13. elokuuta 2013

Esimerkki elävästä elämästä: usea sivuinen asiakirja valmistui hetkessä. Miten onnistuimme?

Tiedätkö tunteen kun sähköpostiin tipahtaa puoliltapäivin viesti, jossa kerrotaan tehtävä ja että sen pitäisi olla mielellään valmiina ennen kello kuuttatoista? Sekunnin murto-osassa sopii miettiä loppupäivän prioriteetit uusiksi ja alkaa hikikarpalot otsalla tuottamaan tekstiä juuri annettuun tehtävään. Viime viikolla meille VerkkoApsissa kävi juuri näin: saimme Chromebookeihin liittyviä kysymyksiä sähköpostitse, joihin piti pyrkiä vastaamaan mahdollisimman pian. Hikikarpaloilta säästyttiin, seuraavaksi kerromme miten.

Hieman ennen klo.14:sta viime viikon keskiviikkona Mikon postilaatikkoon tipahti viesti. Mukana oli lista kysymyksiä liittyen Chromebookeihin. Ja tietysti lopussa muistutus, että tiedot olisi hyvä olla perillä ennen klo.15:sta. Aikataulu oli tiukka ja kysymykset laajoja vastauksia tarvitsevia, joten Mikko klikkasi Driven auki ja loi uuden asiakirjan.

Kopioi/ liitä-toiminnon avulla kysymykset siirtyivät salaman nopeasti sähköpostista asiakirjaan. 
Jakamalla asiakirjan muille, Mikko sai pian kasaan 6 meistä vastaamaan asiakirjan kysymyksiin. 


Jokainen osallistuja muokkasi tekstiä, kirjoitti kommentteja asiakirjan sivuun, viilasi oikeinkirjoitusta ja tuki toisen työskentelyä. Keskustelua käytiin paitsi kommenttien kautta, myös asiakirjan sisäisen pikaviestimen avulla.
Kun jälkeenpäin vilkaisimme versiohistoriaa, huomasimme miten paljon asioita tapahtui pienessä ajassa kun useampi henkilö antoi asialle työpanoksensa!


Useampi sivuinen asiakirja valmistui yhteistyönä hyvissä ajoin ennen deadlinea.
Nyt sopii enää pohtia, kuinka kauan tähän olisi mennyt perinteisillä työvälineillä yksin kirjoittaen?