19. huhtikuuta 2016

Valitse offline-tilaan tallentuvat Google Dokumentit

Olen kuullut monissa koulutuksissa kysymyksiä liittyen Google Dokumenttien offline-ominaisuuksiin. Kaikille käyttäjille ne eivät ole tarpeellisia, mutta paljon matkustaville tai muuten huonon verkkoyhteyden alueille liikkuville ne ovat erittäin tärkeitä. Driven offline-toimintojen kohdalla on tärkeää muistaa, että ne toimivat vain Chrome-selaimessa ja käyttävät surffailuun hyödynnetyn laitteen muistikapasiteettia, joten niitä ei suositella käytettäväksi yhteiskäyttöisillä laitteilla. Samasta syystä jatkossa Google Apps pääkäyttäjät voivat valita hallintapaneelista, saavatko organisaation käyttäjät hyödyntää offline-ominaisuuksia Google Dokumenttien asiakirjoissa, laskentataulukoissa ja esityksissä.

Jos offline-ominaisuudet on sallittu, Drive pyrkii monin eri tavoin määrittämään sen, mitkä Drivellä olevista dokumenteista synkronoidaan offline-käyttöä varten. Pääasiallisena kriteerinä on dokumentin käytön viimeaikaisuus. Juuri jakeluun lähteneen päivityksen myötä käyttäjät voivat itse valita tiettyjä dokumentteja, jotka ovat aina saatavilla myös ilman verkoyhteyttä. Uusi asetus tulee näkyville kuvan osoittamaan kohtaan dokumentin asetusvalikkoon. 
Jos offline-toiminnot ovat sinulle tärkeitä, kannattaa myös tutustua Gmailin ja Google Kalenterin offline-ominaisuuksiin.

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan