30. elokuuta 2013

Uutta: Google+ Streamin selaaminen helpottui

 
Google+:san etusivua kutsutaan Streamiksi. Siihen listautuu uusimmasta vanhimpaan kaikki Piiriläistesi ja seuraamiesi Google+ sivujen päivitykset.
 
Jo entuudestaan Stream on antanut ilmoituksen kun sitä selatessa alkupäähän tulee uusia lukemattomia päivityksiä. Tällöin vasempaan yläkulmaan ilmestyy sininen neliö, joka kertoo uusien päivitysten lukumäärään ja sitä klikkaamalla pääsee pikaisesti palaamaan alkuun.

Uudistuksena Stream palauttaa myös takaisin siihen kohtaan, josta siirryit katsomaan alkupään uudet päivitykset. Tällöin Streamin lukeminen ei jää kesken ja pääset jatkamaan helposti yhdellä klikkauksella siitä mihin jäit.
Esille nousee "Jatka"-painike, jota klikkaamalla palaat kohtaan jota olit lukemassa ennen kuin siirryit katsomaan tuoreimmat päivitykset.


Kun siirryt kohtaan, Streamin vasemmalla puolella näkyy kirjanmerkki kertomassa kohdasta, jota viimeksi luit.

26. elokuuta 2013

Chromebook minun laitteenani

Suomenkielisillä sivustolla puhutaan nyt paljon Chromebookeista, mutta selkeästi kirjoittajilla ei ole tietoa mikä Chromebook on ja mihin sitä voi käyttää. Minulle Chromebook on pettämätön matkakumppani pienen painonsa, hyvän akunkeston ja sisään rakennetun 3G-yhteytensä vuoksi. Pystyn myös tekemään Chromebookilla kaiken tarpeellisen työn. Ei myöskään tarvitse pelätä tietojen katoavan niiden ollessa koko ajan tallessa pilvessä. Ja koska niihin pääsee käsiksi miltä päätelaitteelta ja mistä tahansa, tulee usein jatkettua töitä lennossa konttorin ulkopuolelta.



Yksi yleisistä väittämistä on että Chromebook ei toimi ilman nettiyhteyttä. Tämä ei ole totta. Dokumentteja voi editoida, musiikkia kuunnella ja käyttää muita koneella olevia tiedostoja. Eihän sillä vanhalla tutulla ja turvallisella PC:lläkään pääse katsomaan YouTube videoita ilman verkkoyhteyksiä? Tämän toimittajat tuntuvat lahjakkaasti unohtavan. Omassa käytössä olen käyttänyt Chromebookiani laivalla, lentokoneessa ja junassa. Kuten myös altaan reunalla ja liikenneruuhkassa taksin takapenkillä.

Usein myös todetaan, että Chromebookiin ei saa asennettuja ohjelmia ja sen takia se sopii vain surffailuun. On totta, ettei Chromebookiin voi asentaa ohjelmia. Tämä on erittäin hyvä tietoturvanäkökulmasta. Virukset ei täällä häiritse. Sovelluslaajennuksia kuten Spotifyn, Need for Speed pelin tai vaikkapa Outlook.com saa ladattua Chrome Web Storesta ihan ilman maksua. YouTubessa voi editoida videoita ja erilaisia verkkopohjaisia kuvankäsittelyohjelmia löytyy niitä tarvitseville pilvin pimein, joten Chromebookin käytettävyys jokapäiväisessä käytössä on vain asenne kysymys.



VerkkoApsilla Chromebookit ovat olleet päivittäisessä toimistokäytössä yli kaksi vuotta. Niillä on hoidettu niin perinteiset toimistosovellustarpeet kuin videoneuvottelut ja asiakaspresentaatiot konttoriltamme käsin ja etänä. Mia kirjoittikin blogiimme aikaisemmin omista kokemuksistaan.

Organisaatiolle Chromebook tarjoaa mahdollisuuden siirtyä laitteistoarkkitehtuuriin, jossa ei tarvitse ylläpitää laitteistokohtaisia sovelluksia. Ne tarjotaan joustavasti pilvestä tai virtualisoiduista taustajärjestelmistä. Käyttöjärjestelmän ja sovellusten päivitykset ovat automaattisia, käytössä on aina uusin versio. Tämä laskee kustannuksia merkittävästi; Chromebook-laitteet ovat hankintahinnaltaan edullisia, mutta ennen kaikkea isot organisaatiot säästävät vaadittavien työasemapalveluiden tukemisen vähentyessä. Chromebook laskee työaseman elinkaarikustannuksia radikaalisti.

Google Chromebookit yksityis- ja yritys-/oppilaitoskäytössä poikkeavat toisistaan siinä, että yritys-/oppilaitoskäyttöön on hankittavissa erillinen hallintalisenssi, jolla mahdollistetaan Chromebookin keskitetty täysivaltainen asetusten hallinta. Organisaatioille tämä tuo mukanaan useita etuja ylläpidon helppoudesta tietoturvaan. Tämä ei ole mahdollista eikä tarpeellista yksittäisille kuluttajille, vaikka laite onkin sama. Laitteet ja keskitetyn hallinnan voi hankkia meiltä VerkkoApsista.

Oma Chromebookini oli vanhemmillani lainassa kesällä mökillä. Isäni ihastui siihen aivan täysin ja häntä harmitti luopua siitä, mutta tarvitsin koneen takaisin reissuun lähtiessäni. Nytkin ollessani lähes maapallon toisella puolella Chromebook pelittää moitteettomasti. Yhdessä kollegoideni kanssa työstämme dokumentteja ja palaverit vedetään Hangoutin yli. Ilmasto omalta osaltaan vaikuttaa siihen, että tietää olevansa etänä.

Meidän kaukaisin Chromebook toimitus on Manilaan. Täällä kone päätyi koulunsa aloittavien poikien käyttöön, lähinnä pelikoneeksi.

Summa summarum; Chromebookista on moneen lähtöön ja tarpeeseen. City-lehteä siteeraten: “TJEU”*

-Mikko

*Tsekkaa Jos Et Usko

23. elokuuta 2013

Google - vihreä vaihtoehto viestintään

Vihreät arvot ovat päivän sana kaikkialla. Kasvavassa määrin etsitään opetus- ja yritystoimintaan vihreämpiä ratkaisuja, joita monesti käytetään jopa osana organisaatioiden omia arvoja ja imagoa. Paperiton toimisto, etätyö ja verkkolaskut vilisevät termeinä kaikkialla. Eikä suotta, juuri taannoin uutisoitiin laajasti, että maailman uusiutuvat luonnonvarat on nyt käytetty tältä vuodelta loppuun. Asiasta uutisoi mm. YLE.  
Kaikille vihreät arvot eivät välttämättä ole sydämen asia, mutta niiden huomioiminen IT-infrastruktuurissa tuo konkreettisia kustannussäästöjä organisaatioille ja se varmasti kiinnostaa kaikkia.

Google ja vihreät arvot

Google pyrkii luomaan ympäristöystävällisiä verkkopalveluita. Kehittämällä omaa ympäristöystävällisyyttään, käyttämällä resursseja tehokkaasti ja tukemalla uusiutuvan energian käyttämistä Google on onnistunut pitämään hiilijalanjälkensä nollassa. Tämä on valtavan hieno saavutus kokoluokaltaan valtavalta toimijalta! Silti Google etsii jatkuvasti lisäkeinoja pienentää ympäristövaikutustaan entisestään.

Google on jakanut ympäristöhankkeensa seuraaviin osa-alueisiin:



Paitsi että Googlen tavoitteena on toimia 100 prosenttisesti uusiutuvan energian avulla, Googlen palvelinkeskukset kuuluvat maailman tehokkaimpiin. Siitä huolimatta keskukset käyttävät jopa 50% vähemmän energiaa kuin tavalliset palvelinkeskukset. Tämä puolestaan johtaa valtaviin säästöihin sähkönkulutuksessa (Google ilmoittaa säästäneensä jo miljardi dollaria) ja vähentää ympäristöhaittoja tuntuvasti.
Lisätietoja Googlen palvelinkeskusten energiatehokkuudesta voit lukea täältä.


On helppo ajatella, että Googlen suuruisen jättiläisen tekemät panostukset ympäristön hyväksi tuottavat näkyviä tuloksia ja ovat tämän kautta merkittäviä. Yhtä tärkeä on kuitenkin myös panos, jonka voi omassa mittakaavassaan antaa vain yhdenkin työntekijän nyrkkipaja. Koostaan riippumatta, jokainen organisaatio tekee hyvän työn ympäristölle ja säästää selvää rahaa esimerkiksi siirtymällä Google Apps-sovelluksiin, joka puolestaan mahdollistaa mm. paikallisista palvelimista luopumisen.

Google Apps - vihreä viestintäkokonaisuus oppilaitoksille ja yrityksille

Google Apps-sovellukset ja Google App Engine auttavat yrityksiä olemaan vihreämpiä ja samalla säästämään kustannuksissa. Kaikki Googlen tuotteet ja palvelut sijaitsevat pilvessä paikallisten palvelinten sijaan. Googlen tehokkuushankkeiden vuoksi pilvipalveluista on onnistuttu luomaan selvästi ympäristöystävällisempi vaihtoehto. Siksi Googlen tuotteita käyttävät yrityksetkin ovat ystävällisempiä ympäristölle.

Vihreys ja säästöt koostuvat pääasiallisesti:
  • paikallisten palvelinten ympäristöhaitat ja laitteistokustannukset katoavat kun niitä ei enää tarvita
  • sähkönkulutus pienenee kun ei ole tarvetta paikallisille palvelimille
  • käyttämällä Googlen tuotteita, käytät ympäristöystävälliseksi kehitettyjä ratkaisuja, jotka ovat myös hinnoittelultaan edullisia
  • käyttämällä Googlen palveluja organisaatio vähentää merkittävästi käyttäjäkohtaista sähkönkulutusta verrattuna omien palvelimien ylläpitoon


Pilvipohjaisten palveluidemme käyttö karsii kustannuksia varsin laajalti, aina IT-infrastruktuurin luomisesta hallintatoimiin. Tutkimustemme mukaan keskivertoyritys voikin alentaa kustannuksia ja hiilidioksidipäästöjään tuntuvasti, noin 65–85 %, vaihtamalla Google Apps-viestintäsovelluksiin.

Mekin haluamme olla vihreä

Googlen yhteistyökumppanina meille on luonteva ratkaisu käyttää Google Apps-sovelluksia ja Google App Enginea ylläpidossa ja kaikessa viestinnässä, joka jo itsessään takaa meille vihreät työvälineet ja kustannustehokkuutta. Toimistollamme ei ole lainkaan palvelinkoneita, koska sellaisille ei ole mitään tarvetta. Suuren osan ajasta tulostin seisoo toimettomana, sillä suosimme paperittomuutta ja aina kun mahdollista, laskut hoidetaan verkossa. Vanhentuvan laitteiston kierrätyskään ei vaadi suuria ponnisteluja, jonka lisäksi suosimme myös etätyöskentelyä, jolloin työpaikalle kulkemiseen käytetyiltä ympäristöhaitoilta säästytään (blogimme etätyöskentelystä).   

Osalle teistä vihreät arvot merkitsevät varmasti paljon ja haluatte edustaa organisaatiota, joka kantaa kortensa kekoon ympäristön hyväksi. Hinnasta viis. Toiset eivät välttämättä pidä tätä kaikkein tärkeimpänä tekijänä, mutta kustannuksissa nipistäminen sen sijaan kiinnostaa. Mutta kun voit saada molemmat, vihreyden ja säästöt, kumpikin varmasti kiinnostaa!


Lähde: Google Green



22. elokuuta 2013

Google Keepissä uutuutena hälyytykset

Google Keep on käyttäjän mukana kulkeva sovellus, johon voi kirjata tai puhua ajatukset nopeasti talteen ja palata niiden pariin myöhemmin. Kaikki lisätyt tiedot ovat heti käytettävissä kaikilla laitteillasi – sekä tietokoneella että mobiililaitteella.

Uutuutena Google Keep merkintöihin on mahdollista lisätä hälyytyksiä! Muistutuksen voi liittää johonkin tiettyyn ajankohtaan (päivämäärä ja kellonaika) tai jopa paikkaan. Jälkimmäinen vaihtoehto toimii erityisen hyvin yhdessä Google Now-sovelluksen kanssa, jolloin Keep tunnistaa kun siirryt esimerkiksi läheiseen markettiin. Jos olet merkinnyt ostoslistan muistutuspaikaksi samaisen marketin, pärähtää muistutus merkinnästä käyntiin.

Google Keepin avulla voit myös:
  • pitää kirjaa ajatuksistasi muistiinpanojen, luetteloiden ja valokuvien avulla
  • muuttaa puheviestit tekstiksi automaattisesti
  • kirjata ajatuksesi nopeasti aloitusruudun widgeteillä
  • helpottaa muistiinpanojen löytämistä värimerkintöjen avulla
  • arkistoida tarpeettomat viestit liu'uttamalla ne pois
  • tehdä muistiinpanoista helposti tehtäväluetteloita lisäämällä valintaruudut
  • tallentaa muistiinpanosi turvallisesti pilveen, jolloin ne ovat aina käytössäsi verkossa osoitteessa http://drive.google.com/keep.

Google Keep-sovelluksen voit asentaa:
Google Keep Android -laitteeseen Google Playsta.
Google Keep Chrome-selaimeen

Hälyytysten lisäksi myös muita uudistuksia on lisätty. Jos saat merkinnästä muistuttavan hälyytyksen itsellesi sopimattomassa paikassa, voit torkuttaa. Lisäksi Keep-sovelluksen hallintavalikko uudistuu, jolloin esimerkiksi eri tilien välillä liikkuminen onnistuu sujuvasti.
Lopuksi, jos haluat lisätä merkintääsi kuvan, voit jatkossa valita myös jo aikaisemmin ottamistasi kuvista tai sitten ottaa kokonaan uuden.
 
 
Uusin päivitys saapuu käyttäjille muutaman päivän sisällä.

Lähde ja kuvat: Google Drive Blog

16. elokuuta 2013

Oikeat työkalut tuovat potkua myös aikuisopiskeluun!

Opintovapaa oli mahtavaa aikaa, mutta onpa ollut kiva myös palata töihin!
  
Opintojen aikana Google-sovellukset ovat olleet kovassa käytössä. Laitanpa tässä pari esimerkkiä Google-sovellusten hyödyntämisessä oppimisen tukena näin aikuisopiskelijan näkökulmasta.

Erinomaisena esimerkkinä on opintojeni aikana yli 5000 henkilöä työllistävälle yritykselle tehty kehitysprojekti. Kaikki meidän ryhmämme viisi jäsentä olivat kokopäiväisesti töissä ja yksi yrittäjänä projektin aikana, joten tapaamisten järjestely olisi ollut jo itsessään haaste. Drivea ja Google Dokumentteja hyödyntäen saimme arvostavan tutkimuksen haastattelut, analyysit ja raportit samaan paikkaan ja pystyimme kukin tuomaan panoksemme hommaan ajankäyttöä erinomaisesti tehostaen. Google Dokumenteissa kävi iltaisin säpinä kun työstimme suunnitelmaa, kommentoimme toistemme tekstiä, muokkasimme, pohdimme ja linkitimme käytettäviä lähteitä. Projektin vaiheesta toiseen siirryttäessä kävimme näitä vaiheita läpi videoneuvottelun avulla. Kehityssuunnitelmasta tuli loistava!

Toisena esimerkkinä ja tutkimuksen vauhdittajana haluaisin mainita Google Sivustojen käytön. Lopputyöni osana e-oppimiseen liittyvää kvalitatiivista tutkimusta tehdessäni, Google-sivustot toivat erinomaisen avun esim. tutkimuksen promoamiseen Irlannin päässä. Halusin erottua firmojen lähettämistä markkinointiviesteistä ja vakuuttaa, että olen oikealla asialla sekä kertoa laajemmin mistä tutkimuksessa oikein on kyse, tukkimatta vastaanottajien sähköpostia ylimääräisillä liitteillä.

Loin siis lopputyöni tutkimusosuuden alkuvaihetta varten simppelin, mutta toimivan nettisivuston (Google) ja aktivoin Analyticsin päälle nähdäkseni mitkä houkutteluviestit purevat ja mitkä eivät!


Ja jopa löytyi erinomaisia asiantuntijoita haastateltavaksi! Tutkimuksen ja tätä seuranneen jatkokehityksen tuloksena Irlantiin on syntymässä E-learningin käyttöä & kehitystä edistävä B2B yhteistyöverkosto (Community of Practice for E-learning Professionals), joka lähtee kehittelemään uusia innovaatioita ja ratkaisuja.

Kyllä taas helpotti, kun oli oikeat työkalut apuna ja sai keskittyä olennaiseen. Nyt hymyilyttää :)

Mukavaa viikonloppua kaikille!

t. Leena

15. elokuuta 2013

Google+ uutuudet erityisesti Google Apps for Business ja Education käyttäjille

Google+ Android mobiilisovellukseen on tänään julkaistu uusia ominaisuuksia, jotka hyödyttävät erityisesti Google Apps for Business ja Education käyttäjiä. Uudet ominaisuudet saapuvat käyttäjille muutamien päivien sisällä.

Jaa kollegoille päivityksiä mobiilisti
Google+ Androidille tukee jatkossa useita käyttäjätunnuksia, joten voit kirjautua sekä työ että henkilökohtaiselle tilillesi ja vaihtaa niiden välillä vaivattomasti.


Rajattujen päivitysten avulla on helppo kohdistaa tiettyjä tilapäivityksiä vain oman organisaation käyttäjille. Niitä ei voi jakaa organisaation ulkopuolelle, joten sisäiseen käyttöön tarkoitettu tieto ei vahingossa pääse lipsahtamaan julkiseksi. 

Päivityksen myötä yritys- ja oppilaitoskäyttäjien profiilissa näkyvä kotiorganisaation domain merkintä tulee aikaisempaa selkeämmin esille. Näin on helpompi löytää etsimänsä henkilö.


Integroi yrityksen muut sovellukset Google+:saan
Tästä päivästä alkaen Google+ Domains API on kaikkien Google Apps asiakkaiden saatavilla. API:n avulla on mahdollista integroida Google+ organisaatiossa olemassa oleviin sovelluksiin ja prosesseihin.

Esimerkiksi Google kertoo Ocadon, joka on Google Apps asiakas ja käyttää Google+ Domains API:a synkronoidakseen Active Directorystä tiimejä työntekijöiden Google+ Piireihin. Näin voidaan varmistaa, että jokaisella työntekijällä on aina ajantasainen tieto Piirissään.

Lisätietoa kehittäjile Google+ Domains API:sta löytyy Google Apps Developer Blogista.

Lähde ja kuvat: Official Google Enterprise Blog


Uutta! Google+ näkyvyys Drivellä sijaitseville kuville ja videoille

Google on jälleen julkaissut uutta meidän käyttäjien iloksi! Tästä päivästä alkaen voit nähdä Google Drivellä sijaitsevat kuvat ja videot Google+ galleriassasi. Kuvat sijaitsevat edelleen Drivellä, mutta ne ovat myös näkyvillä Google+:ssa. Kaikki materiaali pysyy yksityisenä sinulle kunnes jaat sen muiden katseltavaksi.

Jos päätät asettaa kuvia ja videoita näkyville myös Google+:san puolelle, ne järjestyvät automaattisesti aikajärjestykseen, löytyvät helposti ja automaattinen kuvien parannus saa ne näyttämään entistäkin paremmilta! Rinnakkain otetut kuvat saattavat jopa muodostua animaatioiksi tai panoraamaksi.

Saatat kuvia ladatessa törmätä myös muutamaan muuhun uudistukseen, jotka Google+:saan on tehty käyttäjien toiveiden perusteella:
Enemmän mahdollisuuksia kontrolloida Kohokohdat kuvia. Voit valita mitkä kuvistasi näkyvät Kohokohdissa ja siirtää ne haluamaasi kansioon. 

Kuvien lisääminen albumeihin. Voit valita tietyn kansion ja ladata uudet kuvat suoraan sinne.


Lähde ja kuva: Drive

13. elokuuta 2013

Esimerkki elävästä elämästä: usea sivuinen asiakirja valmistui hetkessä. Miten onnistuimme?

Tiedätkö tunteen kun sähköpostiin tipahtaa puoliltapäivin viesti, jossa kerrotaan tehtävä ja että sen pitäisi olla mielellään valmiina ennen kello kuuttatoista? Sekunnin murto-osassa sopii miettiä loppupäivän prioriteetit uusiksi ja alkaa hikikarpalot otsalla tuottamaan tekstiä juuri annettuun tehtävään. Viime viikolla meille VerkkoApsissa kävi juuri näin: saimme Chromebookeihin liittyviä kysymyksiä sähköpostitse, joihin piti pyrkiä vastaamaan mahdollisimman pian. Hikikarpaloilta säästyttiin, seuraavaksi kerromme miten.

Hieman ennen klo.14:sta viime viikon keskiviikkona Mikon postilaatikkoon tipahti viesti. Mukana oli lista kysymyksiä liittyen Chromebookeihin. Ja tietysti lopussa muistutus, että tiedot olisi hyvä olla perillä ennen klo.15:sta. Aikataulu oli tiukka ja kysymykset laajoja vastauksia tarvitsevia, joten Mikko klikkasi Driven auki ja loi uuden asiakirjan.

Kopioi/ liitä-toiminnon avulla kysymykset siirtyivät salaman nopeasti sähköpostista asiakirjaan. 
Jakamalla asiakirjan muille, Mikko sai pian kasaan 6 meistä vastaamaan asiakirjan kysymyksiin. 


Jokainen osallistuja muokkasi tekstiä, kirjoitti kommentteja asiakirjan sivuun, viilasi oikeinkirjoitusta ja tuki toisen työskentelyä. Keskustelua käytiin paitsi kommenttien kautta, myös asiakirjan sisäisen pikaviestimen avulla.
Kun jälkeenpäin vilkaisimme versiohistoriaa, huomasimme miten paljon asioita tapahtui pienessä ajassa kun useampi henkilö antoi asialle työpanoksensa!


Useampi sivuinen asiakirja valmistui yhteistyönä hyvissä ajoin ennen deadlinea.
Nyt sopii enää pohtia, kuinka kauan tähän olisi mennyt perinteisillä työvälineillä yksin kirjoittaen?

9. elokuuta 2013

Onko Suomi valmis Chromebookiin? VerkkoApsin Mikkoa haastateltiin Digitodayn artikkeliin

Digitoday julkaisi tänään artikkelin, jossa pohditaan Chromebookien mahdollisuuksia. Asia on ajankohtainen, koska Chromebookit saapuivat laajaan jakeluun Suomessa heinäkuun aikana. Riittääkö Suomen markkinoilla tilaa uudenlaiselle laitteelle? Ovat käyttäjät valmiita muutokseen?
VerkkoApsin Mikko Virtalaa haastateltiin artikkeliin.

"Tämä on uusi ja kiinnostava tuote, jolle me näemme olevan hyvinkin tilaa markkinoilla", sanoo Gigantin tietotekniikasta vastaava myyntijohtaja Jarno Sainio.

Lue Digitodayn artikkeli täältä.



8. elokuuta 2013

Uutuusjulkaisu: Android Device Manager paikantaa mobiililaitteesi

Jos niin ikävästi pääsee käymään, että Android -laitteesi katoaa, kannattaa asiaan reagoida pikimmiten. Google Apps -hallintapaneelin kautta on mahdollista paikantaa laitehallintaan liitetyt mobiililaitteet ja etätyhjentää niiden sisältö tehdasasetuksille.

Toinen hyvä vaihtoehto kaikille Android -käyttäjille on tänään julkaistu Android Device Manager. Sen avulla voit soittaa laitteeseesi (vaikka se olisi äänettömällä!), jolloin löydät sen helposti vaikkapa sohvatyynyjen välistä. Mobiililaitteen paikantaminen kartalla ja etätyhjentäminen lukeutuvat myös sovelluksen ominaisuuksiin.

Android Device Manageriin pääset tästä linkistä: www.android.com/devicemanager 


Palvelu toimii Android 2.2:lla tai uudempaa versiota käyttävillä laitteilla. Toimiakseen sinulla tulisi myös olla käytössä Google tili. Myöhemmin julkaistaan myös Android Device Manager mobiilisovellus. 

7. elokuuta 2013

Uusi ominaisuus Google Dokumenttien tekstin linkityksissä

Halutessasi voit luoda Google Dokumenttien tekstistä linkkejä esimerkiksi valitsemalla yhden sanan tai kokonaisen lauseen. Tämä on entuudestaankin tuttua, eli mikäli tekstisisällössä esiintyy esimerkiksi sana "Google Apps for Education", voit liittää sen ohjaamaan lisätietoja kertovalle sivustolle.
Uutena ominaisuutena linkkityökalu tarjoaa linkitettäväksi valittuun sanaan sopivia hakutuloksia suoraan Google Hausta. Tällöin saat linkin luotua helposti, vaikka sinulla ei olisikaan sopivaa linkkiä valmiiksi kopioituna muualta.

Näin linkin liittäminen onnistuu:
Valitse ensin "maalaamalla" se sana tai lause, johon haluat linkin liittää.

Google Dokumenttien yläreunan työkaluriviltä löytyy linkin luomiseen tarkoitettu kuvake. Kun teksti on valittu, klikkaa kuvan osoittamaa kuvaketta.


Ensimmäinen kuva osoittaa, kuinka sovellus tarjoaa nyt uutuutena valittuun sanaan sopivia tuloksia Google Hausta. Voit hyödyntää näitä, etsiä sopivampaa tai liittää Linkki -riville valitsemasi kohteen URL-osoitteen.

6. elokuuta 2013

Tiedon turvaaminen mobiilikäyttäjänä ja uusi Android Device Manager

Google Apps-sovellusten tietoturvasta on mahdollista huolehtia usein eri tavoin, joista yksinkertaisimmin toteutettavat ovat salasanan säännöllinen päivittäminen ja kaksivaiheisen vahvistuksen ottaminen käyttöön.
Useimmat käyttäjät kuitenkin hyödyntävät sovelluksia paitsi tietokoneeltaan, myös mobiililaitteista. Tietoturvasta huolehtiminen on tällöin entistä tärkeämpää, sillä tiedon valuminen vääriin käsiin saattaa tapahtua vaikkapa kadonneen mobiililaitteen kautta.
Näiden yksinkertaisten toimintojen avulla voit ylläpitää turvallisuutta myös mobiilisti Android -laitteissa:
  • Laitteen ruudun lukitseminen. Asettamalla henkilökohtaisen kuvion tai pin-koodin ruudun lukitsemiseksi vähintäänkin hidastaa väärän henkilön pääsyä tietoihisi. Toiminnon saat otettua käyttöön Android -laitteessa seuraavasti: Asetukset > Henkilökohtainen > Suojaus > Ruudun lukitus
  • Älä asenna epäilyttäviä sovelluksia. Google Playn normaaleihin ylläpit toimenpiteisiin sisältyy skannaukset haitallisten sovellusten kartoittamiseksi ja poistamiseksi. Näin pyritään takaamaan Android -käyttäjille turvallinen sovelluskauppa. 
  • Paikanna ja etätyhjennä kadonnut laite. Jos niin ikävästi pääsee käymään, että laitteesi katoaa, kannattaa asiaan reagoida pikimmiten. Google Apps -hallintapaneelin kautta on mahdollista paikantaa laitehallintaan liitetyt mobiililaitteet ja etätyhjentää niiden sisältö tehdasasetuksille. Toinen hyvä vaihtoehto on myöhemmin tässä kuussa julkaistava Android Device Manager, jonka voi julkaisun jälkeen ladata Google Playsta. Sen avulla voit soittaa laitteeseesi (vaikka se olisi äänettömällä!), jolloin löydät sen helposti vaikkapa sohvatyynyjen välistä. Mobiililaitteen paikantaminen kartalla ja etätyhjentäminen lukeutuvat myös sovelluksen ominaisuuksiin.

Lisätietoja ja vinkkejä turvallisuuteen verkossa löydät Googlen Hyvä tietää -sivustolta.

Lähde: Official Google Blog

5. elokuuta 2013

Kokemuksia etätyöskentelystä: miltä se oikeasti tuntuu?

(päivitetty 8.10.2015)

Kesällä esille nousee usein lukuisia artikkeleita etätyöskentelystä ja sen mahdollisuuksista. Kiinnostavia artikkeleista tekee niiden esittelemät mahdollisuudet veneessä ja mökillä työskentelystä. Etätyössä ei kuitenkaan ole kyse vain kauniiden säiden armoille sujahtamisesta, useat meistä saattavat työskennellä etänä ympäri vuoden. Minä olen yksi heistä.

Kansallisen etätyöpäivän verkkosivuilta löytyy tuoreempaa tutkimustulosta suomalaisten etätyöskentelystä:"Suomi on eri tutkimusten mukaan yksi Euroopan kärkimaita etätyösovelluksissa. Etätyön tekeminen Suomessa on seitsenkertaistunut vuodesta 1990 vuoteen 2008 (Työolotutkimus2008). Vuonna 2013 etätyötä teki jo 28 % palkansaajista vähintäänkin satunnaisesti työnantajan kanssa sovitusti tietotekniikan avulla. Ainakin joitakin tunteja viikossa etätyötä teki 10 %. (TEM2013). Lisäksi palkansaajista 34 % tekee päätyöhönsä liittyviä töitä kotonaan joskus tai osittain, miehet hieman useammin kuin naiset ja toimihenkilöt useammin kuin työntekijät (TEM2013)."

Itse olen työskennellyt pääsääntöisesti etänä lähes 4 vuotta. Voin rehellisesti sanoa, että en ole koskaan aiemmin ollut näin tyytyväinen työskentelymahdollisuuksiini kuin nyt olen. Onnistuneen etätyöskentelyn 3 avaintekijää mielestäni ovat:
  • Työntekijän oma panostus ja työyhteisön luottamuksen saavuttaminen 
  • Työnantajan ja työyhteisön tuki etätyöläiselle 
  • Toimivat työvälineet

Ensimmäinen ja toinen kohta kulkevat oikeastaan vahvasti rinnakkain ja pätevät monilta osin myös perinteisempiin työskentelymalleihin. Uuden etätyöläisen on tärkeää saavuttaa työnantajan ja kollegoiden luottamus, sillä mikään ei kalva etätyösopimusta ruvelle varmemmin kuin näyttö siitä, että etänä ei oikeasti työskennelläkään vaan puuhaillaan jotakin aivan muuta. Eihän kukaan toimistollakaan katso hyvällä ainaista laiskottelijaa. Saavutettua luottamusta tulee sitä toki myös pitää yllä. Uskoisin, että tulokset puhuvat parhaiten puolestaan. Kun hommat on hoidossa, ei ole epäilystäkään siitä mitä työpäivän aikana on etätyöläinen puuhannut.
Itse koen, että olen aikaansaavampi aina etäpäivinä. Toimistolla on mukava poiketa kollegoiden luona, mutta yleinen hälinä, keskeytykset ja hektinen ilmapiiri usein vievät ajoittain huomiota töistä. Erityisesti enemmän keskittymistä vaativat työtehtävät on mukavampi suorittaa etäpäivinä.

Puhuttaessa etätyön negatiivisista ominaisuuksista, usein nostetaan esille etätyöläisen jääminen ulkopuolelle tai työpaikan hiljaisesta tiedosta sivuun jääminen. Varmasti aiheellinen huolenaihe, sillä on selvää, että kaikkea työpaikan sisäisestä tiedosta ei voi lukea intrasta ja osa juoruistakin jää kuulematta. Suureksi ongelmaksi tämä varmasti nousee erityisesti organisaatioissa, joissa avoin tiedon jakaminen ei ole vielä arkipäivää. Itse en ole kokenut oloani ulkopuoliseksi. Meillä asioista puhutaan avoimesti ja kun kollegoihin pitää välit kunnossa, myös juorut kirivät omiin korviin. Pitää myös uskaltaa kysyä ja tutkia. Eräs etätyöläisen tärkeä ominaisuus onkin uteliaisuus.


Hyvin suuri merkitys onnistuneeseen etätyöskentelyyn on työskentelyvälineillä. Cloudpointissa tietysti elämme kuten opetamme, joten Google Appsit ovat ahkerassa käytössä. Sähköposti ja Kalenteri ovat simppeleitä juttuja, mutta todellisen edun etätyöskentelyyni on tuonut Drive, joka sisältää kaiken ajantasaisen jaetun tiedon ja Hangouts-pikaviestin videopuheluineen. Miten voisin tuntea oloni ulkopuoliseksi kun voin koska tahansa kysäistä kollegalta mieltä askarruttavan kysymyksen chatissa tai vaikka kilauttaa kuvallisen puhelun? Olemme eri kaupungeissa, mutta välimatka tuntuu olemattomalta. Näenhän minä kollegani päivittäin.

Toimiva kokonaisuus syntyy kaikkien näiden osa-alueiden sulautumisesta yhteen. Kun organisaatiossa sisäisesti ymmärretään ja tuetaan etätyöskentelyä, kukaan ei jää yksin ulkopuolelle ihmettelemään. Etätyöskentely vaatii tekijältään erilaista aktiivisuutta kuin perinteisesti toimistossa työskenneltäessä, mutta yksin ei voi kukaan tehdä kaikkea, joten myös muiden työyhteisössä täytyy totutella uudenlaisiin menetelmiin. Tärkeää tämä on erityisesti sisäisen tiedon jakamisen kannalta. Samalla hälvennetään etätyön myyttejä laiturin nokassa köllöttelevästä laiskottelijasta. Teemme työmme aivan kuten muutkin, paikka vain on eri.

Lopuksi vielä pieni käytännön vinkki etätyöläisen arkeen:
Jotta työ- ja vapaa-aika eivät liiaksi sulautuisi yhteen, kannattaa itselle määritellä työajat ja noudattaa niitä. Kun työpäivä on ohi, sulkemalla tietokoneen ja lähtemällä vaikkapa lenkille pääsee hyvin siirtymään vapaalle.

Mia
Google for Work muutoksenhallinnan ja koulutuksen asiantuntija
Cloudpoint - onnistumisvarmuutta sinne missä sitä tarvitaan

Gmail vinkki: näin saat käyttöösi viestinlähetyksen kumoamisen Gmailissa

Ehditkö klikkaamaan "lähetä" liian aikaisin? Unohtuiko viestistä jotakin tärkeää?
Asia on yksinkertaisesti ratkaistavissa, sillä Gmailin Labs -toiminnoista on mahdollista ottaa käyttöön Kumoa lähettäminen, joka antaa ylimääreistä aikaa viestin lähettämisen jälkeen painaa vielä kumoa, jolloin viestin lähetys peruuntuu ja viesti palautuu muokkaustilaan.

Saat toiminnon käyttöösi seuraavasti:
  • Siirry sähköpostin asetuksiin ja valitse välilehti Labs
  • Etsi listalta Kumoa lähettäminen ja klikkaa Ota käyttöön
  • Tallenna

Seuraavan kerran kun lähetät sähköpostiviestin, painettuasi Lähetä, ilmestyy yläreunaa Kumoa -linkki, jota klikkaamalla viestin lähetys on vielä mahdollista peruuttaa.
Kun toiminto on otettu käyttöön, sähköpostin asetusten Yleistä -välilehdeltä on mahdollista määrittää kumoamisajan kesto. Maksimissaan tämä voi olla 30 sekuntia.

 
 

2. elokuuta 2013

Helpotusta Google Apps -pääkäyttäjän arkeen: hälytykset

Google Apps -pääkäyttäjillä on nyt mahdollisuus tilata turvallisuuteen ja asetuksiin liittyviä hälytyksiä sähköpostiin. Mene Google Apps -hallintakonsolin Raportit - Hälytykset -osioon.  Valitse listalta sinulle merkittävät asiat ja voit olla taas piirun verran vähemmän huolissasi. Saat ilmoituksen, kun tapahtuu muutos, joka mahdollisesti edellyttää toimenpiteitä. Ota kuppi kahvia ja rentoudu. Asiattomuuksia ei tapahdu tietämättäsi.

Arnaud





1. elokuuta 2013

Drive vinkkinä Dokumenttien erikoismerkit

Kokousmuistio, matkasuunnitelma, verkkosivun sisältötekstit. Kaikkia näitä Dokumentteja ja monia muita laadittaessa eteen saattaa tulla tarve hyödyntää erilaisia erikoismerkkejä, joita löytyy Google Dokumenteista monipuolinen valikoima vaihtoehtoja.
Erikoismerkkejä voit selata tai lisätä Google Dokumenttiin työskennellessäsi Drivellä kun toimit seuraavasti:
  • Avaa Dokumentti, jota haluat muokata.
  • Lisää -valikosta löytyy kohta Erikoismerkit.


Joitakin käytetyimmistä erikoismerkeistä ovat erilaiset nuolet, copyright symboli ja esimerkiksi murtoluvut.