21. helmikuuta 2014

Liitä osallistujia Hangouts-videoneuvotteluun ilman Google-tiliä UberConferencen avulla

Hangouts-videoneuvottelussa osallistujia voi kerrallaan olla 15. He voivat kirjautua tilaisuuteen omista neuvottelutiloistaan, kannettavilta tietokoneiltaan, tableteilta tai puhelimista. Käyttäjillä täytyy ainoastaan olla Gmail-tili käytössään. Yhteistyökumppanisi ja tai asiakkaasi eivät välttämättä vielä ole siirtyneet käyttämään Googlen tuotteita, mutta tämä ei ole ongelma, sillä voit silti liittää heidät mukaan Hangouts-videoneuvotteluun UberConference-sovelluksen avulla.


UberConference ominaisuuksia:
  • Neuvottelun tallentaminen MP3-äänitiedostoksi
  • Integroituvat sosiaalisen median profiilit LinkedIn, Google+ ja Facebook
  • Käyttäjän asettaminen äänettömälle
  • Dokumenttien jakaminen ja muokkaaminen Google Driveltä
  • HD-audio laatuinen ääni
  • PRO: jopa 100 osallistujaa, yli 40 maasta
  • mobiilikäyttö
  • ja paljon muuta...

UberConference Hangouts-videoneuvottelussa

UberConference on uusien ominaisuuksien julkistamisen myötä lisätty Google Hangouts-videoneuvottelujen lisätoimintoihin, jotka ovat käytössä kaikilla käyttäjillä, jotka ovat aktivoineet Google+ profiilin. Tällöin löydät UberConferencen suoraan Hangouts-ikkunan vasemmasta reunasta. Jos sovelluksen kuvake ei ole heti nähtävillä, lisää se valitsemalla alimmainen painike “Lisää sovelluksia”.  


Klikkaamalla sovelluksen kuvaketta Hangouts-ikkunassa, otat käynnissä olevaan videoneuvotteluun käyttöön UberConferencen ja näin mahdollistat osallistumisen myös puhelimitse käyttäjille, joilla ei Google-sovelluksia ole käytössä. 

Kun sovellus käynnistetään, ruudulle ilmestyy vahvistuspyyntö. 


Seuraavassa vaiheessa UberConferencen tiedot aukeavat Hangouts-ikkunan oikeaan reunaan. Näistä tiedoista löydät numeron ja PIN-koodin, jonka avulla videopuheluun voi liittyä. Oikeassa alareunassa on myös painike kutsujen lähettämiseksi, puhelun tallentamiseksi ja lukitsemiseksi ja UberConference puhelun päättämiseksi sulkematta itse Hangouts-videoneuvottelua.


UberConference Pro

Ilmaiseksi tuotteeseen voit tutustua Basic-version avulla, joka käytännössä tarkoittaa edellä mainittua tapaa hyödyntää UberConferencea. Saadaksesi käyttöösi kaikki UberConferencen ominaisuudet, valitse UberConference Pro. 

UberConference PRO tuo käyttöösi suomalaisen soittonumeron 09 42450409 ja 40 muuta maata samalla maksulla. 


Uberconferencen PRO tili integroituu Google Apps for Business tilisi kanssa saumattomasti, eli erillistä kirjautumista ei palveluun tarvita. Ensimmäisellä käyttökerralla valitset itsellesi yhdysvaltalaisen kiinteän puhelinnumeron, joka toimii samalla puhelinneuvottelutilasi “PIN”-koodina.

Osallistujien soittaessa suomalaiseen puhelinnumeroon näpytellään puhelinneuvottelun PIN koodiksi “1kiinteä numero# “.


UberConference PRO:n saat meiltä

Palvelu maksaa 8 EUR / nimetty käyttäjä / kk. Yhteen Hangouts-videoneuvotteluun voi samanaikaisesti soittaa enintään 100 henkilöä, eikä erillistä PIN-koodia kirjautumiseen tarvita.

Voit tilata palvelun kätevästi ja saada verkkolaskun yrityksellenne sähköpostilla myynnistämme osoitteesta myynti@verkkoaps.fi

UberConferencesta löytyy myös mobiiliaplikaatio Android ja iOS-laitteille. Lataaminen onnistuu Google Playsta tai App Storesta.  


Tiedätkö mitä ovat Google Kalenterin tapaamisajankohdat?

Google Kalenterin tapaamisajankohtien avulla voit merkitä kalenteriin aikajakson, jonka käytettävissä olevia aikoja ihmiset voivat varata. Tiiminvetäjät voivat esimerkiksi antaa tiimiläisten varata aikoja työaikana kunakin viikkona. Opettajat voivat puolestaan antaa varausaikoja vaikkapa opiskelijoille verkkokurssin lähikeskusteluita varten.
Tapaamisajankohta merkinnät voit tehdä Google Kalenteriin vain jos sinulla on käytössäsi päivä- tai viikkonäkymä. Ajankohtien varaamiseksi käyttäjillä on oltava Google-tili.

Tapaamisajankohdan määrittäminen

Näiden vaiheiden kautta voit määrittää Kalenteriisi tapaamisajankohtia:
  • Klikkaa valitsemaasi ajankohtaa Kalenterissa. 
  • Valitse näyttöön ilmestyvän tapahtumakuplan yläreunasta Tapaamisajankohdat.
  • Ilmoita tapaamisajankohdan yksityiskohdat näissä kentissä:
    • Mitä: anna tapahtumalle nimi
    • Kalenteri: valitse kalenteri, johon haluat luoda tapaamisajankohdan
    • Tarjoa yksittäisenä tapaamisaikana: valitse tämä painike, jos koko ajanjakso on käytettävissä vain yhteen tapaamiseen.
    • Tarjoa lyhyempinä ajankohtina: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tarjota useita tapaamisaikoja ajanjakson aikana. Valitse ja ilmoita jokaisen tapaamisen kesto (minuuteissa) oikealla olevassa tekstikentässä.
  • Kun olet valmis, tallenna tapahtuma klikkaamalla Luo ajankohtia. Valitsemalla Muokkaa tietoja pääset tapahtuman lisätietoihin.


Tapaamisajankohta merkinnän tietoihin voit lisätä monia tavallisistakin kalenteritapahtumista tuttuja ominaisuuksia, kuten tapahtuman toiston ja osallistujien kutsumisen. 
Jos haluat esimerkiksi varata aikaa henkilökunnan keskustelutuokioille tai oppilaidesi kysymyksille, kutsun lähettäminen mahdollisille osallistujille on loistoidea. 


Merkintä näkyy kalenterissa tallentamisen jälkeen yleensä hieman eri näköisenä kuin muut merkintäsi. Erotat sen helposti väristä ja kellonajan edessä olevasta pienestä kuvakkeesta. Kun tapaamisajat varataan, ne näkyvät tavallisina tapahtumina päällekkäin tapaamisblokin kanssa.


Tapaamisten varaaminen

Voit antaa käyttäjille oikeuden varata tapaamisia ohjaamalla heidät tapaamissivulle. Sen URL-osoite löytyy tapaamisajankohdan tietosivun yläosasta.

Tällä sivulla kävijät näkevät kalenterin, jossa on käytettävät ajankohdat. He näkevät myös oman kalenterinsa päällekkäin tapaamissivulla, joten on helppoa nähdä, mitkä ajat sopivat heille.

Varatakseen tapaamisajan kävijät napsauttavat yhtä käytettävistä tapaamispainikkeista ja valitsevat Tallenna. Kävijät voivat myös muokata muita kenttiä ponnahdusikkunassa muuttaakseen otsikkoa, sijaintia tai tapahtuman kuvausta.

Varatut tapaamiset eivät näy tapaamissivun uusille kävijöille.

Osallistujat voivat peruuttaa tapahtuman poistamalla sen tai kieltäytymällä siitä omassa kalenterissaan, mikä näkyy kieltäytymisenä kalenterissasi. Tapaaminen vapautuu sitten muiden tapaamissivun kävijöiden varattavaksi.

19. helmikuuta 2014

Uutta Gmailissa: etsi viestejä koon mukaan

Gmailin sisäiseen hakuun on tänään lisätty uusi toiminto, jonka avulla voit etsiä tietyn kokoisia viestejä. Todella näppärää kun esimerkiksi etsit viestiä, jossa on suurikokoinen liite.

Tarkennettuun hakuun pääset Gmail-postilaatikon yläreunan hakukentästä, klikkaamalla oikean laidan pientä kolmiota.


Uusi kohta on nimeltään Koko, jossa voit määritellä etsiväsi vain tiettyä kokoa suurempia viestejä postilaatikostasi.

Muistathan, että valitsemalla lisäksi kohdasta Hae esimerkiksi tietyn tunnisteen postilaatikosta (esim. lähetetyt tai itse tekemäsi tunniste), saat kohdistettua hakusi juuri tähän osioon.


Elämää XP:n jälkeen

Hyvin palvellut Windows XP on tullut tiensä päähän. Vuonna 2001 lanseerattua käyttöjärjestelmää on käytetty ja käytetään vieläkin laajalti ympäri maailman. 13 vuotta tietokone ajassa on käsittämättömän pitkä aika. Maailma muuttuu tekniikan kehittyessä muutamien kuukausien syklissä, ellei jopa nopeamminkin.

Muistatko ensimmäisen XP koneesi? Omani oli Compaqin mid-tower. Muistia siihen lisättiin pariin otteeseen, kovalevy uusittiin, käyttöjärjestelmä asennettiin uudestaan. Pienellä viilauksella kone oli ihan toimiva muutamia vuosia, kunnes se ei enää jaksanut pyörittää tarvittavia sovelluksia.


Omassa käytössä tai työnantajan tarjoamana minulla ei ole koskaan ollut Vistaa uudemmalla käyttöjärjestelmällä olevaa tietokonetta. Toki olen jonkin verran käyttänyt Windows 7 ja 8 joutuen toteamaan, etten tykkää niistä. Ne ovat jotenkin raskaita ja hitaita käyttää.

Oma elämäni on käytännössä siirtynyt Googlen pilveen, joten suurimman osan teen Chrome-selaimen kautta Chromebook pääsääntöisenä työkalunani. Töistä löytyy yksi vanha kannettava tietokone, johon on asennettu Linux käyttöjärjestelmä. Vaikkakin koneessa voisi olla hieman enemmän potkua, toimii se hyvin arkikäytössä.

Mitä vanhalla tai uudemmallakin XP koneella voi tehdä? No siihen kannattaa asentaa Linux vanhan käyttöjärjestelmän tilalle. Meillä on toimistolla käytössä Ubuntu-käyttöjärjestelmällä olevia koneita. XP-koneen käyttäminen on pian tietoturvariski, koska käyttöjärjestelmään ei tule enää korjauspäivityksiä huhtikuun alun jälkeen ja näin mahdolliset haavoittuvuudet ovat avoinna hyökkäyksille.


Suosittelen lämpimästi Chromebookien käyttöönottoa. Ne toimivat loistavasti arkisten askareiden hoidossa. Koneet käynnistyvät sekunneissa, akku riittää työpäiväksi ja ei tarvitse murehtia päivityksistä koneen päivittäessä itsensä aina kun sen käynnistää. Toimistosovellukset löytyvät Google Drivesta ja Hangoutsin kautta saa näppärästi pidettyä yhteyttä kollegoihin ja sidosryhmiin. Viime viikolla ilmoitettiin VMwaren virtualisointi alustan tuomisesta Chromebookille, eli myös Windows sovelluksia pystyy jatkossa käyttämään Googlen pilven kautta. Myös Citrixin ja Ericomin ratkaisuilla voidaan käyttää Windows sovelluksia Chromebookilla. Kaiken lisäksi Chromebookit ovat erittäin kustannustehokas tuote kustannussäästöjen ollessa jokaisen huulilla.

Haluatko kuulla lisää Google Apps for Business ratkaisuista ja miten niitä hyödynnetään tehokkaasti teidän ympäristössä yhdessä Chromebookien kanssa? Ota yhteyttä, niin kerron lisää.

Mikko

13. helmikuuta 2014

Gmailin uusi sisäänkirjautuminen ja sen toiminnot

Gmailin ja Google-sovellusten uudistettu kirjautumissivu on monelle käyttäjälle jo tuttu, koska sen lanseeraus aloitettiin viime vuoden puolella kuluttajatileistä. Tämän vuoden puolella uuteen versioon ovat siirtyneet vaiheittain myös Google Apps for Business ja Education käyttäjät. Muutos pitäisi olla kaikilla käyttäjillä näkyvillä 1.3.2014 mennessä.
Keräsimme yhteen vielä uudistuksen olennaisimmat osat ja uudet toiminnot.

Kirjautuminen Gmailiin ja Google Apps-sovelluksiin

Kirjaudu sisään Gmailiin ja samalla kaikkiin muihin Google Apps-sovelluksiin osoitteessa: gmail.com
  • Toisin kuin aikaisemmin, sähköposti tulee kirjoittaa Google Apps-tileissä kirjautumissivulle kokonaisuudessaan, eli myös osoitteen loppuosa (xx@yritys.fi).
  • Jos organisaatiollasi on aikaisemmin ollut käytössä kustomoitu kirjautumissivu, siihen määritelty URL-osoite (esim. posti.yritys.fi) ohjaa jatkossa Gmailin uudelle kirjautumissivulle. Toisin kuin aikaisemmin, kirjautumissivua ei voi enää muokata omilla värivalinnoilla tai logolla.
  • Mikäli organisaatiossasi on käytössä SSO-kirjautuminen, riippuen sen asetuksista ohjaudut joko Gmailin uudelle tai organisaatiosi omalle kirjautumissivulle. 

Pysyminen kirjautuneena sisään

Oletuksellisesti valittuna on Pysy kirjautuneena sisään-valintaruutu Gmailin kirjautumissivulla. Tällöin tilisi tiedot näkyvät kirjautumissivulla kun käytät palvelua samalla koneella osoitteessa gmail.com seuraavan kerran. Gmailin käyttö on tällöin helpompaa, mutta yhteiskäyttöisellä tietokoneella asetus kannattaa jättää valitsematta. 

Kun Pysy kirjautuneena sisään-asetus on valittuna ja kirjaudut tiliisi, Gmail asettaa verkkoselaimeen evästeen, joka on voimassa kaksi viikkoa. Jos tänä aikana et virallisesti kirjaudu ulos tilistäsi, tiedot säilyvät käyttämälläsi koneella. 
Suosittelemme ehdottomasti aina työskentelyn päätteeksi virallisesti kirjautumaan ulos omasta tilistä tietoturvan parantamiseksi. Kun kirjaudut ulos, automaattisesti asetettu eväste lakkaa toimimasta ja seuraavan kirjautumisen yhteydessä sinun on kirjoitettava käyttäjätunnuksesi ja salasanasi uudelleen.
Ohje: Kirjaudu ulos tilistä (ohje)
Ota käyttöön lisäturva kirjautumiseen: Kaksi vaiheinen vahvistaminen



Käyttäjänimeni ja salasanani on tallennettu kirjautumissivulle

Saatat joskus kirjautua sisään automaattisesti tai kirjautumistietosi saatetaan näyttää automaattisesti, koska käyttäjänimesi ja salasanasi on tallennettu selaimen välimuistiin tai asetuksiin.
Jos et halua kirjautua Gmailiin automaattisesti automaattitäydennyksen avulla, muokkaa selaimen asetuksia tai lisäasetuksia siten, että salasanaasi ei tallenneta.

Lisätietoja tietojen poistamisesta saat tutustumalla selaimen ohjeisiin:
Chrome
Firefox
Internet Explorer
Safari

Useaan tiliin kirjautuminen samaan aikaan (ohje)

Googlen uudet Laskentataulukot saivat lisää ominaisuuksia

Kerroimme taannoin Googlen julkaisseen Drivellä toimivista Google Laskentataulukoista uuden version, joka kulkee nimellä Uudet Laskentataulukot. Ne sisältävät joukon paljon toivottuja uudistuksia perinteisiin Laskentataulukoihin, mahdollistaen tehokkaamman työskentelyn nopeampien latausaikojen avulla, tukemalla suuria laskentataulukko kokonaisuuksia ja offline-ominaisuudella.

Tänään uudistuksia on julkaistu lisää: jatkossa uudet Laskentataulukot tukevat linkkien lisäämistä tehokkaammin ja kerralla voi valita useita soluja erilaisia toimintoja varten.



Uudet Laskentataulukot tulee erikseen ottaa käyttöön seuraavasti:
Siirry Driven asetuksiin oikean yläkulman ratas-kuvakkeen kautta.
Muokkaaminen-välilehdelle on kohta "kokeile uusia Google-taulukoita", jonka klikkaamalla päälle ja tallentamalla saat uudet ominaisuudet käyttöösi.
Huomioi varoitus "kaikki ominaisuudet eivät ole vielä valmiina".





7. helmikuuta 2014

Uusi videoneuvottelutuote Googlelta: Chromebox for Meetings

Tänään Google on virallisesti julkaissut tuotteen, jota olemme jo hetken uumoilleet saapuvaksi: Chromebox for Meetings, eli tuotepaketti joka kattaa toimivaan ja helppokäyttöiseen videoneuvotteluun tarvittavat osat. Uskomme tämän olevan toimiva ratkaisu niin yrityksille kuin oppilaitoksillekin.

Kyllästyttääkö hankalasti pystytettävät, monet kirjautumiset vaativat videoneuvottelut? Kuluuko verkkotapahtuman pystyttämiseen aikaa liki yhtä paljon kuin siellä järjestettävään tilaisuuteen? Kun tapahtuman vihdoin saa käyntiin, muuttuuko osallistujien ääni helposti hitauden vuoksi robottiseksi tai jämähteleekö kuvayhteys aiheuttaen ikäviä katkoksia?
Näin ei tietenkään tarvitse olla.


Chromebox for Meetings on ratkaisu kaikille heikkojen ja hankalien videoneuvotteluratkaisujen kanssa painiskeleville. Se koostuu Googlen huippusuositusta Hangouts-videoneuvottelupalvelusta ja Google Apps-sovelluksista, joita käytetään Chromebox-laitteen avulla. Lisäksi mukana on HD-laatuinen verkkokamera, kaiutin/ mikrofoni ja kaukosäädin. Yhdessä nämä mahdollistavat korkealaatuisten videoneuvottelujen järjestämisen, joita ei häiritse sen kummemmin pätkivä ääni tai kuva, kuin yhteydenmuodostamisen ongelmatkaan.


Ominaisuuksista kiinnostavimmat:
  • Videoneuvottelut pystyyn hetkessä. Virtuaalinen kokoushuone on pystyssä hetkessä ja hallintanäkymän kautta voit hallinnoida muitakin tilaisuuksia. Chromebox for meetings sisältää häikeisevän nopean Intel Core i7-pohjaisen Chromeboxin, HD-laatuisen verkkokameran, kaiutin-mikrofoni yhdistelmän ja kaukosäätimen.  
  • Yksinkertaista ja helppoa. Astu huoneeseen, klikkaa videoneuvottelu käyntiin ja aloita. Niin helppoa se on. Tapahtumat voi helposti sopia etukäteen esimerkiksi Google Kalenterin avulla.
  • Kaikkien kanssa, kaikilta laitteilta. Videoneuvottelussa osallistujia voi kerrallaan olla 15. He voivat kirjautua tilaisuuteen omista neuvottelutiloistaan, kannettavilta tietokoneiltaan, tableteilta tai puhelimista. Käyttäjillä täytyy ainoastaan olla Gmail-tili käytössään. Yhteistyökumppanisi ja tai asiakkaasi eivät välttämättä vielä ole siirtyneet käyttämään Googlen tuotteita, mutta voit silti liittää heidät mukaan Chromebox for Meetings-tilaisuuteen. Perinteiset videoneuvotteluratkaisut voidaan yhdistää Hangoutsiin hyödyntäen uutta sovellusta nimeltään Vidyo. Puhelimia suosivat käyttäjät sen sijaan pääsevät mukaan UberConference-sovelluksen avulla.

Chromebox for Meetings on julkaistu aluksi vain Yhdysvalloissa, mutta tämän vuoden aikana tuote tuodaan saataville myös Eurooppaan. Informoimme tuotteen saatavuudesta Suomeen heti jahka tiedämme enemmän.

Tuotteen keskeiset osat, Google Apps-sovellukset ja sen sisältämät Hangouts-videoneuvottelut, ovat saatavilla kauttamme koska tahansa. Kuten myös Chrome-laitteet ja koulutukset kokonaisuuden hallintaan.
Lisätiedot: myynti@verkkoaps.fi tai 09-4257 9282