29. kesäkuuta 2012

Näin luot ajastetun videoneuvottelun

Projektipalaverin tai kokouksen sovittaminen usean henkilön kiireiseen aikatauluun saattaa joskus olla varsin hankalaa. Google+ Hangouts- videoneuvottelu toiminto on osoittautunut oivaksi ratkaisuksi koota sijainnista riippumatta henkilöt neuvotteluun, jossa kaikki osalliset voivat nähdä ja kuulla toisensa, työstää dokumentteja yhdessä, jakaa näytön ja pitää esityksiä. 

Google+:san täytettyä ensimmäisen pyöreän vuotensa, julkaistiin eilen Google+ Tapahtumat- toiminto, jonka avulla on mahdollista luoda tapahtumia ja kutsua niihin ihmisiä. 
Monipuolisena toimintona sen hyödyntäminen yrityskäytössä luo mahdollisuuksia moneen, erityisen tehokkaasti esimerkiksi ajastetun videoneuvottelun luomiseen, jolloin Hangouts- projektipalaverin voi luoda tapahtuma ja kutsua halutut henkilöt, jolloin tapahtuma merkkaantuu myös heidän kalentereihinsa pitäen aikataulutuksen ajantasaisena ja aina yhdessä paikassa.

Näin luot ajastetun videoneuvottelun:
  • Valitse Tapahtumat navigoinnista -> Luo tapahtuma
  • Vaihda teema- kohasta voi valita haluamansa kuvan joko Googlen tarjoamista vaihtoehdoista tai omista kuvistasi
  • Määritä tapahtumalle nimi ja ajankohta (myös päättymisaika on mahdollista merkitä)
  • Tapahtumavaihtoehdot- valikko -> Parannettu -> Google+ Hangout
  • Lisää kutsuttavat henkilöt suoraan Piireistä, yhteystiedoista tai kirjoittamalla vastaanottajan sähköpostiosoitte
  • Klikkaa Kutsu


  • Kutsutut henkilöt saavat kutsusta ilmoituksen sähköpostitse, jolloin he voivat valita heti haluavatko osallistua tapahtumaan (Kyllä, Ehkä, Ei)
  • Kutsussa näkyy tapahtumapaikkana Google+ -hangout, joka toimii myös linkkinä suoraan tapahtumaan
  • Viesti kutsusta näkyy myös Google+ profiilissa
  • Tarkista käytettävyys- kohta avaa tapahtuman Google Kalenterissasi, jolloin ajankohdan vertaaminen muihin kiireisiin onnistuu vaivattomasti


Kasvata tiimisi tuottavuutta kokouksilla, joissa voi olla 10 henkeä ja joissa käytetään tehokkaita työkaluja, kuten ruudun jakaminen ja Google-dokumentit.