24. syyskuuta 2015

Teknologia ei automaattisesti muuta työskentelyä parempaan

Jokainen yritys tarvitsee nykyään sähköisiä työkaluja. Asiasta on tullut niin vahva itsestään selvyys, että enää ei tarvitse puhua palveluiden hankkimisen tarpeesta, vaan niiden tarjoamista mahdollisuuksista, soveltuvuudesta ja tehokkaasta hyödyntämisestä. Tästä kuitenkin seuraa sudenkuoppa, johon monessa organisaatiossa edelleen astutaan; nykyaikaiseksi ja kustannustehokkaaksi luvattu sovellusratkaisu ei ole sellainen jos et kykene omaksumaan myös sen edustamaa toimintamallia.

Ostaisitko Ferrarin jos haluaisit ajaa vain 30km/h?
Klassinen esimerkki Google-sovellusten maailmasta on yritys joka on erittäin kiinnostunut Google for Workin tarjoamista mahdollisuuksista. Halutaan uudistaa vanhanaikaisia IT-ratkaisuja ja siirtyä pilveen. Tahdotaan olla nopeita, saatavilla, työskennellä joustavasti, tehdä asioita yhdessä, ja mielellään tietysti saavuttaa kustannussäästöjä. Kuulostaa siis kaikinpuolin unelmayritykseltä käyttämään Google for Workia.

Sitten saatetaan keskustelussa kuitenkin törmätä siihen, että halutaan saavuttaa kaikki edut, mutta ei olla valmiita muuttamaan omia työskentelytapoja (ainakaan kokonaan); ei haluta luopua vanhasta Outlookista, ei suostuta miettimään kokousten siirtämistä verkkoon, ei nähdä tarpeellisena jakaa tietoa laajasti käyttäjien kesken Driven ja jaettujen kalentereiden kautta. Miksikö? Koska ei niin olla ennenkään tehty, eivätkä käyttäjät kuitenkaan siihen edes suostuisi.
Itse sanoisin tähän, että miksi hankkia tehokas urheiluauto jos aikoo asentaa siihen nopeudenrajoittimen ja körötellä mökkitiellä kolmeakymppiä? Siihenhän riittää hyvin vaikka Tunturi-mopo.

Muutos voi olla haaste, ei este
Kyse on monesti muutoksen vastustamisesta tai välttelystä. Pelätään sen vaatimaa prosessia tai ei huomata oikeasti pitää sitä edes tärkeänä. Varmaa kuitenkin on, että muutosta tulee tapahtua jotta kehitys olisi mahdollista. Uskallan väittää, että panostamalla muutoksenhallintaan, voidaan vastahankaisimmassakin organisaatiossa saavuttaa hyviä tuloksia.

Hyvin toteutettu muutoksenhallinta etenee aina ennalta laaditun suunnitelman pohjalta, joka on toteutettu organisaation tarpeet ja tavoitteet huomioiden. Se rakentuu mm. erilaisista viestinnän toimista ja koulutuksesta, joiden avulla yrityksen käyttäjien tiedon saannista ja osaamisen uudistamisesta huolehditaan. Tapoihinsa juurtunutkin työntekijä saattaa innostua uudesta teknologiasta kun häntä ei jätetä asian kanssa yksin. Vastaavasti osaavista käyttäjistä luodaan vahva pohja viemään muutosten eteenpäin. Ja mikä tärkeintä, koko prosessin ajan kaikille organisaation käyttäjille viestitään eri tavoin niistä toimintamalleista joita jatkossa halutaan hyödyntää. Näin luodaan rakenteet yrityksen yhtenäisille käytänteille ja voidaan miettiä uusia ratkaisumalleja aikaisempiin rutiinitoimintoihin. Lähes kaikkea voidaan toteuttaa, mutta lopputuloksen ei ole tarkoituskaan aina olla samanlainen kuin aina ennen.


Muutosta hallitaan parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi
Teknisten järjestelmien muutos on usein liikkeelle potkaiseva voima, jonka myötä ideaalitilanteessa lähdetään systemaattisesti muuttamaan työskentelytapoja kohti uudenlaista toimintamallia prosessinomaisesti. Uuden, tiimityötä tukevan, palvelun käyttöönottaminen ei itsessään ratkaise haasteita tai lisää organisaation yhdessä tekemisen kulttuuria, vaan mahdollistaa uudenlaiseen toimintatapaan tähtäävän muutosprosessin käynnistymisen. Toimintamallin muutoksen keskeisenä tavoitteena on saada organisaation kannalta mahdollisimman suuri hyöty hankittavasta ratkaisusta. Sitä kautta saavutetaan myös tavoitellut edut.

