31. joulukuuta 2013

Vuoden 2013 viimeisenä vinkkinä: tiedot Google Drivellä

Google Drive on tehokkaimmillaan alustana yhdessä työskentelylle. Päivän (ja vuoden 2013 viimeisenä) vinkkinä kerromme Driven Tiedot-osiosta, joka kokoaa yhteen paikkaan kaikki olennaiset tiedot dokumenteista ja kansioista.

Tietoihin pääset käsiksi kun valitset dokumentin/ tiedoston tai kansion Drivellä. Valitse tämän jälkeen Lisää-valikosta kohta "Tiedot".


Drive näkymän oikeaan reunaan aukeaa Tiedot-osio, josta näet kaikki kansion tai dokumentin tärkeät tiedot, kuten sijainnin Drivellä, näkyvyyden tason, yhteismuokkaajat ja luomispäivän.

Kiinnostava kohta on myös "kuvaus", johon voit kirjoittaa tarkemman kuvauksen tiedoston tai kansion käyttötarkoituksesta tai sisällöstä. Eräs erinomainen käyttötarkoitus on lisätä kuvaus-kenttään asiasanoja. Näin yhteismuokkaajat saavat tiedon ja materiaali löytyy entistä paremmin haun kautta.


Hyvää uutta vuotta kaikille!

18. joulukuuta 2013

Drive kansioiden hallinnan uudet ominaisuudet

Kansiot ovat Driven käytön kannalta olennainen osa tehokkuutta. Aikaisemmin julkaisemamme blogi kertoo vinkkejä niiden hyödyntämiseen
Päivityksen myötä kansioiden hallinta helpottuu ja tiedot löytyvät entistäkin helpommin. 

Kun katsot Drivellä kansion sisään, tiedostojen yläpuolella vasemmassa reunassa on nähtävissä kansion nimi, jota klikkaamalla aukeaa kansion asetusvalikko. Täältä löydät mm. alikansioiden luomiseksi tarkoitetun "Uusi kansio" ja "Nimeä uudelleen"-toiminnot. 
Mikäli kyseessä on toisen kansion sisällä oleva alikansio, kansiopolku näkyy katseltavan kansion nimen alla. 

Tiedostojen yläpuolelta oikeasta reunasta löytyy nyt kuvat niistä henkilöistä, joille kansio on jaettu. Siirtämällä hiiren kuvan päälle, sovellus kertoo millainen käyttöoikeus hänellä on. Lisäksi oikeasta reunasta löytyy Jaa-painike. 


16. joulukuuta 2013

Gmail käsittelee viestien sisältämiä kuvia jatkossa entistäkin turvallisemmin

Oletko koskaan miettinyt, miksi Gmail ei automaattisesti ole näyttänyt viestien sisältämiä kuvia kun avaat viestin? Tämä johtuu siitä, että osa tuntemattomista lähettäjistä yrittää käyttää kuvia sinulle haitallisin tavoin. Gmailin suorittamat toiminnot ovat varmistaneet, että kuvien lataaminen on turvallista.

Google on kuitenkin nyt kehittänyt uuden, entistäkin turvallisemman tavan skannata kuvat erikseen haittaohjelmien ja virusten varalta, joten niiden aukaiseminen automaattisesti viestien yhteydessä on turvallista niin verkkoselaimessa kuin mobiililaitteissakin. Gmail toimittaa kaikki kuvat jatkossa Googlen omilta välityspalvelimilta, jotka on tarkoitettu kuvia varten, ja muuntaa ne ennen toimitusta niin, että olet suojassa seuraavilta haitoilta:
  • Lähettäjät eivät voi saada esimerkiksi IP-osoitettasi ja sijaintiasi tietoonsa kuvien lataamisen perusteella.
  • Lähettäjät eivät voi määrittää tai lukea selaimesi evästeitä.
  • Gmail tekee kuville virus- ja haittaohjelmatarkistuksen, joka havaitsee tunnetut haitat.
Joissakin tapauksissa lähettäjät voivat saada tiedon viestin avaamisesta yksilöllisten kuvalinkkien avulla. Gmail tarkistaa kaikki kuvat, ja jos lähettäjä tai viesti vaikuttaa epäilyttävältä, kuvia ei näytetä automaattisesti, vaan sinulta kysytään, haluatko nähdä ne.

Toiminto saapuu käyttäjille pian ja monissa tileissä on jo ollut nähtävillä seuraavanlainen ilmoitus: 


Jahka toiminto on käytettävissäsi, Gmailin asetusten Yleiset-välilehdeltä löytyy Kuvat-asetus, jossa voit valita annatko sovelluksen avata kuvat automaattisesti vai kysyykö sovellus siihen erillisen luvan.


Tiettyjen lähettäjien kuvien salliminen tai estäminen

Jos haluat aina nähdä tietyn lähettäjän viestien sisältämät kuvat, valitse viestin yläpuolella näkyvästä vihreästä ruudusta Näytä aina kuvat lähettäjältä lähettäjä@toimialue.com.

Jos et halua nähdä tietyn lähettäjän viesteissä olevia kuvia, avaa kyseiseltä taholta saamasi viesti, valitse lähettäjän nimen alla näkyvä lisätietokuvake ja valitse Älä näytä vastaisuudessa.

13. joulukuuta 2013

YouTube Live rajoitukset poistuvat mahdollistaen yksityiset Hangouts on Air-lähetykset kaikille käyttäjille

Kerroimme aikaisemmin Googlen julkaisemista uutuustoiminnoista YouTubeen ja yksityisiin Hangouts on Air-lähetyksiin. Tällöin tilanne oli vielä se, että hyvämaineisella YouTube kanavalla piti olla vähintään 100 tilaajaa, jotta YouTube Live-toiminto saatiin käyttöön ja tämän kautta mahdollistui myös yksityiset Hangouts on Air-lähetykset.

Nyt YouTube Liven rajoitukset poistuvat ja jokainen käyttäjä voi ottaa toiminnon käyttöön hyvämaineiselle YouTube kanavalle, jolloin mahdollistuvat mm. seuraavat toiminnot:
  • listaamattomat ja yksityiset Hangouts on Air-tapahtumat 
  • Hangouts on Air-tapahtuman aikatauluttaminen etukäteen
  • YouTube Creator toiminnot, kuten InVideo ohjelmointi ja mainostaminen omalla kanavasivulla
  • reaaliaikaiset seurantatiedot osallistuvista käyttäjistä Live-ikkunassa
YouTube Live-tapahtumat on ominaisuus, joka ei automaattisesti ole päällä YouTube kanavissa. Mikäli kanavasi on virallisesti vahvistettu ja saa luokituksen hyvämaineisena, mahdollistuu sinulle ottaa käyttöön myös Live-tapahtumat YouTube asetuksista.

Live-toiminnon voi aktivoida YouTube kanavan ominaisuudet-valikon kautta kun se tulee mahdolliseksi.
YouTube Liven ottaminen käyttöön: https://support.google.com/youtube/answer/2474026

Uudistus tulee voimaan vaiheittain tulevien viikkojen aikana.

12. joulukuuta 2013

Google Dokumentit Laskentataulukoiden uusi versio julkaistu. Mitä tämä tarkoittaa ja kuinka saat sen käyttöösi?

Google on julkaissut Drivellä toimiviin Google Dokumentit Laskentataulukoihin uuden version, joka mahdollistaa tehokkaamman työskentelyn nopeampien latausaikojen avulla, tukemalla suuria laskentataulukko kokonaisuuksia ja offline-ominaisuudella.

Uusi versio Laskentataulukoista tulee erikseen ottaa käyttöön alareunan ohjeen mukaan.



Suuremmat ja nopeammat laskentataulukot
Uudistuneet Laskentataulukot tukevat miljoonia soluja. Taulukon selaaminen, lataaminen ja laskeminen ovat nopeampia, myös suurissa laskentataulukko kokonaisuuksissa.

Käyttäjien toiveiden pohjalta kehitettyjä uusia ominaisuuksia
Filter views on uusi uniikki ominaisuus, joka antaa mahdollisuuden nopeasti nimetä, tallentaa ja jakaa eri näkymiä laskentataulukkosi tiedoista. Yhteismuokkauksessa tämä on loistava ominaisuus, sillä voit järjestää laskentataulukkoa vaikuttamatta siihen, miten muut sen näkevät.
Laskentataulukoiden laskentakaavojen uudet käyttäjät ja funktiovelhot suorittavat jatkossa monimutkaisetkin laskutoimitukset tehokkaasti. Uusi function help -toiminto neuvoo kirjoittaessa ja merkitsee esimerkiksi virheet väreillä, jolloin ne on helpompi huomata ja korjata.  
Jatkossa teksti myös automaattisesti jatkuu viereisiin tyhjiin soluihin, eli enää solujen yhdistämistä ei tarvitse tehdä.  
Ehdollista muotoilua on myös parannettu, jonka myötä on mahdollista lisätä sääntöjä solujen väreihin ja muotoiluun.

Laskentataulukon Offline-muokkaus
Aina verkkoyhteys ei ole käytettävissä ja tällaisia tilanteita varten jo entuudestaan on ollut mahdollista muokata Google Dokumentit Asiakirjoja ja Esityksiä offline-tilassa. Nyt verkkoyhteydetön muokkausmahdollisuus saapuu myös Google Laskentataulukoihin. Kun verkkoyhteys on käytettävissä, kaikki tekemäsi muutokset synkronoituvat automaattisesti.
Google Dokumenttien offline-toiminnot tulee ottaa käyttöön Chrome-selaimessa: ohje 
(Huom! Jos olet aikaisemmin jo käyttänyt Driven offline-toimintoja, sinun ei tarvitse tehdä tätä uudelleen.)

Näin otat uudet Google Laskentataulukot käyttöösi
Siirry Driven asetuksiin oikean yläkulman ratas-kuvakkeen kautta.
Muokkaaminen-välilehdellä on kohta "kokeile uusia Google-taulukoita", jonka klikkaamalla päälle ja tallentamalla saat uudet ominaisuudet käyttöösi.
Huomioi varoitus "kaikki ominaisuudet eivät ole vielä valmiina".


Myös nämä uudet ominaisuudet julkaistiin: colored sheet tabs, custom number formatting, paste transpose.

Lähde: Google Drive Blog