16. maaliskuuta 2016

Aseta Driven jakamisasetuksissa käyttöoikeuden päättymispäivä

Jokapäiväisessä työssä tulee vastaan monenlaisia tilanteita, jotka vaativat työhön käytettäviltä palveluilta sopeutumiskykyä. Drive on vahvasti käytetty palvelu asiakkaidemme keskuudessa ja se tarjoaa tehokkaan alustan tiedostojen jakamiselle yritysten, kuntien ja oppilaitosten sisällä. Organisaatiosi oman henkilökunnan lisäksi usein on kuitenkin tarpeellista jakaa tietoa myös ulkopuolelle asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Ajatellaanpa esimerkiksi tilannetta, että organisaationne palkkaa ulkopuolisen konsultin mukaan projektiin määräaikaisesti kuudeksi kuukaudeksi. Työn suorittamiseksi hänellä täytyy olla käytössään tarvittavat tiedostot, kuten projektiaikataulut ja suunnitelmat (tietysti jaettuna Driven kautta, jotta muillakin projektilaisilla on aina samat tiedot käytössään). Tuskin kuitenkaan haluat, että kaikki nämä tiedot jäävät saataville sen jälkeen kun projekti on ohi ja määräaikainen sopimus päättynyt. Juuri julkaistun uuden toiminnon myötä voit asettaa Driven jakamisasetuksissa käyttöoikeuden päättymispäivän. 

  
Pääset asettamaan käyttöoikeuden päättymispäivän Driven jakamisasetuksista avaamalla ensimmäisen näkymän oikeasta alakulmasta kohdan "lisäasetukset". Tämän jälkeen näet henkilöiden nimien perässä pienen kellon, jota klikkaamalla voit valita käyttöoikeuden päättyväksi 7 tai 30 päivän kuluttua. Vapaavalintaisen ajankohdan pääset asettamaan muokatun päivämäärän kautta. Tämän voi tehdä vasta sen jälkeen kun on jakanut käyttäjälle pääsyn materiaaliin.
Driven käyttöoikeuden päättymispäivä toimii ainoastaan "Voi kommentoida" ja "Voi katsella" käyttöoikeuksien kanssa. Tällä hetkellä ei ole mahdollista asettaa käyttöoikeuden päättymistä automaattisesti muokkaus- tai omistajaoikeuteen.

TÄRKEÄÄ: Tämä uusi ominaisuus saapuu käyttäjille vaiheittain seuraavien 2-3 kuukauden aikana. Tuttuun tapaan ensin nopean julkaisun valinneille organisaatioille ja sen jälkeen ajastetun julkaisun valinneille. Älä siis ihmettele jos et vielä näe käyttöoikeuden päättymispäivän asettamisen painiketta omassa tunnuksessasi.

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan