10. helmikuuta 2015

5 arkipäiväistä käyttötilannetta Google-sovelluksille

Nykypäivän verkkopohjaiset sovellukset tarjoavat niin laajan kirjon erilaisia käyttötarkoituksia ja ideointimahdollisuuksia, että joskus saattaa olla ensi-istumalta hankala edes miettiä mihin kaikkeen yksinkertaisetkin tuotteet taipuvat.
Keräsimme yhteen viisi arkipäiväistä käyttötilannetta Google for Work-sovellusten maailmasta.

Gmail yhteiskäyttöisenä postilaatikkona
Monissa yrityksissä saattaa olla käytössä esimerkiksi tilaukset/info/myynti-postilaatikko, jota lukee useampi kuin yksi henkilö. Tällöin tyypillinen ongelma on pysyä kartalla siitä, kuka on mihinkin viestiin vastannut ja onhan kaikkiin viesteihin vastattu.
Helppo ratkaisu on hyödyntää Gmailin tunnisteita. Luo postilaatikkoa lukevien henkilöiden nimillä olevat tunnisteet ja ohjeista jokaista merkitsemään käsittelemänsä viesti omalla tunnisteellaan. Näin on helppo palata selvittämään asiaa pitkänkin ajan päästä jos tarve vaatii.
Ohje (tunnistaudu Google-tunnuksellasi): tunnisteet


Liitetiedostojen välittäminen yrityksen muille käyttäjille
Saitko sähköpostin liitteenä tärkeän tiedoston, joka olisi tarpeellinen myös yrityksesi muille käyttäjille? Voit toki edelleen lähettää viestin liitteineen koko porukalle tai sitten luoda Drivelle kansion, jakaa sen kaikille ja tallentaa liitteenä saapuneen tiedoston suoraan tähän kansioon. Jaettuun kansioon siirretyt tiedostot perivät kansion jakamisasetukset ja näin tiedosto on automaattisesti kaikkien löydettävissä.

Microsoft Office-muotoisen tiedoston muokkaaminen (ilman Office-lisenssiä)
Google Apps-käyttäjänä et välttämättä tarvitse Office-ohjelmistoa lainkaan, sillä tekstiasiakirjat ja presentaatiot syntyvät hetkessä myös Google Dokumenttien avulla. Vaikka itse et Officea kaipaisikaan, saattaa joku lähettää sinulle sellaisen tiedoston vaikkapa sähköpostin liitetiedostona.
Asenna Chrome-selaimeen lisäosa ja voit muokata Microsoft Office-mutoisia tiedostoja suoraan Drivellä, ilman asennettuja ohjelmia.
Ohje (tunnistaudu Google-tunnuksellasi): Lisäosan asennus ja käyttäminen


Eri sijainti, sama näkymä
Työmaalla, asiakkaan luona tai eri toimipisteessä saattaa tulla eteen tilanne, jossa mielelläsi haluaisit näyttää kollegalle mistä on kyse. Toimistolla tämä saattaa olla rikkoutunut työväline, työmaalla saapunut toimitus tai asiakkaan luona kommenttia kaipaavan asia. Välimatka asettaa tähän haasteen, jonka yli on kuitenkin helppo kiivetä Hangouts-videoneuvottelujen avulla. Liikkuva työntekijä voi soittaa videopuhelun kollegallensa puhelimen, tabletin tai tietokoneen kautta. Laitteen kamera tallentaa tilanteen ja toisessa päässä oleva henkilö näkee ruudulla mistä on kyse. Samalla voit jutella ja kertoa lisätietoja.
Ohje (tunnistaudu Google-tunnuksellasi): Hangouts 


Yrityksen yhteinen kuva- tai materiaalipankki
Jokaisella yrityksille on tiedostoja, jotka olisi hyvä olla kaikkien (tai ainakin useiden) työtekijöiden saatavilla. Kuva- tai materiaalipankit ovat tyypillisesti tällaisia. Drivelle voit helposti luoda yhden tai usean kansion rakennelman, johon lataat halutut tiedostot nyt ja tulevaisuudessa. Jakamalla kansion valituille henkilöille, kaikilla heillä on pääsy kyseisen kansion sisältöön.
Jakamisasetukset ovat aina muokattavissa, samoin kuin kansioiden sisältökin.
Ohje (tunnistaudu Google-tunnuksellasi): Drive kansiot


Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan