15. toukokuuta 2014

Stop Huumeille yhdistyksessä työskennellään Google Apps-sovelluksilla

Stop Huumeille ry on vuonna 2000 perustettu päihdekuntoutujien vertaistukeen keskittynyt yhdistys. Toiminta aloitettiin Helsingissä päihteettömillä tapahtumilla, osallistuvaan draamaan perustuvilla infoilla ja harrastetoiminnalla. Vuosien mittaan toiminta on laajentunut ympäri Suomea. Stop Huumeille Ry siirtyi Google Apps-sovelluksiin alkuvuodesta 2014. Käyttöönotto toteutettiin yhteistyössä VerkkoApsin kanssa.

Hallintojohtaja Mytty Messmer kertoi kiinnostuksen Google-sovelluksia kohtaan nousseen paljon aikaisemmin. Yhdistyksessä oli otettu käyttöön Google Kalenterit jo vuosia sitten. Vähitellen käyttö laajeni Google Groupseihin ja myöhemmin myös Google Sivustoilla toteutettuun intra-sivustoon, sekä Driveen, jota käytettiin tiedostojen jakamiseen.

“Meillä oli siis käytössä jo monia Googlen sovelluksia, mutta yksittäisten tilien hallinta oli työlästä, ja jaettujen kansioiden ja tiedostojen omistajuuksien siirto mahdotonta. Kaipasimme käytössä olevaan järjestelmäämme helpompaa hallittavuutta”, Mytty kertoo. “Olimme etsineet pitkään sopivaa palveluntarjoajaa joka auttaisi meitä tässä siirtymässä, ja kun lopulta saimme asiantuntevia vastauksia ja hienon kädenojennuksen VerkkoApsilta päätimme uskaltautua siirtymään”, hän jatkaa.

Arkipäivää Google Appsien kanssa

Nyt kun Google Apps-sovellusten käyttöönottamisesta on kulunut muutamia kuukausia, arki on asettunut aloilleen ja sovellukset ovat kovassa käytössä. Tärkeimmiksi työvälineiksi Messmer listaa Gmail-sähköpostin, Kalenterin ja Driven. “Pääsemme katsomaan toinen toistemme kalentereita ja tämän avulla erilaisten tapahtumien ja palaverien aikatauluttaminen on helppoa. Dokumenttien käsittely Drivessä on ihan olennainen osa työskentelyrutiineitamme, jotta liikkeellä ei ole monia eri versioita joita pitäisi lähetellä sähköpostilla. Kaikilla on käytössä Google Kalenterit (osalla myös kännykässä), lisäksi meillä on käytössä julkisia tapahtumakalentereita sekä sisäisiä intra-kalentereita ja resurssikalenteri yhdestä tilasta. Kaikki käyttävät lisäksi Driven jaettuja dokumentteja, kukin tarpeitaan vastaavalla tavalla. Driven kautta hoidetaan myös monia hallinnollisia asioita, mm. työajanseuranta taulukoilla ja sieltä löytyvät tärkeimmät käytössämme olevat asiakirjapohjat. Yhdistyksemme diaesityksetkin on siirretty Driveen. Intra-yhteisön käyttöä aloitellaan.”

Kuinka luonnehtisit yhteistyötä VerkkoApsin kanssa?

Yhteistyö VerkkoApsin kanssa on ollut mutkatonta, rentoa, sujuvaa ja ystävällistä.


9. toukokuuta 2014

Kollaboraation sietämätön keveys: Arjesta juhlaan!

Kuulemme päivittäin tarinoita, kuinka ihmiset ovat saaneet hoidettua arkisia haasteita tai tapahtuman toteutuksia erinomaisin tuloksin Google Driven avulla. Monet polttarit, häät, muutot ja taloushallinnon asiat ovat kuulemiemme tarinoiden mukaan onnistuneet helpommin kuin koskaan, ilman sähläystä ja säätöä. Tietoa, osaamista ja työvastuita on jaettu, ylimääräisiltä sähköposteilta säästytty ja ideat ovat lähteneet lentoon aivan uudella tavalla, kun koko porukka on saatu saman asian äärelle tuomaan omat ideansa peliin. Tehtävien seurantaa, uusia ideoita, lisätehtäviä, tapahtumaan liittyvää dokumentaatiota..ja täysin aikataulussa. Hienoa, jos asiat kävisivät näin sujuvasti työelämässäkin.

Siinä se ydin piileekin. Miksi asiat eivät voisi mennä näin työelämässäkin?

Monessa yrityksessä on tartuttu härkää sarvista ja tutkittu käytetyn ajan, syntyneiden ideoiden sekä toteutuneiden tuotosten välistä suhdetta. Parhaat tulokset ovat syntyneet, kun tekniikkaa ei ole tarvinnut miettiä. Tekniikan tehtävä on tukea ja tehostaa työtä, ei hidastaa sitä.


Millainen on siis esimerkki tavallisesta työpäivästä, kun tekniikka tukee ja nopeuttaa työn toteutumista sekä tuloksellisuutta?

“Tarkastan kalenterista tulevan päivän tapahtumat ja liityn samalla projektipalaveriin, joka pidetään videoneuvotteluna. Videoneuvottelun linkki sekä palaverin agenda löytyvät helposti kalenteritapahtumasta. Siirtyessäni videoneuvotteluun eli Hangoutsiin, näen heti muut osallistuvat henkilöt ja aloitamme palaverin mukavasti kuulumisia vaihtamalla. Kun kaikki ryhmän jäsenet ovat paikalla, avaamme projektisuunnitelman ja käymme projektin osa-alueet läpi. Muutamalta on unohtunut täyttää tehtävien toteutuksen seuranta ennen palaveria, mutta he ehtivät tehdä sen heti palaverin alkuvaiheessa. Näemme päivitykset reaaliaikaisesti. Samalla dokumenttiin ilmeistyy kommentteja ja muutospyyntöjä. Projektipäällikön kuvatessa yhteenvetoa projektiin vaikuttavista muutoksista, ryhmäkeskusteluun ilmestyy kysymyksiä, ideoita ja tarkennuksia. Erinomaisia kysymyksiä ja pohdintoja, jatkamme keskustelua aiheesta. Ideoiden syntyessä tallennamme ne suoraan yhteiseen dokumenttiimme ja samalla syntyy myös kokousmuistio. Dokumentti on jo etukäteen jaettu koko projektiryhmälle, joten muita päivityksiä ei varsinaiseen muistioon tarvitse tehdä. Vaivatonta.


Projektipalaverin jälkeen käyn läpi toisen asiakkaan vastaukset projektin palautekyselyn osalta, jonka tuotin Google-lomakkeen avulla. Vastausten automaattinen yhteenveto kertookin minulle samantien, että olemme tehneet asiamme tälläkin kertaa oikein. Hieno juttu! Käyn kuitenkin myös vastaajien kehitysideat läpi ja teen näistä yhteenvedon, jonka jaan myös asiakkaamme vastuuhenkilölle. Linkitän sen projektisuunnitelmaan, joka löytyy yhteisesti jaetusta kansiostamme. Huomaan, että asiakkaamme on avannut dokumentin ja käy myös parhaillaan vastauksia läpi. Jätän hänelle vielä pari kommenttiani dokumenttiin ja palaan keskustelemaan hänen kanssaan asiasta myöhemmin, kun hän on ehtinyt perehtyä tuloksiin.
Aamu jatkuu yhtä sujuvasti, projektit liikkuvat eteenpäin nopeasti ja asioita saadaan päätettyä ilman turhia sähköpostien lähettelyä tai tiedostojen etsimisiä. Ketään ei tarvitse odotella. Soitan välissä pari perinteistä puhelua ja kirjaan tiedot CRM:mme, joka on liitetty Google Apps -ympäristöömme. Linkitän mukaan sähköpostikeskustelut. Vielä ennen lounasta luen viimeisimmät päivitykset omasta Intranetistämme. Mitä uutta tietoa kollegoillani on ja tapahtuuko maailmalla kenties jotakin sellaista, mikä vaikuttaa toimintaamme tällä viikolla? Sosiaalinen intranettimme, joka on luotu Google+ palveluun suljettuna yhteisönä, tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden löytää ja jakaa tietoa nopeasti sekä vaivattomasti. Juttuihin on linkitetty tiedotteita ja Google Driven puolelta dokumentteja sekä kuvia, jotka jälleen kerran nopeuttavat ajantasaisen tiedon löytymistä.


Ennen lounastaukoa kysäisen pikaviestimellä kollegaltani, ehtiikö hänkin syömään. Liitän vielä toisen palaverista palanneen henkilön keskusteluumme mukaan ja sovimme lounaspaikan. Helsingin työskentelevä kollegamme päivittää parhaillaan verkkosivujamme ja pyytää minua tarkastamaan tuottamansa tekstin kirjoitusasua ennen lounasta. Teen pieniä muokkauksia ja hän tarkastaakin muutokset saman tien, jonka jälkeen lähdemme muun porukan kanssa kohti lounaspaikkaamme. Matkalla piippaa puhelin, myös kolmas kollegamme ilmoittaa pikaviestimen kautta liittyvänsä joukkoon.

Lounaaseen mennessä olen “tavannut” noin 15 ihmistä ja keskustellut useammankin kanssa, osallistunut projektipalaveriin ja tuottanut projektiryhmämme kanssa erinomaisia positiivisia muutoksia projektiimme, jakanut osaamistani ja tietoani, oppinut muilta, käynyt läpi toisen asiakkaan palautekyselyn ja keskustellut jatkosuunnitelmista asiakkaan kanssa, soittanut puheluita ja varmistanut, että tieto siirtyy myös muulle tiimille; tutustunut viimeisimpiin uutisiin Intranetissä ja linkittänyt omat tietoni sinne tulevaa viikkoa varten, auttanut kollegaani verkkosivujemme päivittämisessä sekä ehtinyt vaihtaa kuulumisia työtovereideni kanssa myös töiden ulkopuolisista asioista. Siitä huolimatta olen ehtinyt tehdä tämän kaiken, vaikka toimistollamme ei ehtinyt aamun aikana käydä vielä kuin 3 ihmistä. Vaihdoin lennossa myös konetta, mutta tieto pysyi edelleen käytettävissäni. Myöskään toimistolta poistuessani pääsy tietoon ei kadonnut, vaan kulki mobiilisti mukanani.

Olisi suorastaan omituista kuvitella, että en pääsisikään kaikkeen tarvitsemaani tietoon käsiksi milloin vain, mistä vain, millä laitteella vain; yhdellä kirjautumisella. Minulla ja työyhteisölläni on aina päivitetyin tieto saatavillamme, reaaliaikaiset dokumentit käytettävissämme. Tämä on ollut mahdollista jo vuosia, kiitos markkinoiden parhaan selainkäyttöisen työympäristön, joka sijaitsee pilvessä.
Google for Work. Ja tavanomaisen aurinkoinen päivä jatkuu.”


Kirjoittaja työskentelee tehokkaasti päivittäin

7. toukokuuta 2014

Google Classroom on uusi tuote oppilaitoksille

Google Classroom on uusi oppilaitoksille suunnattu palvelu, joka yhdistyy osaksi Google Apps for Education-sovelluskokonaisuutta. Kuten GAFE-sovellukset muutenkin, myös Classroom on oppilaitoksille maksuton.

Classroom tarjoaa opettajille työkalut tehtävien nopeaan luomiseen ja organisointiin, tehokkaaseen palautteen antamiseen ja helppoon viestintään opiskelijoiden kanssa. Classroomissa opiskelijat voivat organisoida tehtävänsä Google Drivessä: viimeistellä ja palauttaa tehtävät sekä kommunikoida suoraan opettajien ja muiden opiskelijoiden kanssa.


Classroomin etuja
  • Helppo käyttöönotto: Opettajat voivat lisätä oppilaita suoraan kurssille tai jakaa opiskelijoille koodin liittymistä varten.
  • Säästät aikaa:Yksinkertainen ja paperiton tehtävien työnkulku antaa opettajille mahdollisuuden luoda, tarkistaa ja arvostella tehtävät samassa paikassa.
  • Tiedot järjestyksessä: Opiskelijat voivat nähdä kaikki tehtävänsä yhdellä sivulla, ja kaikki opintomateriaalit on automaattisesti tallennettu Google Driven kansioihin.
  • Mutkatonta viestintää: Classroomin streamin kautta opettajat voivat lähettää ilmoituksia ja kysymyksiä luokalle. Opiskelijat voivat lisätä viestejä streamiin ja auttaa näin kanssaopiskelijoita.
  • Edullinen ja turvallinen: Classroom on täysin ilmainen, se ei sisällä mainoksia, ja opiskelijoiden tietoja ei koskaan käytetä mainontaan. Classroomin toiminnot on rajattu kurssin jäsenille, ja opiskelijat voivat olla kurssien jäseniä vain koulunsa Google Apps for Education -verkkotunnuksessa.

Miten palvelun saa käyttöön?

Tällä hetkellä Google kerää vapaaehtoisia oppilaitoksia mukaan kokeilemaan uutta tuotetta. Jotta palvelun voi hankkia ensivaiheessa, oppilaitoksella täytyy olla käytössään Google Apps for Education-sovellukset. 
Hae mukaan ensivaiheeseen täältä

Kaikille Google Apps for Education-sovelluksia käyttäville oppilaitoksille Classroom tulee mahdolliseksi ottaa käyttöön syksyllä 2014.

Google Apps for Education-sovellukset oppilaitoksellesi

Jos oppilaitoksellanne ei vielä ole Google Apps for Education-sovellukset käytössä, saatte ne kauttamme helposti. 
Lisätiedot: myynti@verkkoaps.fi tai 09-4257 9282




6. toukokuuta 2014

Tervetuloa tutustumaan Chrome-laitteilla toteutettuun sähköiseen ylioppilaskokeeseen

Olemme paikalla Helsingin Wanhassa Satamassa 5.6.2014 järjestettävässä Digabi -tapahtumassa.
Tervetuloa tutustumaan tapahtuman aikana Chromebox ja Chromebook -laitteisiin pohjautuvaan ratkaisumallin, jolla voidaan toteuttaa sähköiset ylioppilaskokeet kustannustehokkaasti.

Digabi on ylioppilastutkintolautakunnan sähköistämisprojekti. Päämääränä on siirtää ylioppilaskokeet täysin sähköisiksi asteittain vuoteen 2019 mennessä. Digabin toimesta on tutkittu erilaisia vaihtoehtoja ylioppilaskokeen sähköistämiseksi jo tovin aikaa. Chromebookit ja Chromeboxit ovat yksi kiinnostavista vaihtoehdoista . 


Hintaesimerkki Chrome-laitteilla toteutetusta sähköisestä ylioppilaskokeesta:
Chromebox 199€ (sis.alv) /laite
Chromebookit alk.230€ (sis.alv) /laite
Chrome hallintalisenssi oppilaitoksille 23€/ laite/ 36kk

50 Chromebox-tietokoneen kokonaisuus hallintalisenssien kanssa 3 vuodeksi maksaa tällöin 11 100€. Tämä on merkittävästi edullisempi vaihtoehto kuin perinteisiä IT-ratkaisuja hyödynnettäessä.

2. toukokuuta 2014

Google Dokumenttien uudet mobiilisovellukset

Markkinoille saapuu jatkuvasti toinen toistaan kehittyneempiä mobiililaitteita. Niihin suunniteltujen sovellusten tulee yhtälailla kehittyä ja tarjota käyttäjien kaipaamia ominaisuuksia. Siksipä Google Dokumenttien Asiakirjoista ja Laskentataulukoista on julkaistu uudet mobiilisovellukset. Jo entuudestaan tuttu Drive mobiilisovellus säilyy toki uutuuksien rinnalla.  

Avaamalla Google Docs tai Sheets -mobiilisovelluksen, näet heti viimeisimmäksi muokatut dokumentit ja pääset jatkamaan niiden työstämistä helposti. Google on myös luvannut, että pian julkaistaan samanlainen mobiilisovellus Esityksistä. Tämä onkin kiinnostava lupaus, sillä aikaisemmin Driven mobiilisovelluksella ei ole voinut muokata Esityksiä, vaikka niiden tarkastelu on ollut mahdollista.
Offline-ominaisuudet ovat sisäänrakennettuna uusissa mobiilisovelluksissa, joten voit työskennellä myös ilman verkkoyhteyttä.

Google Docs -palvelulla voit:
  • luoda uusia dokumentteja tai avata verkossa tai toisella laitteella luomasi dokumentin ja muokata sitä 
  • jakaa dokumentteja ja työstää samaa dokumenttia yhdessä muiden kanssa samaan aikaan
  • saada tehtäviä valmiiksi milloin tahansa myös ilman internetyhteyttä 
  • lisätä kommentteja ja vastata niihin 
  • jättää työn katoamisesta huolehtimisen muille: kaikki tallentuu automaattisesti sitä mukaa kun kirjoitat.
Uudet sovellukset saat käyttöösi:
Docs Android: http://goo.gl/R6zVQ9
Docs iOS: http://goo.gl/c2LokJ
Sheets Android: http://goo.gl/K1zXzi
Sheets iOS: http://goo.gl/c8mk8t

Muista myös Drive mobiilisovellus: 
Google Drive Androidille
Google Drive iPhonelle