan viikkopalaveriin kollegoiden kanssa. 


Mia
Google for Work/EDU muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan