9. toukokuuta 2014

Kollaboraation sietämätön keveys: Arjesta juhlaan!

Kuulemme päivittäin tarinoita, kuinka ihmiset ovat saaneet hoidettua arkisia haasteita tai tapahtuman toteutuksia erinomaisin tuloksin Google Driven avulla. Monet polttarit, häät, muutot ja taloushallinnon asiat ovat kuulemiemme tarinoiden mukaan onnistuneet helpommin kuin koskaan, ilman sähläystä ja säätöä. Tietoa, osaamista ja työvastuita on jaettu, ylimääräisiltä sähköposteilta säästytty ja ideat ovat lähteneet lentoon aivan uudella tavalla, kun koko porukka on saatu saman asian äärelle tuomaan omat ideansa peliin. Tehtävien seurantaa, uusia ideoita, lisätehtäviä, tapahtumaan liittyvää dokumentaatiota..ja täysin aikataulussa. Hienoa, jos asiat kävisivät näin sujuvasti työelämässäkin.

Siinä se ydin piileekin. Miksi asiat eivät voisi mennä näin työelämässäkin?

Monessa yrityksessä on tartuttu härkää sarvista ja tutkittu käytetyn ajan, syntyneiden ideoiden sekä toteutuneiden tuotosten välistä suhdetta. Parhaat tulokset ovat syntyneet, kun tekniikkaa ei ole tarvinnut miettiä. Tekniikan tehtävä on tukea ja tehostaa työtä, ei hidastaa sitä.


Millainen on siis esimerkki tavallisesta työpäivästä, kun tekniikka tukee ja nopeuttaa työn toteutumista sekä tuloksellisuutta?

“Tarkastan kalenterista tulevan päivän tapahtumat ja liityn samalla projektipalaveriin, joka pidetään videoneuvotteluna. Videoneuvottelun linkki sekä palaverin agenda löytyvät helposti kalenteritapahtumasta. Siirtyessäni videoneuvotteluun eli Hangoutsiin, näen heti muut osallistuvat henkilöt ja aloitamme palaverin mukavasti kuulumisia vaihtamalla. Kun kaikki ryhmän jäsenet ovat paikalla, avaamme projektisuunnitelman ja käymme projektin osa-alueet läpi. Muutamalta on unohtunut täyttää tehtävien toteutuksen seuranta ennen palaveria, mutta he ehtivät tehdä sen heti palaverin alkuvaiheessa. Näemme päivitykset reaaliaikaisesti. Samalla dokumenttiin ilmeistyy kommentteja ja muutospyyntöjä. Projektipäällikön kuvatessa yhteenvetoa projektiin vaikuttavista muutoksista, ryhmäkeskusteluun ilmestyy kysymyksiä, ideoita ja tarkennuksia. Erinomaisia kysymyksiä ja pohdintoja, jatkamme keskustelua aiheesta. Ideoiden syntyessä tallennamme ne suoraan yhteiseen dokumenttiimme ja samalla syntyy myös kokousmuistio. Dokumentti on jo etukäteen jaettu koko projektiryhmälle, joten muita päivityksiä ei varsinaiseen muistioon tarvitse tehdä. Vaivatonta.


