19. marraskuuta 2014

Uusi hallintaominaisuus: Google+ profiilien luominen keskitetysti

Google for Work ja Google for Education -palveluiden administraattorit voivat jatkossa keskitetysti aktivoida kaikille organisaationsa käyttäjille julkiset Google+ profiilit hallintapaneelin kautta.

Automaattisesti profiiliin tulee näkyville käyttäjän nimi (julkinen). Valinnaisesti on mahdollista lisätä myös käyttäjän syntymäaika, joka näkyy oletuksena vain hänelle itselleen. Tämän jälkeen jokainen käyttäjä voi itse lisätä profiiliinsa esimerkiksi kuvan, piirejä ja muita lisätietoja. Näiden tietojen näkyvyyttä voi jokainen säätää itse.


Google+ on nykyisellään jo paljon muutakin kuin vain sosiaalisen median palvelu. Se on enemmänkin sosiaalisia ominaisuuksia tarjoava liima eri Google-sovellusten välillä. Google for Work ja Google for Education -palvelukokonaisuuksissa se toimii tiiviissä yhteistyössä esimerkiksi Gmailin, Hangoutsin, Kalenterin, Youtuben ja Yhteystietojen kanssa tarjoten vaihtoehtoja myös organisaation sisälle suljettuun keskusteluun.

Yritykset
Yrityksille tämä tuo helposti hallinnoitavan mahdollisuuden hyödyntää Google+ -palvelua yrityksen sisäisessä viestinnässä. Tähän tarkoitukseen esimerkiksi suljetut Google+ Yhteisöt ovat hyvin suosittuja, mutta aikaisemmin haasteena on ollut saada suurissa käyttäjäkokonaisuuksissa kaikki aktivoimaan Google+ profiilit samanaikaisesti kun käyttäjien on pitänyt tehdä toiminto itse. Nyt administraattorit voivat aktivoida profiilit kaikille valmiiksi, jolloin Google+ -palvelun ominaisuuksia voidaan lähteä hyödyntämään ja jalkauttamaan käyttäjille.
Google+ profiileista tiedot myös synkronoituvat automaattisesti yhteystietoihin, jotka näkyvät kaikille organisaatiossa. Tätä ominaisuutta on mahdollista hyödyntää osoitekirjan tapaan.

Oppilaitokset
Oppilaitosten tulee muistaa, että Google+ -palveluun on edelleen 13-vuoden ikäraja. Tätä nuoremmille oppilaille palvelua ei tule aktivoida.
Myös oppilaitokset voivat hyödyntää Google+ suljettuja Yhteisöjä ja esimerkiksi useat ammattikorkeakoulut ovat alkaneet hyödyntämään YouTubea oppimateriaalin jakamiseen rakennettuna videokeskuksena, jonka hallinnoinnissa Google+ -palvelulla on merkittävä rooli jo sen vuoksi, että vain Google+:saan liitetyt YouTube kanavat ovat tuettuja ja saavat käyttöönsä esimerkiksi piilotetut videot.

Administraattorit
Organisaatiosi Google+ profiilien tilannetta voit seurata ja aktivoida profiileja seuraavasti:
  • Kirjaudu organisaatiosi hallintapaneeliin
  • Siirry kohtaan Lisää Googlen sovelluksia -> Google+ -> Profiili
  • Jos käyttäjälle ei  ole vielä Google+ profiili aktivoituna, näkyy hänen nimensä perässä kohta Luo profiili
    • Jos käyttäjä on 18-vuotias tai yli, valitse Vahvistan käyttäjän olevan yli 18-vuotias
    • Jos käyttäjä on iältään 13-18-vuotias, valitse Vahvistan käyttäjän syntymäpäivän olevan ja lisää käyttäjän syntymäaika.

(Päivitys ohjeeseen 12.12.2014: Google on lisännyt Google+ profiilien aktivoimiseen hallintapaneelin kautta uuden ominaisuuden, joka mahdollistaa profiilien aktivoinnin kerralla kokonaisille käyttäjähallinnan organisaatioyksiköille. Lisätiedot: https://support.google.com/a/answer/6020937 )

Profiileja voidaan hallintapaneelin kautta aktivoida kaikille organisaation käyttäjille. Poikkeuksena ovat käyttäjät, jotka käyttävät Picasaa tai ovat jo aikaisemmin aktivoineet julkisen profiilikuvan Gmailiin. Heille ei voida automaattisesti aktivoida Google+ profiilia. Tällöin palvelu kehoittaa heitä itseään hyväksymään profiilikuvan muutokset. 

Lisätietoja ja ohjeita pääkäyttäjille: Google+

Mia
Google Apps asiantuntija ja kouluttaja
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä eniten kaivataan