3. heinäkuuta 2014

Drive: muutosten ehdottaminen Google Dokumentteihin

Ehdotukset ovat Google Dokumenttien uusi ominaisuus, joka tukee yhdessä työskentelyä tiimiläistesi kanssa.
Toiminto on käytettävissä Driven selainversiossa jo nyt ja myöhemmin se saapuu myös mobiilisovelluksiin.

Ehdotukset sopivat hyvin sellaisiin tilanteisiin, joissa yhdessä kollegoidesi kanssa laadit Google Dokumenteissa esimerkiksi tärkeää asiakirjaa. Haluat ehdottaa muutosta tekstiin, mutta et varsinaisesti halua suoraan muokata vielä tekstin sisältöä. Tällöin voit jättää ehdotuksen. Varsinainen muutos tekstisisältöön tapahtuu vasta sitten kun dokumentin omistaja hyväksyy ehdotuksen.

Jokainen käyttäjä, jolla on käyttöoikeus joko muokata dokumenttia tai kommentoida sitä, voi myös jättää ehdotuksia.
Näin teet ehdotuksen Google Dokumenteissa:
  • Avaa dokumentti
  • Siirry Ehdota -tilaan dokumentin oikean yläkulman painikkeen kautta. Normaalisti olet muokkaustilassa
  • Ehdottaaksesi muutosta tekstiin, maalaa hiirellä vetämällä se osa tekstistä, johon haluat muutosta ehdottaa. Kirjoita tämän jälkeen muutosehdotuksesi. Se erottuu tekstistä värillisten merkkien ympäröimänä ja ehdotuksista aukeaa dokumentin oikeaan reunaan kommenteista entuudestaan tutun näköinen "puhekupla". 
  • Dokumentin omistaja saa sähköpostitse ilmoituksen ehdotuksesta. Hän voi tämän jälkeen joko hyväksytä tai hylätä ehtouksen dokumentin oikean reunan ehdotus -kohdan painikkeista.
  • Siirry takaisin muokkaustilaan samasta paikasta, josta siirryit ehdotustilaan ja jatka työskentelyä normaalisti.

Mitä eroa on ehdotuksilla ja kommenteilla?

Google Dokumenttien kommentit ja ehdotukset ovat hyvin lähellä toisiaan. Molemmat myös näkyvät dokumenttien oikeassa reunassa. 

 KommentitEhdotukset
OhjeValitse Kommentti -painike  työkaluriviltäVaihda ehdotustilaan.  
KäyttöKysy tai kommentoi jotakin tekstiin liittyvää.Ehdota muutosta tekstiin ja kirjoita ehdotuksesi näkyville.
KuittausKommentteihin voi vastata ja ne voi sulkea merkitsemällä ne "ratkaistuiksi". Omistajat voivat hyväksyä tai hylätä ehdotuksen. Hyväksytty ehdotus päivittyy tekstiin automaattisesti.