21. kesäkuuta 2012

Google Drive vinkki

Kansioiden järjestämisellä ja pudottamisella on eroa Google Drivessä. Tärkeää on huomata:
Google Drivessä on kaksi pääaluetta, jossa tiedostot sijaitsevat: "Oma Drive" ja "Jaettu minun kanssani".
"Jaettu minun kanssani"- kansiosta käyttäjä voi vetämällä tiputtaa jaetun kansion Omaan Driveen halutessaan. Tällä tavoin kuitenkin tiedostot/kansiot siirtyvät kaikilla organisaatiosi jäsenillä. Drive varoittaa tästä pienellä keltaisella merkinnällä sivun yläreunassa.
Suositeltavaa on suorittaa siirrot käyttämällä "Lisää omaan Driveen"- toimintoa ja tarkistaa jakamisasetukset.

Jatkona kyseiselle aiheella, tämän päivän vinkkinä kerromme pienen ohjeen tietojen suojaamiseksi. 
On suositeltavaa käyttää "Voi katsella"- asetusta, jolloin organisaatiosi jäsenet pääsevät tarkastelemaan tiedostoa näkyvyysasetusten sen salliessa, mutta eivät muokkaamaan ja näin ollen siirtämään sitä vahingossa muilta käyttäjiltä jos se ei erikseen ole tarkoitus.
Erityisen hyödyllistä tätä toimintoa on käyttää mikäli organisaation sisäinen materiaali on järjestetty kansioihin, jotka on jaettu kaikille työntekijöille. 

Kansioiden ja yksittäisten dokumenttien jakamisasetukset määritellään samalla tavalla, dokumentin oikean yläreunan "Jaa"- kuvakkeen kautta.