Kun siis suosittelemme uusille tai olemassa oleville asiakkaillemme muutoksenhallintaa, teemme sen parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi ja koska tiedämme, että tehokkaan ja nykyaikaisen sovellusratkaisun hankkiminen ei ilman asennemuutosta ja tahtotilaa uuden oppimiselle tee yrityksestä automaattisesti juuri sellaista kuin sovelluksen mainoksissa kuvataan.

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

10. syyskuuta 2015

Google Apps Marketplace uusiutui

Google Apps Marketplace on sovelluskirjasto, josta Google for Work tai Education -pääkäyttäjät voivat ottaa käyttöön koko oman organisaation laajuudelle erilaisia lisätoimintoja tuovia sovelluksia. Myös yksittäiset käyttäjät voivat suunnata Marketplaceen. Tarjolla on runsaasti eri aihepiirien toimintoja ja lisää tipahtelee jatkuvasti. Osa tuotteista on maksuttomia, toiset saattavat jotakin kustantaakin. Tärkeintä kuitenkin on se, että ne integroituvat saumattomasti Google Apps-tileihin, jolloin niiden käyttäminen on helppoa ja mahdollista yhden kirjautumisen avulla.  

Helpottamaan lukuisten sovellusten välillä surffailua, Marketplacen ulkoasu on uudistettu kokonaan. Nyt etusivun yläreunan navigoinnista löytyy nopeasti oikoreitit esimerkiksi yritystyökaluihin ja koulutusosioon.





Koulutussovellusten puolelta löytyy myös kehittämämme Primus to Google, joka on levinnyt laajaan käyttöön ympäri Suomea. 


Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

7. syyskuuta 2015

Tehokkaampaa työskentelyä Google Dokumenttien avulla

Jokaisessa työssä ja jokaisessa koulupäivässä on paljon sellaisia asioita joihin haluaa keskittyä täysillä. Silloin huomio ei saa harhailla toimimattomaan tai hankalasti käytettävään tekniikkaan. Sovellukset joita käytämme on tarkoitettu tukemaan sujuvaa työskentelyä ja juuri siinä osa-alueessa Drive ja Google Dokumentit ovat lyömättömiä.
Loistavastakin voi aina parantaa, kuten Google Dokumentteihin julkaistun tuoreen päivityksen myötä voidaan todeta.

Ole tehokkaampi liikkuessasi
Google Docs -asiakirjan uusissa ominaisuuksissa on erityisesti huomioitu liikkuva työ.

Asiakirjan Tutkimus-työkalu Androidissa
Asiakirjan Tutkimus-ominaisuus avaa dokumentin rinnalle pienessä koossa Googlen hakukoneen, jonka avulla voi dokumentista poistumatta etsiä tietoa. Kun tärkeä informaatio löytyy, sen voi napin painalluksella lisätä dokumenttiin. Ominaisuus saapuu Android -mobiililaitteiden Google Docs -sovellukseen.


Puheesta tekstiksi Google Dokumentissa
Sanele puhelimen mikrofoniin idea ja uusi Puhekirjoitus-ominaisuus purkaa sen Google Asiakirjaan tekstiksi. Ominaisuus tulee saataville Chrome-selaimeen ja Android sekä iOS-mobiilisovelluksiin. Jos haluat käyttää ominaisuutta selaimessa, valitse Työkalut-valikosta kohta Puhekirjoitus ja klikkaa mikrofonia. Mobiililaitteella mikrofonikuvakkeen löytää näppäimistöstä.
Puhekirjoitus toimii yli 40 kielellä.

Työskentele paremmin yhdessä

Seuraavat uudet ominaisuudet on suunniteltu erityisesti tukemaan yhdessä työskentelyä Google Dokumenttien Asiakirjoissa, Esityksissä ja Lomakkeissa.

Asiakirjan uusimmat muutokset
Tarkista nopeasti dokumentissa edellisen käyntisi jälkeen tapahtuneet muutokset (ja niiden tekijät) pysyäksesi aina ajantasalla. Tätä varten dokumentteihin tulee yläreunaan uusi Katso uudet muutokset -painike.

Uudistuneet Google Lomakkeet
Kyselyt, ilmoittautumisten kerääminen vanhaimpain iltaan ja palautteet luonnistuvat helposti Google Lomakkeen avulla. Uusi versio tuo tullessaan joukon uusia teemoja ja fontteja, mahdollisuuden lisätä omia kuvia (myös GIF-animaatioita!) ja videoita, jonka lisäksi Lomaketta on uudistettu mobiilikäytettävämmäksi.

Kokeile uutta Google Lomaketta vierailemalla tällä sivustolla. Voit toistaiseksi vaihtaa takaisin vanhaan Lomakkeeseen ja uutta versiota hyödyntävät vain linkin kautta luodut lomakkeen. Kyseessä on aikaisen vaiheen julkaisu uusista Lomakkeista, joiden käyttäminen on vapaaehtoista ja joihin tullaan myöhemmin lisäämään uusia ominaisuuksia.

Google Fonttien ja Microsoft® Wordin sekä PowerPointin yhteensopivuus
Google Fonttien yhteensopivuutta Microsoft Wordin ja Powerpointin kanssa on parannettu PC-koneille. Jatkossa kun lataat Google Asiakirjana luodun dokumentin perinteiseksi tiedostoksi PC:lle, Googlen omien fonttien muotoilu säilyy paremmin.

Keskity sisällötuottamiseen 
Luo entistä ehompia dokumentteja Google Asiakirjan, Laskentataulukon ja Esitysten muodossa, erityisesti hyödyntäen alla kuvattuja uusia toimintoja.

Helpompaa datan analysointia Laskentataulukossa
Suurissa laskentataulukoissa on paljon tietoa, jonka analysointi voi joskus olla työlästä. Helpottamaan tätä operaatiota Google Laskentataulukoihin on lisätty Tutki -toiminto (selainversio ja Android-mobiilisovellus), joka analysoi dataasi ja automaattisesti luo visuaalisia kaavioita tietojen pohjalta. Valitsemalla eri soluja saat muutettua niitä tietoja, joita kuvaaja käsittelee.

Osittainen solumuotoili Laskentataulukossa
Aikaisemmin Laskentataulukoissa oli mahdollista muokata jokaisen solun sisällä olevaa tekstiä kokonaisuutena. Nyt yksittäisten merkkien muotoilu solun sisällä on mahdollista Driven selainversiossa ja Android-mobiilisovelluksessa.

Asiakirjojen, Laskentataulukoiden ja Esitysten mallipohjat
Mallipohjat ovat erinomainen apu silloin kun haluat keskittyä ulkoasun muotoilun sijaan itse sisältöön. Lähitulevaisuudessa käyttäjille saapuvien Asiakirjojen, Laskentataulukoiden ja Esitysten mallipohjien avulla luot hetkessä uutiskirjeen, tapaustutkimuksen tai vaikkapa esityksen. Aluksi mallipohjia on saatavilla vain englanniksi, mutta tulevaisuudessa niitä on tarkoitus tulla myös muille kielille. Löydät ne julkaisun jälkeen Docs, Sheets, ja Slides -sovellusten etusivuilta.

Aiemmin julkaistut omat mallipohjat (drive.google.com/templates) säilyvät käytössä uusien mallipohjien saapumisen jälkeenkin.

Google Esitysten teemat
Google Esitysten uusien mallipohjien lisäksi työkaluun on julkaistu 22 uutta teemaa, joista osa on päivitettyjä versioita aikaisemmista teemoista ja osa on kokonaan uusia. Jos sinulla on vanhoja teemoja käytössäsi, säilyvät Esitykset entisellään.

Osa uusista ominaisuuksista on saapunut käyttäjille nopeana julkaisuna ja on jo todennäköisesti käytettävissä. Osa saapuu lähiviikkojen aikana. Jos jokin ylläkuvatuista toiminnoista ei siis heti ole näkösällä, seuraa tilannetta tulevina viikkoina.

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

4. syyskuuta 2015

Ohjaa oppilaat samalle verkkosivulle uuden Share to Classroom-lisäosan avulla

Share to Classroom on uusi Chrome-lisäosa Googlelta oppilaitoksille. Sen avulla opettajat voivat helposti jakaa verkkosivuston suoraan oppilaiden tietokoneille. Kun lisäosa on asennettu Chrome-selaimeen, opettaja voi avata omalla tietokoneellaan haluamansa sivuston ja nappia painamalla jakaa sen oppilaiden ruuduille. Toimii toki myös toisin päin; oppilaat voivat jakaa sivuston opettajalle. 
GAFE pääkäyttäjät voivat asentaa lisäosan kaikille oman verkkotunnuksensa käyttäjille suoraan hallintapaneelista, jolloin opettajien ja oppilaiden on helpompi aloittaa sovelluksen avulla työskentely. Jotta sovellus toimisi optimaalisesti, tulee se olla käytössä kaikilla joiden ruuduille jakoja halutaan tehdä. Share to Classroom-lisäosa toimii Chromebookeissa, Mac- ja PC-tietokoneissa.

Share to Classroom-lisäosa on saatavissa vain Google Apps for Education tai Nonprofits asiakkaille, jotka käyttävät Google Classroomia.

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

Koodaamalla lisätoimintoja Google-sovelluksiin

Toisinaan yrityksillä ja oppilaitoksilla on sellaisia erityistoiveita, jotka eivät välttämättä täyty Google-sovellusten perusominaisuuksilla. Tyypillisiä esimerkkejä tällaisista tarpeista ovat integraatiot useamman sovelluksen välille, usein tarvittavien toimintojen automatisoinnit ja suuren tietomäärän saattaminen helposti käsiteltävään muotoon. Meidän sovelluskehitys tiimimme tehtävä on ratkaista tällaisia ongelmia ja rakentaa toimivia ratkaisuja asiakkaidemme yksilöllisiin tarpeisiin.


Mihin koodia voidaan käyttää Googlen tuotteissa?

Google G Suite ja Google G Suite for Education -tuotekokonaisuuksiin voidaan koodaamalla rakentaa runsaasti erilaisia lisätoimintoja perusominaisuuksien rinnalle. Lähes kaikkiin Googlen tuotteisiin on saatavilla kattavat ohjelmointirajapinnat, joiden tukemisen Google takaa vuosiksi. Koodarimme kirjoittamien skriptien avulla on loihdittu asiakkaillemme monenlaisia ratkaisuja, kuten oppilaitoksille kehittämämme Primus to Google -työkalu, joka automatisoi Primuksesta käyttäjä- ja ryhmätiedot suoraan Googleen, jolloin käyttäjähallintaa ei tarvitse ylläpitää useissa paikoissa. Yrityksille puolestaan olemme toteuttaneet mm. erilaisten asetusten automatisointeja, tilauskäsittelyjärjestelmän osia, helppokäyttöisiä henkilöhakemistoja intranetiin ja Goomfi-sovelluksen, joka yhdistää M-filesin tiedostonhallinnan Gmailiin.


Sovelluskehitys ja siihen käyttöön suunnatut avoimet alustat ovat Googlen tuotteiden keskuudesta tuttuja erityisesti Chromen ja Androidin osalta. Googlella on myös olemassa kehittäjille Google Cloud Platform, joka on laaja kehitysalusta erilaisine työkaluineen. Sen tarjoama kapasiteetti on laajimmillaan niin valtava, että se riittää suurtenkin projektien hallinnointiin. Pieniä yksityiskohtia ja erilaisia gadgeteja puolestaan pystytään koodaamaan Apps Script -koodikielen avulla. Ohjelmointirajapintojen kautta osaavat koodarit pääsevät käsiksi juuri niihin toimintoihin, joita kulloinkin halutaan muokata. Valmis sovellus voidaan ennalta sovitun mukaan ajaa paikallisesti hallinnoidussa työasemassa tai palvelimessa tai se voidaan asentaa Googlen pilveen, jolloin toimintavarmuus on huippuluokkaa.

Minulla on idea, miten edetään?

Koska prosessi alkaa yksilöllisestä tarpeesta, jokainen työ katsotaan aina tapauskohtaisesti ja annamme työstä kustannusarvion, jolloin projektin jokainen osapuoli tietää missä mennään. Monesti tilanne on käytännössä se, että sopivasti työtä nopeuttava lisätoiminto tienaa hintansa säästetyssä työajassa nopeasti takaisin. Jos sinulla on siis idea, ota meihin yhteyttä ja tutkitaan erilaisia ratkaisumahdollisuuksia.

Lauri Kaski
Google Apps asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

Google julkaisi uudistetun logon

Google julkaisi tällä viikolla uudistetun logonsa. 17-vuotisen olemassaolonsa aikana Googlen toiminta on kehittynyt valtavasti ja uuden logon on haluttu kuvastavan tämän hetken ja tulevaisuuden tilaa koko Googlen laajan tuotevalikoiman tasolla.



Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan