10. heinäkuuta 2014

Google Apps admin: poista käyttäjiä turvallisemmin

Google Apps hallintapaneeliin on tullut uusi ominaisuus, jotta vahingossa tapahtuneilta Drive tiedostojen menetyksiltä vältytään käyttäjän poistamisen yhteydessä.

Käyttäjän poistaminen:
  • Kirjaudu Google Apps hallintapaneeliin.
  • Valitse Käyttäjät.
  • Valitse käyttäjä, jonka haluat poistaa. 
  • Valitse -painike vasemmasta yläkulmasta.
  • Sovellus kysyy haluatko ennen käyttäjän poistoa siirtää hänen Drivensä sisällön omistajuuden toiseen tiliin. Muistathan, että jos poistat käyttäjän siirtämättä Driven sisältöä, myös ne käyttäjät joille poistettava henkilö on tiedostoja Drivellä jakanut, menettävät niiden käyttöoikeuden. Google poistaa tiedostot 5 päivän sisällä.


Määritä uusi omistaja -kohtaan kirjoitetaan sen henkilön sähköpostiosoite, jolle tiedostojen omistajuus siirretään.
    • Siirto koskee kaikenlaisia Drivellä sijaitsevia tiedostoja, joissa poistettava henkilö on omistajana. 
    • Jos palautat käyttäjän jonka tiedostojen omistajuuden olet siirtänyt toiselle käyttäjälle, omistajuus tiedostoihin ei palaudu hänelle. Sen sijaan hänellä on muokkausoikeus tiedostoihin.
Valitse lopuksi Siirrä tiedosto ja poista tili. Google ilmoittaa sinulle viestillä kun tiedostojen siirto (tämän ajan käyttäjä näkyy jäädytettynä) ja käyttäjän poistaminen on valmis.

Google+ sivun avulla parannat näkyvyyttäsi Googlessa

Kerroimme taannoin Google My Business -toiminnon julkaisusta, jolla on ollut merkittävä vaikutus Google+ sivujen rooliin Google Haun ja yritysten välille. Uusien ominaisuuksien myötä Google+ sivujen avulla voi jokainen yritys luoda itselleen pienen hakukoneoptimoinnin tehopakkauksen.  

Uudistus herätti paljon mielenkiintoa ja saimme kysymyksiä aiheesta asiakkailtamme, joten seuraavaksi vuorossa lisää tietoa Google+ sivun luomisesta.

Google+ sivun luominen

Google+ sivujen luomiseksi sinulla tulea olla aktivoitu Google+ profiili, jonka kautta sivun luot.

Siirry Google+ profiilisi vasemman reunan navigoinnista kohtaan Sivut.


Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa kohtaa Hanki oma sivu.
Valitse Liiketoiminnan tyyppi yrityksesi toimialan mukaan.


Täyty pyydetyt tiedot, hyväksy käyttöehdot ja klikkaa Luo sivu -painiketta.


Sivu on luotu, aloita seuraavaksi tärkeiden tietojen täyttäminen sivulle klikkaamalla My Business sivun yläreunan punaista Muokkaa -painiketta.


Ole aktiivinen

Pelkkä sivun luominen ei vielä korota yrityksesi hakukonenäkyvyyttä. Jotta saat parhaan hyödyn Google+ sivustasi, ole aktiivinen ja jaa ajankohtaisia päivityksiä! Niiden jakaminen on helppoa ja onnistuu vaikkapa mobiililaitteen kautta.
Ole myös sosiaalinen ja liitä kiinnostavia ihmisiä ja sivuja Piireihisi. VerkkoApsin löydät Plussassata varmasti!

Google+ sivun perustamisvaiheessa on myös hyvä huomioida seuraavat seikat:

3. heinäkuuta 2014

Drive: muutosten ehdottaminen Google Dokumentteihin

Ehdotukset ovat Google Dokumenttien uusi ominaisuus, joka tukee yhdessä työskentelyä tiimiläistesi kanssa.
Toiminto on käytettävissä Driven selainversiossa jo nyt ja myöhemmin se saapuu myös mobiilisovelluksiin.

Ehdotukset sopivat hyvin sellaisiin tilanteisiin, joissa yhdessä kollegoidesi kanssa laadit Google Dokumenteissa esimerkiksi tärkeää asiakirjaa. Haluat ehdottaa muutosta tekstiin, mutta et varsinaisesti halua suoraan muokata vielä tekstin sisältöä. Tällöin voit jättää ehdotuksen. Varsinainen muutos tekstisisältöön tapahtuu vasta sitten kun dokumentin omistaja hyväksyy ehdotuksen.

Jokainen käyttäjä, jolla on käyttöoikeus joko muokata dokumenttia tai kommentoida sitä, voi myös jättää ehdotuksia.
Näin teet ehdotuksen Google Dokumenteissa:
  • Avaa dokumentti
  • Siirry Ehdota -tilaan dokumentin oikean yläkulman painikkeen kautta. Normaalisti olet muokkaustilassa
  • Ehdottaaksesi muutosta tekstiin, maalaa hiirellä vetämällä se osa tekstistä, johon haluat muutosta ehdottaa. Kirjoita tämän jälkeen muutosehdotuksesi. Se erottuu tekstistä värillisten merkkien ympäröimänä ja ehdotuksista aukeaa dokumentin oikeaan reunaan kommenteista entuudestaan tutun näköinen "puhekupla". 
  • Dokumentin omistaja saa sähköpostitse ilmoituksen ehdotuksesta. Hän voi tämän jälkeen joko hyväksytä tai hylätä ehtouksen dokumentin oikean reunan ehdotus -kohdan painikkeista.
  • Siirry takaisin muokkaustilaan samasta paikasta, josta siirryit ehdotustilaan ja jatka työskentelyä normaalisti.

Mitä eroa on ehdotuksilla ja kommenteilla?

Google Dokumenttien kommentit ja ehdotukset ovat hyvin lähellä toisiaan. Molemmat myös näkyvät dokumenttien oikeassa reunassa. 

 KommentitEhdotukset
OhjeValitse Kommentti -painike  työkaluriviltäVaihda ehdotustilaan.  
KäyttöKysy tai kommentoi jotakin tekstiin liittyvää.Ehdota muutosta tekstiin ja kirjoita ehdotuksesi näkyville.
KuittausKommentteihin voi vastata ja ne voi sulkea merkitsemällä ne "ratkaistuiksi". Omistajat voivat hyväksyä tai hylätä ehdotuksen. Hyväksytty ehdotus päivittyy tekstiin automaattisesti.

2. heinäkuuta 2014

Uutta: Driveltä poistetut tiedostot voidaan palauttaa

Uutuutena Google Apps-tunnusten pääkäyttäjät voivat palauttaa organisaation käyttäjien Driveltä poistamia tiedostoja. Tämä helpottaa varmistamaan, että tärkeää tietoa ei menetetä jos esimerkiksi käyttäjä vahingossa poistaa väärän tiedoston.

Huom: Tämä koskee tiedostoja, jotka on jo poistettu myös Driven roskakorista. Kun käyttäjä poistaa tiedoston Driveltä, tiedostot siirtyvät ensin roskakoriin, joka pitää erikseen vielä tyhjentää käyttäjän toimesta. Roskakorissa olevat tiedostot käyttäjä voi käydä itse palauttamassa Driveen.

Drive tiedostojen palauttaminen pääkäyttäjän toimesta:
  • Voit palauttaa yhden käyttäjän Driveltä poistamat tiedostot kerrallaan. 
  • Voit valita aikavälin, jonka aikana poistetut tiedostot palautetaan. Maksimissaan 25 päivän ajalta voidaan palauttaa tiedostoja. 
  • Jos käyttäjä on jakanut poistetun tiedoston muiden käyttäjien kanssa ja kyseinen tiedosto palautetaan, jakamisasetukset eivät palaudu. Käyttäjän täytyy tehdä nämä uudestaan palauttamisen jälkeen. 
  • Jos käyttäjän tallennustila on täynnä, poistettuja tiedostoja ei voida palauttaa ennenkuin tallennustilaa on tarpeeksi vapaana.
Näin palautat tiedosto:
  • Kirjaudu Google Apps hallintapaneeliin pääkäyttäjätunnuksella
  • Valitse kohta Käyttäjät ja avaa yksittäisen käyttäjän tiedot klikkaamalla hänen nimeään
  • Valitse -painike oikeasta yläkulmasta
  • Valitse aikaväli, jonka ajalta poistetut tiedostot palautetaan. Maksimissaan 25 päivän ajalta voidaan palauttaa tiedostoja.
  • Valitse Palauta tiedot
  • Varmista onnistunut palautus tarkistamalla, että palautettu tiedosto löytyy käyttäjän Driveltä.

1. heinäkuuta 2014

Drive uutuus: muokkaa Microsoft Office -tiedostoja ilman Officea

Nyt voit heittää hyvästit kalliille lisenssimaksuille ja monien eri ohjelmistojen hankkimiselle, sillä uudistuneella Google Drivellä voit muokata Microsoft Office -tiedostoja ilman Officea.

Driven uusimmassa versiossa voit muokata Microsoft Word-, Powerpoint®- ja Excel® -tiedostoja Driven selainversiossa sekä iOS- ja Android-laitteissa, vaikka sinulla ei kyseisiin laitteisiin olisi Office-ohjelmia asennettuna. Kun muokkaat Drivellä Office-tiedostoja, ne säilyvät koko ajan alkuperäisessä tiedostomuodossaan.


Office -tiedostojen muokkaamisen Drivellä saa käyttöösi asentamalla Chrome-selaimeen lisäosan Chrome Web Storesta. Driven eri mobiilisovelluksiin, Chromebookeihin ja Chromeboxeihin ominaisuus on sisäänrakennettuna jo valmiiksi ja muokkaaminen onnistuu ilman lisäasennuksia.

Voit tarkastella ja muokata Microsoft Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja, vaikka tietokoneessasi ei olisi Office-pakettia. Kun laajennus on asennettu selaimeesi, Chromeen vetämäsi ja Gmailissa tai Google Drivessa avaamasi Office-tiedostot avataan Docs-, Sheets- tai Slides-ohjelmassa, jossa voit katsella ja muokata niitä. Voit tallentaan jokaisen tiedoston alkuperäisessä Office-muodossa tai muuntaa sen Docs-, Sheets- tai Slides-tiedostoksi. Tällöin käytettävissäsi on lisää ominaisuuksia, kuten muiden kutsuminen muokkaamaan tiedostoa kanssasi, kommentointi, pikaviestit ja paljon muuta. Muistathan, että tällöin tiedostot eivät myöskään kuluta tallennustilaasi.

Palvelu tukee seuraavia Office -tiedostomuotoja:
  • .doc 
  • .docx 
  • .xls 
  • .xlsx 
  • .ppt 
  • .pptx
Tämä uusi ominaisuus on osa uudistuneen Driven julkaisua, joka saapuu kaikille käyttäjille lähiviikkoina. Saat tällöin kutsun tutustua uuteen Driveen. Hyväksymällä mahdollisuuden, Drivesi päivittyy tuoreimpaan versioon ja kaikki uudet ominaisuudet ja Driven uudistunut ulkoasua saapuvat käytettäväksesi.


Google Esitysten muokkaaminen mobiililaitteen kautta on nyt mahdollista

Driven mobiilisovellus on jo pitkään ollut käyttäjien suosikki. Sen lisäksi julkaistiin muutama viikko sitten laajemmilla ominaisuuksilla varustetut Sheets -laskentataulukot ja Docs -asiakirjat mobiilisovellukset. Nyt Google Playsta ladattavissa on myös paljon odotettu Slides -esitykset mobiilisovellus, jonka avulla esitysten muokkaaminen mobiililaitteen kautta mahdollistuu.

Asenna mobiilisovellukset täältä:
Docs Androidille
Docs iPhonelle ja Padille

Sheet Androidille
Sheets iPhonelle ja Padille

Slides Androidille
Tällä hetkellä tuote on saatavilla vain Android -laitteisiin, mutta se julkaistaan lähiaikoina myös iOS-alustalle.