Projektipalaverin jälkeen käyn läpi toisen asiakkaan vastaukset projektin palautekyselyn osalta, jonka tuotin Google-lomakkeen avulla. Vastausten automaattinen yhteenveto kertookin minulle samantien, että olemme tehneet asiamme tälläkin kertaa oikein. Hieno juttu! Käyn kuitenkin myös vastaajien kehitysideat läpi ja teen näistä yhteenvedon, jonka jaan myös asiakkaamme vastuuhenkilölle. Linkitän sen projektisuunnitelmaan, joka löytyy yhteisesti jaetusta kansiostamme. Huomaan, että asiakkaamme on avannut dokumentin ja käy myös parhaillaan vastauksia läpi. Jätän hänelle vielä pari kommenttiani dokumenttiin ja palaan keskustelemaan hänen kanssaan asiasta myöhemmin, kun hän on ehtinyt perehtyä tuloksiin.
Aamu jatkuu yhtä sujuvasti, projektit liikkuvat eteenpäin nopeasti ja asioita saadaan päätettyä ilman turhia sähköpostien lähettelyä tai tiedostojen etsimisiä. Ketään ei tarvitse odotella. Soitan välissä pari perinteistä puhelua ja kirjaan tiedot CRM:mme, joka on liitetty Google Apps -ympäristöömme. Linkitän mukaan sähköpostikeskustelut. Vielä ennen lounasta luen viimeisimmät päivitykset omasta Intranetistämme. Mitä uutta tietoa kollegoillani on ja tapahtuuko maailmalla kenties jotakin sellaista, mikä vaikuttaa toimintaamme tällä viikolla? Sosiaalinen intranettimme, joka on luotu Google+ palveluun suljettuna yhteisönä, tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden löytää ja jakaa tietoa nopeasti sekä vaivattomasti. Juttuihin on linkitetty tiedotteita ja Google Driven puolelta dokumentteja sekä kuvia, jotka jälleen kerran nopeuttavat ajantasaisen tiedon löytymistä.


Ennen lounastaukoa kysäisen pikaviestimellä kollegaltani, ehtiikö hänkin syömään. Liitän vielä toisen palaverista palanneen henkilön keskusteluumme mukaan ja sovimme lounaspaikan. Helsingin työskentelevä kollegamme päivittää parhaillaan verkkosivujamme ja pyytää minua tarkastamaan tuottamansa tekstin kirjoitusasua ennen lounasta. Teen pieniä muokkauksia ja hän tarkastaakin muutokset saman tien, jonka jälkeen lähdemme muun porukan kanssa kohti lounaspaikkaamme. Matkalla piippaa puhelin, myös kolmas kollegamme ilmoittaa pikaviestimen kautta liittyvänsä joukkoon.

Lounaaseen mennessä olen “tavannut” noin 15 ihmistä ja keskustellut useammankin kanssa, osallistunut projektipalaveriin ja tuottanut projektiryhmämme kanssa erinomaisia positiivisia muutoksia projektiimme, jakanut osaamistani ja tietoani, oppinut muilta, käynyt läpi toisen asiakkaan palautekyselyn ja keskustellut jatkosuunnitelmista asiakkaan kanssa, soittanut puheluita ja varmistanut, että tieto siirtyy myös muulle tiimille; tutustunut viimeisimpiin uutisiin Intranetissä ja linkittänyt omat tietoni sinne tulevaa viikkoa varten, auttanut kollegaani verkkosivujemme päivittämisessä sekä ehtinyt vaihtaa kuulumisia työtovereideni kanssa myös töiden ulkopuolisista asioista. Siitä huolimatta olen ehtinyt tehdä tämän kaiken, vaikka toimistollamme ei ehtinyt aamun aikana käydä vielä kuin 3 ihmistä. Vaihdoin lennossa myös konetta, mutta tieto pysyi edelleen käytettävissäni. Myöskään toimistolta poistuessani pääsy tietoon ei kadonnut, vaan kulki mobiilisti mukanani.

Olisi suorastaan omituista kuvitella, että en pääsisikään kaikkeen tarvitsemaani tietoon käsiksi milloin vain, mistä vain, millä laitteella vain; yhdellä kirjautumisella. Minulla ja työyhteisölläni on aina päivitetyin tieto saatavillamme, reaaliaikaiset dokumentit käytettävissämme. Tämä on ollut mahdollista jo vuosia, kiitos markkinoiden parhaan selainkäyttöisen työympäristön, joka sijaitsee pilvessä.
Google for Work. Ja tavanomaisen aurinkoinen päivä jatkuu.”


Kirjoittaja työskentelee tehokkaasti päivittäin