29. huhtikuuta 2015

Yubikey - turvallista kirjautumista Google-tiliin helposti

Yubikey on tietoturvallisen kirjautumisen ja Cloudpointin tuotevalikoiman uusi tulokas. Se on suoja-avain, jota käytetään esimerkiksi Google-tilin Kaksivaiheisen vahvistuksen välineenä. Näin saadaan nostettua Google-tilin turvatasoa merkittävästi, mutta samalla säilytettyä kirjautuminen mahdollisimman helppona käyttäjille. YubiKey soveltuu käytettäväksi niin henkilökohtaisen tilin turvana, yrityksissä kuin oppilaitoksissakin.


Kaksivaiheisen vahvistuksen avulla pahantekijät pidetään loitolla tilisi tiedoista, vaikka salasanasi ja käyttäjätunnuksesi olisi päätynyt vääriin käsiin. Ideana on, että salasanan lisäksi kirjautumisen yhteydessä käytetään erillistä YubiKey-suoja-avainta, jonka voit tilata kauttamme. Sen sisältämä suojakerros päivittyy jokaisen kirjautumisen yhteydessä ja integroituu myös muihin yrityksissä suosittuihin järjestelmiin, jolloin tietoturvallisesta kirjautumisesta saadaan tehtyä mahdollisimman helppoa: sisäänkirjautumisen yhteydessä vain kosketat USB-porttiin liitettyä YubiKeyta.


YubiKeyn on kehittänyt ruotsalainen Yubico yritys. Tuotteet valmistetaan Ruotsissa ja Yhdysvalloissa. Tällä hetkellä YubiKeystä löytyy muutamaa erilaista mallia, joista jokainen tarjoaa huippuluokan turvallisuutta erittäin kilpailukykyiseen hintaan. YubiKey suoja-avaimia on käytössä ympäri maailmaa ja mm. Google, Facebook, Novartis ja useat kunnat sekä oppilaitokset Ruotsissa ovat julkisesti kertoneet ottaneensa YubiKeyt käyttöön laajalti organisaatioissaan.
Lisätietoja YubiKeyn teknologiasta löydät täältä.

Lauri Kaski
Google Apps asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

23. huhtikuuta 2015

Kuntapäättäjä, tervetuloa Chrome-tapahtumaan 19.5.2015

Järjestämme yhteistyössä Googlen ja Businessforumin kanssa tiistaina 19.5.2015 Helsingin Hilton Kalastajatorpalla Chrome-tapahtuman, johon olet lämpimästi tervetullut.

Paikkoja tapahtumaan on rajoitetusti, joten varaathan omasi mahdollisimman pian. Tilaisuus on maksuton.

Lisätiedot ja ilmoittautuminen: kuntachrome.fi 


Lauri Kaski
Google Apps asiantuntija ja Cloudpointin toimitusjohtaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan 

22. huhtikuuta 2015

Classroom päivitys tuo usean opettajan kurssit ja luonnokset

Classroom jatkaa kehitystään ja saa jälleen joukon uusia toimintoja päivityksen myötä.
Jatkossa Classroomissa kurssin luonut opettaja voi lisätä kurssille myös muita opettajia "opettaja oikeuksilla", jolloin he voivat:
  • Luoda tehtäviä
  • Katsella ja arvioida palautettuja tehtäviä
  • Osallistua etusivun Streamin kommentointiin
  • Kutsua oppilaita kurssille
  • Saada sähköposti-ilmoituksia muutoksista 
Ainoa poikkeus lisättyjen opettajien käyttöoikeuksissa on, että he eivät voi kokonaisuudessaan poistaa kurssia. Näin ollen kurssin luoneella opettajalla säilyy Driven omistusoikeuden kaltainen päätäntävalta kurssiin. 
Opettajia kurssille lisää voi kutsua Classroom kurssin "tietoja"-välilehden "Kutsu opettaja"-painikkeen kautta. 

Screencast-of-Co-Teacher-2.gif

Tallentamalla tehtäviä ja ilmoituksia luonnoksiksi, opettajat voivat valmistella kurssia paremmin etukäteen. Kun sopiva aika koittaa, tallentuneen luonnoksen voi käydä helposti julkaisemassa. Kuten Gmailissakin, kun aloitat tehtävän tai ilmoituksen julkaisun, automaattinen tallennus huolehtii siitä, että luonnos lähtee tallentumaan. Tämän jälkeen luonnoksen voi määrittää toiselle kurssin opettajista, jolloin sen muokkaaminen yhdessä onnistuu. 

Googlelta kerrotaan myös, että saadun palautteen perusteella muutamia pieniä muutoksia on lisätty Classroomiin:
  • Arvosanojen automaattinen tallennus - Ne tallentuvat jatkossa automaattisesti lisättäessä  
  • Ilmoitusten parannukset - Opettajat ja oppilaat saavat sähköposti-ilmoituksena viestin kun heille lähetetään yksityinen viesti tai vastaus yksityiseen viestiin.  

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

15. huhtikuuta 2015

Google for Education esillä ITK2015-tapahtumassa

Opetusteknologiaan keskittyvä ITK2015-tapahtuma starttaa tänään ja jatkuu perjantaihin asti. Google for Education-sovellukset ja Primus to Google ovat esillä huomisesta alkaen.
Tervetuloa jutulle!

Selkeyttäksemme palveluntarjontaamme, olemme lisänneet selkeän tarjouspyyntölomakkeen Google for Education-sivustolle. Tarjouspyynnön kysyminen ei luonnollisesti velvoita sinua tai oppilaitostasi mihinkään.

Lisätiedot:
Google for Education ja Primus to Google
Google for Education tarjouspyyntölomake
ITK2015



Fiiliksiä tulevaan tapahtuvaan voi nostaa tutustumalla tähän blogiin, jossa kerrotaan miten Ruotsissa oppilaitokset ovat ottaneet Google for Education-sovellukset omakseen
Lue koko tarina täältä. 

Samu Nurmi
Cloudpointin vikkelä puhemies ja myyntitykki
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

9. huhtikuuta 2015

Päivän Google Dokumentti vinkki: laskentataulukon ilmoitusten tilaaminen

Google Laskentataulukoita käytetään paitsi itsenäisenä työkaluna, myös Google Lomakkeiden vastausten keräämiseen. Yleisiä käyttötarkoituksia näille dokumenteille ovat esimerkiksi ilmoittautumisten kerääminen erilaisiin tapahtumiin, projektiseuranta, lomakkeen kautta tehdyt tilaukset ja yhteydenotot. Olipa käyttötarkoitus mikä tahansa, jos pyydät muita käyttäjiä reagoimaan heille jakamaasi dokumenttiin, haluat varmasti tietää kun näin tapahtuu. Kukapa sitä muistaisi aina käydä erikseen katsomassa tiedostosta, onko sinne tehty muutoksia. Tätä varten ilmoitusten tilaaminen sähköpostitse on loistava ominaisuus, joka pitää sinut aina ajantasalla.

Saat tilattua ilmoitukset sähköpostitse avaamalla sen Google Laskentataulukon josta haluat ilmoitukset tilata. Valitse Laskentataulukon yläreunasta kohta Työkalut -> Ilmoitussäännöt

Valitse tilanteeseen sopivat asetukset tarjolla olevista vaihtoehdoista ja jatkossa sähköpostitse saapuva ilmoitusviesti muistuttaa sinua muutoksista. 


Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

1. huhtikuuta 2015

Google Drive - uusia toimintoja jakamisasetusten määrittelyyn yrityksille ja oppilaitoksille

Jakamisen hallinnointi on eräs tärkeimmistä Google Driveen liittyvistä toiminnoista yrityksissä ja oppilaitoksissa, jotka käyttävät Google Apps-tuotteita. Kun tärkein tietosi on tallessa Drivessä, haluat olla varma, että se ei päädy vääriin käsiin. Kuitenkin eri käyttäjäryhmillä on erilaisia tarpeita, jotka pääkäyttäjien tulee huomioida Driven asetuksia määrittäessään.

Google on julkaissut uusia ominaisuuksia Driven jakamisasetuksiin, jotka mahdollistavat monipuolisemman Driven hallinnoinnin. Pääkäyttäjiä koskevat uudistukset saapuvat hallintapaneeliin näkyville seuraavien viikkojen aikana. Käyttäjäpuolella päivitysten julkaisu noudattaa samaa aikahaarukkaa. Myös lisäuudistuksia on luvassa lähitulevaisuudessa.


Drive jakamisasetukset käyttäjäryhmittäin 
Yrityksessäsi saattaa olla käyttäjäryhmiä (esimerkiksi tutkimusyksikkö tai johtoryhmä), joiden käsittelemä materiaali on luottamuksellista, eikä sitä haluta jakaa organisaation ulkopuolisille käyttäjille. Samanaikaisesti esimerkiksi myynti- tai markkinointitiimillä on todennäköisesti tarve jakaa materiaalia (logot, esitteet, tiedotteet) yrityksen ulkopuolelle toistuvasti. Päivityksen myötä pääkäyttäjät voivat hallintapaneelista asettaa erilaiset oletusasetukset jakamiselle organisaatioyksiköittäin, jolloin esimerkiksi tutkimusosaston porukalta voidaan ottaa julkisen jakamisen mahdollisuus pois päältä ja vastaavasti asetus jätetään päälle myynti- ja markkinointitiimille.

Oppilaitokset voivat hyödyntää ominaisuutta määrittämällä alakoulun oppilailta julkisen jakamisen mahdollisuuden pois päältä. Isommille oppilaille sen voi kytkeä sopivan hetken tullen päälle.

Jaa organisaatiosi ulkopuolelle 
Kun jaat materiaalia organisaatiosi ulkopuolelle (vaikkapa logoja mainostoimistolle tai tilauslistan yhteistyökumppanille), haluat että he saavat jakamasi tiedostot auki vaivatta. Olivatpa he Google Drive käyttäjiä tai eivät. Jatkossa voit jakaa materiaalia Driveltä mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen ja he voivat katsella tiedostoa kirjautumatta Google-tunnukseen. 
Pääkäyttäjät voivat poistaa tämän asetuksen käytöstä hallintapaneelista. Oletuksena asetus ei ole päällä. 

Huom: Jos jaat käyttöoikeuden henkilölle jolla ei ole Google-tiliä, hän voi lähettää kutsun edelleen muille käyttäjille. Näin ollen emme suosittele vaihtoehdon käyttämistä luottamuksellisen tiedon jakamiseen. Automaattisesti kutsu vanhenee 14 päivän jälkeen.  
Lisätiedot: ohje


Kytke tiedoston tallentaminen, tulostaminen ja kopiointi pois päältä 
Information Rights Management (“IRM”) -ominaisuuden avulla voit kytkeä pois päältä Driven jakamisasetusten lisäasetuksista yhteiskäyttäjien mahdollisuuden ladata/tallentaa, tulostaa tai kopioida Driven kautta jakamiasi tiedostoja. Loistava vaihtoehto silloin kun haluat olla varma, että tiedostosi säilyy vain muutamien käyttäjien saatavilla. Ominaisuus koskee kaikkia tiedostomuotoja Drivellä, mukaanlukien Google Asiakirjat, Laskentataulukot ja Esitykset. 

Anna käyttäjille mahdollisuus resetoida salasanansa itse
Salasanojen unohtuminen on yksi arkisista asioista, joihin IT-vastaavat törmäävät tasaisesti niin kouluissa kuin yrityksissäkin. Jatkossa pääkäyttäjät voivat mahdollistaa käyttäjien itsensä palauttaa unohtuneet salasanat puhelinnumeron avulla (tai ottaa mahdollisuuden pois käytöstä jos se ei tunnu tarpeelliselta).
Lisätiedot: ohje

Pysy kuulolla uusien Drive ominaisuuksien suhteen 
Googlelta kerrotaan myös, että he parhaillaan kehittävät mahdollisuutta lisätä luotettuja domaineja Google Apps-tunnukseen. Näin esimerkiksi koulut tai yritykset joilla on läheisiä yhteistyökumppaneita eri domaineissa, voivat lisätä nämä verkkotunnukset omaan luotettujen verkkotunnusten listaansa ja jakaa turvallisesti Driveltä ja Classroomista
Käyttöoikeutta ei myöskään aina haluta antaa toiselle osapuolelle pysyvästi. Ratkaisuna tähän kehitteillä on "expiring access"-omaisuus, jonka avulla voidaan määrittää jakamisasetukselle voimassaoloaika. 

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan