20. toukokuuta 2015

Tehokasta tapahtumasuunnittelua - kiitos kaikille osallistujille!

Järjestimme eilen Chrome-tapahtuman Helsingin Hilton Kalastajatorpalla yhteistyössä Googlen ja Businessforumin kanssa kunta- ja oppilaitospuolen edustajille. Kiitokset kaikille paikalla olleille onnistuneesta päivästä!

Tapahtumasuunnittelun tiimellyksessä sitä ei aina huomaa miettiä asioita, jotka ovat muodostuneet itselle automaattisiksi toimintamalleiksi, mutta tapahtuman päättyessä mieleen juolahti, että tällaisen paketin saaminen kasaan ilman yhdessä työskentelyä tukevia työkaluja, olisi ollut huomattavasti hankalampaa ja hitaampaa.



Näin pistimme Google for Work-sovellukset töihin tapahtumajärjestelyissä

Google Sivustot: Tapahtuma kaipasi omaa verkkosivua, joten pystytimme sellaisen Google Sivustoja hyödyntäen. Sivuston isona etuna on sen helppokäyttöisyys ja mahdollisuus hyödyntää upotettuja Google Dokumentteja. Google Lomakkeen avulla saimmekin näppärästi liitettyä sivustolle ilmoittautumislomakkeen.

Drive & Google Dokumentit: Drive on korvaamaton apu kaikessa mitä teemme jokaisena päivänä ja paikkansa se todisti jälleen kerran myös tämän tapahtuman suunnittelussa. Yhdessä muokattavien ja koko suunnittelutiimin kesken jaettuihin Google Dokumentteihin syntyivät niin tapahtuman ohjelma, muistilistat, työnjako kuin viestinnän materiaalitkin. Kaikilla oli koko ajan tuorein tieto käytettävissään ja pienistä muutoksista kommunikoimme Google Dokumenttien kommenttien avulla.
Kun käytimme Google Lomaketta tapahtuman ilmoittautumislomakkeena, saimme Drivelle suoraan Google Laskentataulukkoon ilmoittautuneiden tiedot. Näin meidän oli helppo reaaliajassa seurata ilmoittautuneiden lukumäärää.

Tämä on kohta, jossa säästimme takuulla eniten kaikkien aikaa verrattuna siihen, että joku olisi yksin kirjoittanut suunnitelmien pohjan ja sen jälkeen olisi aloitettu pallottelemaan tiedostojen eri versioita korjauksineen. Sähköpostitulvan keskelle olisi helposti hukkunut versio jos toinenkin ja joku tiimin jäsenistä olisi todennäköisesti tipahtanut kyydistä, ellei sitten vaipunut epätoivoon etsiessään viestimassasta versiota 3.2.

Gmail: Postilaatikon kautta kulki paitsi kaikkien suunnitteluun osallistuneiden henkilöiden välistä viestintää, myös tapahtumaan osallistuville lähtevät kutsut ja vahvistusviestit.

Hangouts & Google Kalenteri: Kun kolmen eri yrityksen porukka lyö hynttyyt yhteen suunnittelemaan tapahtumaa, on kiireisten aikataulujen yhteensovittaminen aina taiteen laji. Sovimme tapaamisia Hangouts-videoneuvotteluun, jotta kenenkään ei tarvitsisi matkustaa paikasta toiseen ja kuluttaa liikenteessä istumiseen aikaa. Tiedot tapaamisista kutsuineen videoneuvotteluun saatiin buukattua helposti kaikille Google Kalenterin avulla.

Google+ & Blogger: Mitä olisikaan tapahtuma ilman markkinointia? Paitsi että kutsuimme henkilöitä suoraan, levitimme sosiaalisessa mediassa sanomaa tapahtumasta, jotta kaikki halukkaat saisivat mahdollisuuden ilmoittautua mukaan.

Chrome-laitehallinta & Chromebookit: Tapahtuman keskeisenä teemana olivat Chrome-tietokoneet, joten tietysti tarvitsimme paikalle lukuisia demokoneita, jotta osallistujat pääsisivät katsomaan ja kokemaan niiden tehokkuuden. Chrome-laitehallinnan avulla saatoimme osaan koneista tehdä ennalta kuntoon tarvittavat asetukset ja näin varmistimme laitteiden olevan käyttökuntoisia tapahtumapäivänä. 


Hyvähän tästä tuli!

Hilton Kalastajatorppa tarjosi komeat puitteet tapahtumalle ja olimme kovin tyytyväisiä. Päivän aikana kokeilimme monipuolisesti erilaisia Google for Education-sovelluksia ja tutustuimme Chrome-tietokoneiden maailmaan. Hyvä tapahtuma rakentuu kuitenkin aina hyvästä porukasta, joten kiitoksia kaikille paikalla olleille!

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan