28. maaliskuuta 2013

Google+ mobiiliohjeet

Jos eteen tulee tilanne, jossa tarvitsisi apua Google+ mobiilisovelluksen käytön kanssa, kannattaa suunnata Googlen tukisivustolle.
Laajasta valikoimasta eri mobiililaitteille löytyy runsaasti ohjeita ja lisätietoa.

Siirry Google+ mobiilitukisivustolle tästä.

27. maaliskuuta 2013

Hyödynnä kansioita tehokkaasti Drivellä: näin luot alikansion ja toimivan kansiorakenteen

(Huom! lisätietoja aiheeseen päivitetty 18.12.2013)

Kansioiden avulla Drive on helppo pitää järjestyksessä, mutta kansioista on myös paljon muuta iloa käyttäjälle, erityisesti kun puhutaan jakamisasetuksista. Kun tiedostot järjestetään huolellisesti suunnitellun kansiorakenteen sisään, materiaalien jakamista ja päivitystä on tehokas hallinnoida myös pitkällä aikavälillä.

Ohje: näin luot ja jaat kansion

Lisää tehoa kansioiden hyödyntämiseen Drivessä saa kun lisää kansion sisään myös alikansioita, eli kansion sisällä olevia kansioita.

Näin luot alikansion:

  • Vie hiiri kansion nimen päälle ja klikkaa valikko auki nuolikuvakkeesta.
  • Valitse "Uusi kansio"
  • Nimeä kansio haluamallasi tavalla (huomaa, että alikansiolla on samat jakamisluvat kuin pääkansiolla)




Näin luot toimivan kansiorakenteen Drivellä:
Kun luot alikansioita Drivellä ylimmäntason kansion sisään, voidaan puhua kansiorakenteen luomisesta. Driven kohdalla toimivan kansiorakenteen luomiseksi on hyvä muistaa muutama perussääntö:
  • Pidä päätason kansion alikansioiden määrä korkeintaan kolmitasoisena. Tästä seuraaville tasoille jakamisasetukset eivät automaattisesti välttämättä periydy.
  • Liitä kansiorakenteen omistajuus sellaiseen tiliin, joka ei ole kenenkään käyttäjän henkilökohtainen. Näin vältytään esim. tilien sulkemisen yhteydessä tapahtuvilta vahingoilta, joissa saatetaan menettää tietoa. 
  • Nimeä kansiot ja tiedostot niin, että ne löytyvät Driven haun kautta helposti (lisätietoja)
  • Hyödynnä kansioiden jakamisessa ryhmiä yksittäisten käyttäjien sijaan. Näin jakoasetusten päivittäminen ei muodostu työlääksi pitkällä aikavälillä. 




25. maaliskuuta 2013

Sosiaalisen median merkitys yrityksille kasvaa. Mitä vaihtoehtoja tarjoaa Google+?

Google+ for Business on Google Apps -sovelluskokonaisuuteen sisältyvä versio sosiaalisen median palvelu Google+:sta. Erona kuluttajille suunnattuun versioon palvelusta, mukaan on tuotu erityisesti yrityksen tarpeita huomioivia ominaisuuksia. Sitä voi hyödyntää niin yrityksen sisäisessä kuin julkisessakin viestinnässä.

Sosiaalinen media on tärkeää ja kasvattaa merkitystään yritystoiminnassa jatkuvasti. Turun Sanomat uutisoi juuri julkaistusta tutkimuksesta, jonka mukaan sosiaalinen media kasvattaa yritysten tuottoa.
Artikkelissa todetaan seuraavasti:
"Asiakkaiden sosiaalisen median käyttö ja yritysten tuottojen kasvu ovat yhteydessä toisiinsa, ilmenee Aalto-yliopiston, Buffalon yliopiston ja Teksasin A&M-yliopiston tuoreesta tutkimuksesta.
– Tutkimus osoittaa, että sosiaalisen median kautta yritykseen sitoutuvat asiakkaat ovat yritykselle tuottoisampia kuin asiakkaat, jotka eivät toimi näin, toteaa Aalto-yliopiston markkinoinnin apulaisprofessori Ashish Kumar."
Lue koko uutinen täältä.

Google+ tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja yritysille ja organisaatioille:
  • Jo olemassa oleviin ja uusiin asiakkaisiin on helppo olla yhteydessä luomalla yritykselle oma Sivu tai Yhteisö. Aktiivisuutta Sivulla on helppo myös seurata
  • Julkisella Sivulla päivityksiä (viestit, kuvat, videot, Google Dokumentit Driveltä) voi jakaa kohdennetusti Piireille tai kokonaan julkisesti.
  • Kokoukset ja muut tapaamiset järjestyvät helposti Hangouts -videoneuvottelun avulla.
  • Organisaatio voi myös hyödyntää Google+:saa sisäisenä viestintäkanavana tai osana Intranet-ratkaisua, jolloin päivitykset näkyvät vain organisaation jäsenille sisäisessä käytössä. 
  • Google+ integroituu helposti muiden Google -sovellusten kanssa, jolloin YouTube videot, Blogger päivitykset, materiaali Driveltä tai vaikkapa Hangouts -kutsun lähettäminen Kalenterin avulla sujuvat helposti. Tiedot kutsuista tai muutoksista ilmestyvät Gmail -sähköpostiin jos käyttäjä niin haluaa.
  • Vahvistamalla Google+ Sivun yksinkertaisen prosessin kautta verkkosivustosi hakukonelöydettävyyttä paranee ja saat yrityksesi näkyville myös Google Kartat -palveluun halutessasi.
Yrityksille suunnattuja ominaisuuksia kehitetään jatkuvasti, joten kannattaa myös pysyä kuulolla uusista tuulista. Kuitenkin jo tällä hetkellä Google+ tarjoaa monia kilpailijoitaan paremmat ominaisuudet erityisesti yritys- ja organisaatiokäyttöön.

Käyttääkö yrityksesi jo Google Appseja? 
Lue ohje Google+ sivun luomiseksi täältä. 

Lue lisää Google+ yrityksille aiheesta tai tiedustele asiaa VerkkoApsin asiantuntijoilta: myynti@verkkoaps.fi


22. maaliskuuta 2013

Drive vinkki: määritä käyttöoikeus organisaatiolle jaettuun materiaaliin

Materiaalin käyttöoikeuksien jakamiseen on Drivellä monia vaihtoehtoja, myös silloin kun oletuksellinen näkyvyysasetus asetetaan sallituksi koko organisaation sisällä (jakamisasetuksissa oman organisaation nimi).

Jakamisasetukset ikkunaan pääsee Jaa -painikkeen kautta, valitsemalla linkin Muuta.


Ikkunan alareunassa on kohta, josta voi määritellä antaako kaikille organisaation jäsenille Katselu vai Muokkaus oikeuden.


Asetuksen voi määritellä sekä yksittäisiin dokumentteihin että kansioihin.

Uutuus: Google Keep

Google on julkaissut uuden sovelluksen nimeltään Google Keep. Sen avulla käyttäjät voivat kirjata ajatukset nopeasti ylös ja palata niiden pariin missä tahansa. Luoda tehtäväluetteloita, lisätä puheviestin tai ottaa kuva ja lisätä siihen muistiinpano. Kaikki lisätyt tiedot ovat heti käytettävissä kaikilla laitteillasi – sekä tietokoneella että mobiililaitteella.

Google Keepin avulla voit
• pitää kirjaa ajatuksistasi muistiinpanojen, luetteloiden ja valokuvien avulla
• muuttaa puheviestit tekstiksi automaattisesti
• kirjata ajatuksesi nopeasti aloitusruudun widgeteillä
• helpottaa muistiinpanojen löytämistä värimerkintöjen avulla
• arkistoida tarpeettomat viestit liu'uttamalla ne pois
• tehdä muistiinpanoista helposti tehtäväluetteloita lisäämällä valintaruudut
• tallentaa muistiinpanosi turvallisesti pilveen, jolloin ne ovat aina käytössäsi verkossa osoitteessa http://drive.google.com/keep.

Asenna Google Keep Android -laitteeseen Google Playsta.

12. maaliskuuta 2013

Näin otat Gmailin Offline -toiminnon käyttöösi

Gmail Offline tekee sähköpostista entistäkin helpomman ja tehokkaamman. 
Gmail Offline on Gmailin yksinkertaistettu versio jota voi käyttää ilman internetyhteyttä. Offline-tilassa kirjoitettu sähköpostiviesti lähetetään, kun internet-yhteys on käytettävissä. 
Poistetut, arkistoidut tai muokatut viestit ja keskustelut synkronoidaan seuraavalla kerralla kun olet online-tilassa.
Ominaisuudet:

  • Tuote mahdollistaa Gmailin käyttämisen ilman internetyhteyttä.
  • Offline-toiminnot synkronoidaan automaattisesti, kun internet-yhteys on käytettävissä.
  • Tehokas käyttöliittymä mahdollistaa sähköpostin nopean selaamisen ja käsittelyn.
Lisätiedot ja ohjeet löydät täältä.

Asenna Gmail Offline näin:

Siirry Gmailin oikean yläkulman rataskuvakkeen kautta sähköpostin asetuksiin ja valitse välilehti Offline-tila. Klikkaa Asenna Gmail Offline.

Gmail Offline toimii tällä hetkellä vain Chrome -selaimessa, johon sen voi asentaa Chrome Web Storesta. Sovellus on ilmainen.
Klikkaa Lisää Chromeen.

 

Vahvista valinta klikkaamalla Lisää.
 
  


Gmail Offline kuvake ilmestyy Chrome -selaimen sovelluksiin. 
Klikkaamalla kuvaketta siirryt sovellukseen.


 Ensimmäisellä kerralla tulee vahvistaa valinta, eli klikkaa Salli offline-posti -> Jatka.

Offline -postilaatikon näkymässä viestit listautuvat vasemmalle ja valittu viesti avautuu oikeaan reunaan.
Oikean yläkulman nuolikuvakkeen alta löytyy erilaisia toimintoja postilaatikon järjestämiseksi.


Oikean yläkulman rataskuvakkeesta pääsee tutusti asetuksiin. Täällä voi määritellä kuinka pitkältä ajalta sähköpostit ladataan onlinesta offlineen.


Vaihtaminen online- ja offline-tilojen välillä

Voit halutessasi siirtyä Gmailin offline-tilaan, jos internetyhteys katkeilee, tai voit käyttää Gmailin offline-tilaa Chromelle -sovellusta ensisijaisena versionasi, jos työskentelet usein offline-tilassa.
Jos käytät Gmailin offline-tilaa ja verkkoyhteys on hidas, Gmailin pitäminen reagoivassa tilassa voi auttaa, jolloin internetyhteyttä vaativat muutokset synkronoidaan taustalla.

Offline-tietojen tallennus

Postit synkronoidaan Google Chrome -selaimen tallennustilaan tietokoneessa, johon sovellus on asennettu. Tämä tarkoittaa, että periaatteessa kuka tahansa voi käyttää niitä selaimellasi. Tietojesi suojaamiseksi älä asenna Gmailin offline-tila Chromelle -sovellusta julkiseen tai jaettuun tietokoneeseen. Voit käyttää Gmailia muissa tietokoneissa ilman synkronointia, vaikka olisit asentanut sovellukseen omaan tietokoneeseesi. Lisätietoja synkronoinnin käyttämisestä.
Voit poistaa offline-tiedot, kun et enää tarvitse niitä. Toimi seuraavien ohjeiden mukaan:
  1. Kirjoita osoitepalkkiin chrome://settings/cookies ja paina enter-näppäintä
  2. Hae osoitetta mail.google.com
  3. Vie kohdistin hakutulosten päälle ja napsauta esiin tulevaa X-merkkiä
Muista, että Chrome-sovelluksen poistaminen ei poista tietokoneeseen tallennettuja offline-tietoja.

Miten paljon tietoja synkronoidaan?

Gmail lataa uusimmat keskustelusi sekä keskustelut, jotka vaikuttavat tärkeiltä (niiden iästä riippumatta). Viestit valitaan pääpiirteissään seuraavasti:
  • Synkronointi perustuu keskusteluiden päiväyksiin. Järjestelmä arvioi katettavan ajanjakson (vähintään 3 päivää), jonka tuloksena ladataan noin 500 viestiä. Keskivertokäyttäjän kohdalla tämä tarkoittaa, että Gmail lataa postit yhdeltä viikolta.
  • Lataamme lisäksi kaikki keskustelut, jotka on merkitty tunnisteella, jossa on enintään 50 keskustelua, jossa on vähintään yksi viimeisten 7 päivän aikana vastaanotettu keskustelu ja jossa on vähintään yksi keskustelu, joka on arvioidun ajanjakson ulkopuolella. Lataamme aina kaikki tähdellä merkityt keskustelut ja luonnokset.
  • Järjestelmä määrittää lopuksi luettelon tunnisteista, joilla merkittyjä keskusteluita ei ladata. Roskakori ja roskaposti ovat esimerkiksi aina tässä luettelossa sekä muut tunnisteet, jotka sisältävät lähinnä lukemattomia keskusteluja (lukemattomia on yli 80 %). Emme siis lataa keskustelua, jos se sisältää vain tässä luettelossa olevia tunnisteita. Tavallisesti roskakoriin siirrettyä viestiä ei ladata, mutta roskakorissa oleva viesti, jossa on tunniste "alpha", ladataan.

Lähteet: Google, Chrome Web Store, Chrome


11. maaliskuuta 2013

VerkkoApsilla nyt oma YouTube kanava!

Olemme avanneet VerkkoApsin oman YouTube kanavan, jossa jatkossa julkaisemme ajankohtaisia ja mielenkiintoisia uutisia videoiden muodossa.

VerkkoApsin YouTube kanavan löydät täältä.

Kanavan lanseeraamisen kunniaksi ensimmäiset julkaisut ovat asiakascase videomme, joissa Algolin Arto Peterzens ja Rovion Kalle Alppi  kertovat miksi valitsivat Googlen ja VerkkoApsin yhteistyökumppanikseen.



7. maaliskuuta 2013

Uutta! Näin soitat Hangoutista puhelinnumeroon

Hangoutissa voi aloittaa videoneuvottelun jopa 15 muun Google-käyttäjän kanssa. Tämän lisäksi Hangoutin voi soittaa myös puhelinnumeroon.

Näin se toimii:
"+Lisää nimiä, piirejä..." -kohdan alapuolella on linkki "+puhelu", jonka kautta voi siirtyä soittamaan.

Sovellus kertoo lisätietoja puheluiden soittamisesta Hangoutissa. "Hinnat" -kohdan linkistä pystyt myös tarkistamaan puheluiden edullisen hinnoittelun.
Jos haluat edetä, klikkaa Hyväksy.


Lisää puhelinosallistuja- kohtaan täytetään puhelinnumero, johon halutaan soittaa. Vain yksi henkilö voi kerrallaan liittyä Hangoutiin puhelimen kautta.
Huomaa myös oikeasta reunasta saldon seuran ja kohta Lisää varoja, jonka kautta voit ladat itsellesi soittosaldoa.

Google+ ja uusi profiilikuva

Google+:saan on tänään julkaistu kaikille käyttäjille uusi, suurempi profiilikuva.
Kun nyt ensimmäisen kerran siirryt tarkastelmaan profiiliasi, sovellus neuvoo kuinka profiilikuvan saa vaihdettua. Uusi profiilikuvantila on aikaisempaa suurempi, joten välttämättä kaikki vanhat kuvat eivät ole enää riittävän isoja.
Uuden profiilikuvan koko on suurimmillaan 2120 x 1192 pikseliä ja vähintään sen on oltava 480 x 270 pikseliä.

6. maaliskuuta 2013

Uutta! Google Drive kansiot Google Sivustoilla

Monet Google käyttäjät ovat jo kauan toivoneet ominaisuutta, jolla Google Sivustolle voisi upottaa kokonaisen kansion Google Drivestä ja nyt tämä toiminto on saatavilla. Aikaisemmin on ollut mahdollista upottaa yksittäisiä Google Dokumentteja Driveltä Sivustolle ja linkittää tiedostoja, mutta uudistuksen myötä saa lisättyä kokonaisen kansion kaikkine sisältöineen.

Näin lisäät kansion Driveltä Sivustolle (sinulla tulee olla jo luotuna kansio Drivellä ja Sivusto jota muokata):
  • Avaa muokkain sivulla, jota haluat muokata.
  • Avaa Lisää -valikko ja valitse Kansio.
  • Valitse näkymästä Kansio, jonka sisällön haluat sivulle upottaa.
  • Kun kansio on upotettu sivustolle, sen sisältö listautuu näkymään. Kuten muidenkin upotettujen Google Dokumenttien kanssa, kun Drivellä lisäät materiaalia kansioon, ne päivittyvät myös upotettuun näkymään Sivustolle.


5. maaliskuuta 2013

Google Sivustot yrityksen Intranet-ratkaisuna

Päivitetty: 25.8.2014

Google Sivustot on helppokäyttöinen viestintätyöväline, jonka avulla on mahdollista luoda ja hallinnoida erilaisia verkkosivustoja. Osana Google Apps -sovelluskokonaisuutta, Sivustot yhdistyvät muiden kokonaisuuden sovellusten (Kalenteri, Drive) kanssa tehokkaaksi viestintätyövälineeksi, tarjoten kaiken kokoisille organisaatioille esimerkiksi oivallisen ratkaisun Intranetin luomiseksi. 

Google Sivustot yrityksen sisäisenviestinnän ratkaisuna

Sanana "verkkosivusto" herättää usein ensimmäiseksi ajatuksen julkisesta sivustosta. Google Sivustot -sovelluksen hienous piilee kuitenkin juuri siinä, miten helposti sen avulla on mahdollista toteuttaa yritysten ja erilaisten organisaatioiden sisäiseen käyttöön suljettuja sivustoja. Erinomaisena esimerkkinä tästä ovat paitsi projektisivustot, myös erilaiset Intranet-ratkaisut.  

Intranet on tarpeellinen osa organisaation sisäistä viestintää. Vaikka kyse olisi vain muutaman käyttäjän yrityksestä, aina on yhteisiä tietoja ja tunnuksia, jotka on tarpeellista kerätä yhteen paikkaan ja asettaa näin kaikkien organisaation jäsenten tavoitettaville. Tähän tarkoitukseen Sivustot tuovat ratkaisun.

 

Suunniteltu turvalliseksi

Intranetit pitävät usein sisällään organisaation sisäistä tietoa, joka ei saa levitä yrityksen ulkopuolelle. Siksi Google Sivustot on suunniteltu turvalliseksi ja luotettavaksi. Sen ominaisuuksia ovat mm. salattu yhteys Googlen palvelimiin, sivustojen yhtäaikainen replikoitu tallennustila, sisäänrakennettu ongelmatilanteiden palautusjärjestelmä ja yksityiskohtainen jakamisen hallinta.
Sivuston näkyvyyden hallinta ja käyttöoikeuksien jakaminen on yhtä helppoa kuin Drivelläkin ja eri käyttäjille voi määritellä erilaisia käyttöoikeustasoja, jolloin esim. Intranetin ylläpitäjille ja käyttäjille voidaan määritellä eritasoiset käyttöoikeudet. Google Sivustot mahdollistavat erilaisten käyttöoikeusluetteloiden laatimisen sivukohtaisesti. Vaihtoehtoja on laajasti aina koko sivuston näkyvyysasteesta yksittäisen sivun valittuihin käyttäjiin.


Sivustot + muut Google -sovellukset = todellinen tehopakkaus

Sivustot on älykäs ja helppokäyttöinen viestintätyökalu, mutta todellinen tehopakkaus siitä muotoutuu yhdistettynä muihin Google Apps -sovelluksiin. Tämän vuoksi sovellusten yhdistämisestä on tehty erityisen helppoa: Sivustojen Lisää -valikosta löytyy suorat vaihtoehdot eri Google -sovellusten lisäämiseksi sivustolle.


Sivustolle yhdistyvät mutkattomasti Google Kalenteri sekä Dokumentit ja kansiot Google Driveltä, Kartat ja YouTube videot. Tämän lisäksi tietysti käytettävissä on kaikki Sivustojen omat ominaisuudet, kuten kuvien ja tekstin lisääminen, erilaiset sivumallit, muotoilut, teemat ja paljon muuta. 

Sosiaalisuutta Intranetin rinnalle

Nykyisin monen yrityksen tarpeena on tarjota käyttäjille Intranetin yhteydessä mahdollisuus sosiaaliseen yhteydenpitoon. Googlen ratkaisu tähän on Google+ Yhteisöt. Niiden avulla on mahdollista luoda valituille käyttäjille rajattu keskustelualue.
Eri luokkien avulla keskustelu saadaan järjestettyä aihealueittain ja Google+ mobiilisovellusten kautta ylläpito ja päivitysten lisääminen on käyttäjille helppoa ja mukavaa.


Kustannustehokas Intranet-ratkaisu

Tässä vaiheessa mieleen nousee väistämättä kysymys hinnoittelusta. Perinteisesti monet sovellukset, joiden avulla Intranet voidaan toteuttaa, ovat varsin hintavia. Kustannukset saavat usein pienemmät yritykset perääntymään. Google Sivustojen kohdalla hinta ei ole este toteutukselle.
Google Sivustot on osa Google Apps -sovelluskokonaisuutta, joten se ei aiheuta Apps -asiakkaille lainkaan lisäkustannuksia. Jos et vielä ole Google Apps -asiakas, tutustu palvelukonaisuuteen täältä.

Lisätiedot: myynti@cloudpoint.fi tai 09-4257 9282

4. maaliskuuta 2013

Näin Gmail kustomoituu yrityksesi näköiseksi

Gmailissa on valmiita teemoja ja värejä, joiden avulla postilaatikon ulkoasun voi muokata persoonallisemmaksi. Luomalla oman yrityksesi näköisen kuvatiedoston, sen avulla on mahdollista muokata Gmailin ulkoasu yhteneväksi yrityksen muun visuaalisen ilmeen kanssa.

Alkuvalmistelu: luo yrityksesi visuaalista ilmettä vastaava kuvatiedosto (.jpg tai .png), joka myöhemmin ladataan Gmailin taustakuvaksi. Hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi Google suosittelee kuvatiedoston kooksi noin 2,560 x 1,920 pikseliä, mutta muutkin vaihtoehdot ovat mahdollisia.

Teeman muuttaminen onnistuu postilaatikon oikean yläkulman ratas -kuvakkeen alta, valitsemalla Teemat.
(Myös Asetukset -> Teemat)


Muokatut teemat (vaalea ja tumma) ovat valmiista galleriasta tai omasta kuvasta muokattavat teemat. Valitse joko Vaalea tai tumma.


Valitse Lähetä valokuvia, jolloin pääset lataamaan koneeltasi aikaisemmin luodun kuvatiedoston. (Huomaa myös muut vaihtoehdot kuvan lataamiseksi, kuten suoraan puhelimesta tai Google+:sta.)
Kun kuva on latautunut, Gmail sovittaa sen automaattisesti sopimaan kooltaan postilaatikon taustalle.


Kun Muokattu teema on otettu käyttöön Gmailissa, sen vaihtaminen onnistuu Vaalea ja Tumma vaihtoehtojen alla näkyvästä Vaihda taustakuva -linkistä klikkaamalla.



Lisätiedot: Google

Näin lähetät pikaviestejä Google Dokumenteissa

Gmailin Pikaviestin on tuttu työväline, mutta myös Google Dokumenttien sisällä voi lähettää pikaviestejä, eli chattailla poistumatta työstettävästä dokumentista.
Toimintoa on mahdollista hyödyntää kaikissa Google Dokumenteissa.

Näin se toimii:
Kun Dokumentissa on enemmän käyttäjiä kuin sinä itse, oikeassa yläkulmassa näkyy muiden käyttäjien tietoja. Klikkaamalla nuolikuvaketta "1 muu katsoja" kohdan edessä, avautuu dokumentin oikeaan reunaan ikkuna pikaviesteille.


Näin voit keskustella henkilön kanssa samalla kun yhdessä muokkaatte dokumentin sisältöä.