18. maaliskuuta 2014

Sähköinen allekirjoituspalvelu Google Dokumentteihin

Tunnistatko tilanteen: tarvitset pikaisesti virallisen allekirjoituksen asiakirjaan joka sinulla on sähköisessä muodossa. Printterillä on ruuhkaa ja kello lähenee viittä. Lisäksi niskassa kuumottaa tieto siitä, että etanapostitse toimitettuna tiedossa on joka tapauksessa useiden päivien viivästys allekirjoituksen saamiseen.
Tuskainen ja turhauttava ongelma, jonka luulisi olevan 90-luvulta.


Kaikkihan pilvessä nykyään työskentelevät!

Suuri osa yrityksistä on jo siirtänyt tiedonhallintansa sähköiseen muotoon ja tämä on selkeästi suunta, johon kehitys kulkee. Koska tiedostoja käsitellään ja säilytetään pitkälti sähköisissä palveluissa, on vain luonnollista että niihin liittyvät toimenpiteet, kuten laskutus ja allekirjoitus, sähköistyvät myös.

Me tarjoamme asiakkaillemme Googlen ISO27001:2005 sertifioidut Apps-tuotteet. Google Drive on Apps-sovelluskokonaisuuden verkossa toimiva työskentelyalusta. Se on turvallinen tallennustila pilvessä, jonka sisällä voidaan työskennellä yhdessä muiden tiimiläisten kanssa Google Dokumentteja muokaten.

Markkinoilla ei tällä hetkellä ole toista palvelua joka ominaisuuksiensa, turvallisuutensa ja joustavuutensa osalta olisi lähellekään niin monipuolinen kuin Google Drive. Ei siis ole ihme, että miljoonat yritykset ympäri maailmaa ovat siirtyneet työskentelemään Drivellä.

Ongelma

Kuulimme asiakkailtamme ja totesimme omassa arjessamme toimistolla, että on varsin turhauttavaa ja hidasta saada allekirjoitus asiakirjaan kun muuten on tottunut Driven joustavaan ja nopeatahtiseen työympäristöön. Miksi ihmeessä tiedosto pitäisi saattaa Driveltä ulos tulostamalla, postittaa pariin otteeseen ja sitten vielä skannata takaisin Drivelle vain allekirjoituksen tähden?



Ratkaisu: allekirjoita Google Dokumentit sähköisesti

Kuten niin monesti, kehitysideat syntyvät ratkaisuksi olemassa olevaan ongelmaan. Me kehitimme tuotteen nimeltä Sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka avulla Google Apps-käyttäjät voivat allekirjoituttaa Google Dokumentit sähköisesti.

Sähköinen allekirjoitus on nopea tapa toimittaa asiakirjoja allekirjoitettavaksi ja saada tieto vahvistuksesta välittömästi takaisin. Vastapuolen ei tarvitse asentaa sovellusta, riittää että sinä teet sen.

Sähköinen allekirjoitus tapahtuu yhteistyössä onnistuu.fi palvelun kanssa, käyttäen pankkien myöntämiä tunnistemekanismeja tai puhelinoperaattoreiden mobiilivarmennetta. Näiden vahvojen tunnistemekanismien avulla voidaan taata lainvoimainen allekirjoitus Google Dokumentteihin.

Sähköisen allekirjoituksen edut:
  • Säästät aikaa kun sopimukset palaavat nopeasti takaisin allekirjoitettuna
  • Sähköisesti allekirjoitettu Google Dokumentti on virallisesti lainvoimainen
  • Kaikki allekirjoittajat tunnistetaan luotettavasti pankkitunnusten avulla
  • Et aiheuta vastaanottajalle ylimääräisiä toimenpiteitä: Sähköpostitse allekirjoituspyynnön saaneen henkilön ei tarvitse erikseen rekisteröityä palveluun. Riittää kun hän hyväksyy allekirjoituspyynnön verkkopankkitunnuksillaan. 
  • Sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat pysyvät full text -haettavassa muodossa, toisin kuin allekirjoituksen jälkeen skannatut. Tämä vähentää virheitä ja etsintäkustannuksia radikaalisti
  • Postittamiseen, matkustamiseen, tulostamiseen ja arkistointiin ei kulu arvokasta työaikaa

Kiinnostuitko? Asenna sovellus Google Apps Marketplacesta

Sähköisen allekirjoituspalvelun Google Dokumenteille saat käyttöösi Google Apps Marketplacesta.
Palvelun lisätiedot: verkkoaps.fi/tuotteet/google-cloud-platform/sahkoinen-allekirjoituspalvelu