30. tammikuuta 2014

Primus to Google - käyttäjät automaattisesti Primuksesta Googleen

Google tarjoaa oppilaitoksille ilmaiseksi Google Apps for Education -kokonaisuuden. Palvelu koostuu Googlen kehittämistä viestinnän ja hallinnan työkaluista. Näistä yleisimmin oppilaitoksissa on käytössä Drive ja Classroom. Auttaessamme oppilaitoksia siirtymään Googlen palveluihin huomasimme haasteen käyttäjätilien luomisessa: Oppilaitoksissa on satoja käyttäjiä, joista iso osa tulee ja poistuu aina lukukauden vaihtuessa. Tämä prosessi vaati automatisointia.

Kouluilla on usein oppilaiden ja henkilökunnan hallintaan Primus-tietokantaohjelma, johon on tallennettu tiedot mm. oppilaista, opettajista ja luokista. Tästä tiedosta olisi helppo luoda käyttäjätilit ja ryhmät, mutta valmista työkalua ei ollut olemassa.

Tästä käynnistyi projekti Primus to Google. Google tarjoaa kattavat ohjelmointirajapinnat käyttäjien hallintaan ja pienen selvittelyn jälkeen huomasin, että kaikki tarvittavat palaset ovat saatavilla. Primus-tietokannasta voidaan tallentaa käsin tai PrimusQuery-lisäosalla vedos, josta kehittämäni sovellus luo Google-tilin uusille oppilaille ja opettajille, sekä merkitsee lähtevien oppilaiden tilit poistuviksi. Myös ryhmät, joiden yleisimmin käytetty ominaisuus on sähköpostin jakelulista, voidaan luoda automaattisesti. Ryhmän jäseniksi tulevat luokan oppilaat ja ylläpitäjäksi luokan opettaja. Näin voidaan helposti lähettää sähköpostiviesti tai jakaa dokumentti Google Drive:stä esimerkiksi kaikille yhdeksäsluokkalaisille.



Lisäksi olen lisännyt järjestelmänvalvojille suunnatun organisaatioiden hallinnan. Käytännön tarve tälle näkyy Google+ -palvelun poiskytkemisellä alle 13-vuotiailta Google Apps for Education-käyttöehtojen mukaisesti. Samoin voidaan esimerkiksi helposti rajoittaa alaluokkalaisten sähköposti vain koulun sisäiseen käyttöön.

Primus to Google on saatavilla Cloudpointin asiakkaille.
Lisätietoja tuotteesta: myynti@cloudpoint.fi tai 09-4257 9280

Jani Närvänen
Cloudpointin koodivelho, jonka käsissä syntyvät kustomoidut sovellukset.
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan

27. tammikuuta 2014

VerkkoAps Educa-messuilla 2014

Olimme mukana 24-25.1.2014 järjestetyillä Educa-messuilla, joka on vuoden suurin opetusalan tapahtuma Suomessa. Messut olivat hyvin vilkkaat ja arviolta noin 15 000 kävijää valloitti Helsingin Messukeskuksen kahden päivän aikana.


Olimma samalla osastolla Samsungin ja Edutukun kanssa. Osastollamme kävi kova kuhina ja paljon kiinnostusta oli sekä Chromebookeja että Google Apps for Educationia kohtaan. Messutarjoukseemme tartuttiin kiinni ensimmäisten uusien asiakkaiden toimesta jo heti perjantaina messuosaston avauduttua.


Osastollamme pyöri messupäivien aikana useita demotuokioita. Vuorottelimme niiden pitämisessä Edutukun kanssa. Moni tuli kertomaan, etteivät olleet tienneet Googlen ja Chromebookien käyttömahdollisuuksista opetuksessa. Olemme omalta osaltamme pyrkineet viemään viestiä eteenpäin laajalla rintamalla, etenkin viime vuoden aikana. Tulemme myös jatkossa kertomaan Googlen tuotteiden hyödyntämismahdollisuuksista oppilaitoksissa.


Mikäli et vielä ole varannut 20.3.2014 pidettävään workshopiin paikkaa, niin teethän sen mahdollisimman pian. Aikaisemmat workshopit ovat myyty loppuun todella nopeasti.
Voit ilmoittautua mukaan täältä.

Lisää ratkaisusta opetustoimelle löytyy osoitteesta oppilaitos.verkkoaps.fi
Kiitokset kaikille osastollamme piipahtaneille!

21. tammikuuta 2014

Google ja VerkkoAps mukana tämän viikon opetusalan suurtapahtumissa

Tällä viikolla on mahdollista osallistua kahteen suureen opetusalan messutapahtumaan, joissa myös Google ja VerkkoAps ovat mukana kertomassa oppilaitoksille suunnatuista Google Apps for Education-sovelluksista ja Chromebook-tietokoneista.

Kansainvälisellä tasolla 22-25.1.2014 Lontoossa järjestetään maailman suurimmaksi opetusteknologian tapahtumaksi tituleerattu BETT. Näytteilleasettajien ja seminaarien määrä on huikea, joten haluamme auttaa sinua löytämään tiesi viralliselle Google Apps for Education-osastolle. Löydät sen tunnuksella E240.
Jos sinulla on kysymyksiä, joita haluat googlelaisilta kysyä tapahtumassa kasvotusten, ole meihin yhteydessä niin järjestämme tapaamisen.

Suomen merkittävin opetusalan messutapahtuma Educa starttaa myös tällä viikolla (24-25.1.2014) Helsingin Messukeskuksessa. VerkkoApsilaiset löydät osastolta 7e11, jossa yhteistyössä Samsungin kanssa kerromme Google Apps for Educationin mahdollisuuksista oppilaitoksille ja Samsungin Chromebook-laitteista.


Olisi mukava nähdä mahdollisimman moni teistä, joten tulkaa moikkaamaan ja kuulemaan lisää Googlen loistavista ratkaisuista oppilaitoksille.

17. tammikuuta 2014

Pääkäyttäjät, perinteinen Google Apps-hallintapaneeli poistuu käytöstä 3.2.2014

Perinteinen näkymä Google Apps-hallintapaneelista poistuu kokonaan käytöstä 3.2.2014. Kyseisenä päivänä järjestelmänvalvojat, jotka ovat siirtymäajan aikana käyttäneet perinteistä Google Apps-hallintapaneelinäkymää, siirretään automaattisesti uuteen Google Apps-hallintaan. Mahdollisuus vaihtaa näkymää uuden ja perinteisen Google-hallinnan välillä poistuu.

Saat lisätietoja uudesta Google-hallinnasta täältä.

Mahdollisuus käyttää uutta versiota hallintapaneelista on ollut tarjolla viime keväästä saakka. Koko tämän ajan uudet Google Apps-asiakkaat ovat saaneet käyttöönsä automaattisesti uudenlaisen hallintapaneelin.

Perinteinen Google Apps-hallintapaneelinäkymä:


Uusi Google Apps-hallintapaneelinäkymä:


15. tammikuuta 2014

Kuka teki muutoksen ja milloin? Tiedot paremmin esille Drivessä

Paljon puhutaan yhdessä työskentelystä verkossa, mutta sen todellisen ilon ja helppouden ymmärtää kun on kokeillut Google Driveä kollegoiden kanssa. Kun oikein innostuu kaikista Driven mukanaan tuomista mahdollisuuksista, saattaa joskus olla hankala pysyä perässä kaikissa tapahtuneissa muokkauksissa. Siksipä tuorein päivitys tuo Drivellä helpostusta muutosten seurantaan.

Kun avaat Driven, klikkaa ⓘ -painiketta oikeasta yläkulmasta ja saat esille tuoreimmat tiedot muutoksista dokumenteissa ja kansioissa Oma Drivellä. Yhteenveto kertoo millaisia muutoksia (esim.uudelleen nimeäminen, kansioon tiedoston lisääminen jne.) kohteessa on tapahtunut muiden käyttäjien toimesta (lisätiedot).
Voit myös keskittyä vain itseäsi eniten kiinnostaviin muutoksiin. Valitse kansio tai dokumentti, jolloin automaattisesti ⓘ-painikkeen kautta näet valittujen kohteiden aktiivisuustiedot.  
Ja vielä muistutuksena jo aikaisemmin uutisoimamme uudistus, joka toi tullessaan kansioiden helpomman hallinnoinnin ja jakamisasetusten seurannan.
Uusi ominaisuus saapuu nopean julkaisun valinneiden organisaatioiden käyttäjille seuraavan parin viikon aikana. 

10. tammikuuta 2014

Uutuutena Gmailissa sähköpostin lähettäminen Google+ -kontakteille

Eräs Gmailin tehokkaista ominaisuuksista on yhteystietojen automaattinen tallentuminen. Entuudestaan automaattisesti tallentuneet yhteystiedot ovat päivittyneet sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka ovat aktivoineet Google+ profiilin ja juuri julkaistu päivitys vie toiminnon askeleen edemmäs.

Oletko joskus halunnut lähettää sähköpostia tutullesi, mutta ette ole vielä vaihtaneet sähköpostiosoitteita? Kun kirjoitat uutta sähköpostia, Gmail ehdottaa tästä viikosta alkaen Google+ -kontaktejasi vastaanottajiksi, vaikka et olisi vielä vaihtanut sähköpostiosoitteita heidän kanssaan.


Sähköpostiosoitteiden toimintaperiaate
Sähköpostin lähettäminen Google+ -kontakteille toimii totutusta poikkeavalla tavalla sähköpostiosoitteiden yksityisyyden suojaamiseksi. Sähköpostiosoitteesi ei näy Google+ -kontakteille ennen kuin lähetät heille sähköpostia, eivätkä heidän sähköpostiosoitteensa näy sinulle ennen kuin he vastaavat.

Voit valita itse kuka sinuun voi ottaa yhteyttä
Sähköpostin asetuksista (postilaatikon oikean yläkulman ratas -> asetukset) löydät valinnan, jossa voit itse määritellä voiko sinuun olla yhteydessä sähköpostitse Google+ palvelun kautta.
Vaihtoehtoina tarjolla on kaikki Google+ käyttäjät, laajennetut piirit, piirit tai ei kukaan. Valitse itsellesi mieleinen vaihtoehto.


Uusi toiminto saapuu Gmail-käyttäjille, jotka ovat aktivoineet Google+ profiilin seuraavien päivien aikana, mutta koskee ensisijaisesti kuluttaja-asiakkaita. Kun toiminto on käytössä, saat ilmoitusviestin asiasta Googlelta. Google Apps-yritystilien kohdalla asetus ei ole automaattisesti päällä.

3. tammikuuta 2014

Koska viimeksi päivitit salasanasi?

Jos joudut miettimään vastausta pitkään tai tiedät heti, että siitä on ehtinyt vierähtää tovi, kannattaa salasanojen päivitykset tehdä vaikkapa heti vuoden alkuun.
Tietoturvasta huolehtiminen on arkipäivää kaikille verkossa liikkuville ja työskenteleville. Yksinkertaisen helppo tapa tehdä paljon on vaihtaa silloin tällöin salasanat niihin palveluihin joita käytät. Näin ennaltaehkäiset mahdolliset vaarat hyvin pienellä vaivalla.

Vinkkejä vahvan salasanan luomiseen löytyy videolta, mutta muutaman perusasian muistamalla pääsee jo pitkälle:
  • Valitse pitkä ja erikoismerkkejä hyödyntävä salasana. 
  • Vältä itsestään selvyyksiä, kuten oma nimi, "salasana" tai "12345". Nämä on liian helppo arvata. 
  • Käytä eri salasanaa eri palveluissa. 
  • Älä koskaan kerro salasanaasi kenellekään. 


Mobiililaitteen turvallisuus
Oman lisänsä tietoturvasta huolehtimiseen tuovat laajalti yleistyneet mobiililaitteet, joissa useimmilla meistä on asennettuna sähköposti tai useampia, omat sosiaalisen median kanavat ja paljon muuta. Jos mobiililaitteesi katoaa ja sen tietoihin pääsee käsiksi pyyhkäisemällä ruutua, tietosi eivät ole turvassa. Kannattaa aina muistaa, että uuden laitteen saa kaupasta, mutta kadotettu tieto voi olla korvaamatonta.

Näiden yksinkertaisten toimintojen avulla voit ylläpitää turvallisuutta myös mobiilisti:
  • Laitteen ruudun lukitseminen. Pyyhkäisemällä aukeava näyttö ei ole turvallinen. Asettamalla henkilökohtaisen kuvion tai vielä mieluummin pin-koodin ruudun lukitsemiseksi vähintäänkin hidastaa väärän henkilön pääsyä tietoihisi. 
  • Älä asenna epäilyttäviä sovelluksia. Turvallisin vaihtoehto on luottaa alkuperäisen kehittäjän tuottamiin mobiilisovelluksiin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että esimerkiksi Gmailista kannattaa käyttää Googlen kehittämään virallista Gmail-mobiilisovellusta, vaikka liikkeellä on myös epävirallisia versioita. 
  • Paikanna ja etätyhjennä kadonnut laite. Jos niin ikävästi pääsee käymään, että laitteesi katoaa, kannattaa asiaan reagoida välittömästi. Google Apps -hallintapaneelin kautta on mahdollista paikantaa laitehallintaan liitetyt mobiililaitteet ja etätyhjentää niiden sisältö tehdasasetuksille. Tämän lisäksi eri laitevalmistajilla on nykyään markkinoilla monia hyviä vaihtoehtoja, kuten Android-laitteille suunnattu Android Device Manager, jonka avulla kadonnut laite voidaan paikantaa ja etälukita tai tyhjentää tehdasasetuksille. 

Kaksivaiheinen vahvistus

Google-sovellusten turvallisuuden voi nostaa seuraavalle tasolle helposti Kaksivaiheisen vahvistuksen avulla.
Sen käyttöön ottaminen estää muita käyttämästä tiliäsi luvattomasti. Kun kirjaudut sisään tiliisi käyttäen kaksivaiheista vahvistusta, vahvistat henkilöllisyytesi sekä salasanalla, että puhelimeesi lähetetyllä kertakäyttöisellä koodilla.

Jos epäilet salasanasi päätyneen vääriin käsiin, vaihda se pikimmiten. Näin turvaat tietosi ja heität kutsumattomat vieraat ulos.

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan